Definition, Abgrenzung und gesetzliche Pflichten

Von einer Rechnungskorrektur spricht man, wenn eine bereits ausgestellte Rechnung vom Ersteller aufgrund eines rechnerischen oder formalen Fehlers korrigiert oder storniert wird. Ob es sich um eine einfache Korrektur, eine Stornierung oder eine Gutschrift handelt, hängt vom jeweiligen Buchungsvorgang, vom Stand der Buchung und von der Frage ab, wer den fälligen Betrag schuldet beziehungsweise empfängt.

Pflichtangaben

Grundsätzlich gilt, dass eine Rechnungskorrektur dieselben Pflichtangaben enthalten muss wie die Originalrechnung. Welche dies im Einzelnen sind, regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UstG). [1]

Die Rechnungskorrektur oder Stornorechnung muss zudem einen deutlich erkennbaren Hinweis enthalten, auf welche Rechnung sie sich bezieht. Am besten gibst Du daher die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum an. Eine Korrektur der Originalrechnung kann entweder durch einfaches Neuausstellen, handschriftliches Korrigieren oder als Storno mit neuer Rechnungsnummer erfolgen.

Rechnung ändern oder neu ausstellen

Neu ausstellen oder von Hand korrigieren kannst Du die fehlerhafte Rechnung, solange sie noch nicht bezahlt und/oder verbucht wurde. Sobald Du den Fehler bemerkst,

  • stellst Du die Rechnung unter der ursprünglichen Rechnungsnummer noch einmal aus, weist aber den Kunden daraufhin, dass es sich um eine korrigierte Fassung handelt.
  • korrigierst Du den Fehler (zum Beispiel einen falschen Mehrwertsteuersatz oder eine falsch berechnete Gesamtsumme) auf der Originalrechnung und unterzeichnest die Änderung mit Deiner Unterschrift. Idealerweise kopierst Du die geänderte Rechnung, sodass Du einen Nachweis für Deine Unterlagen hast.

Rechnung stornieren und neue Rechnungsnummer vergeben

Wurde die Rechnung bereits verbucht, ist die Korrektur ebenfalls noch möglich, aber ein wenig aufwendiger. Die Rechnungskorrektur erfolgt in zwei Schritten.

  • Du erstellst eine Stornorechnung, in der der verbuchte Betrag sowie die enthaltenen Steuerbeträge als Minuswert angegeben werden. Damit verliert die zuerst ausgestellte Rechnung ihre Gültigkeit.
  • Du stellst anschließend eine neue Rechnung aus, die dann auch eine neue Rechnungsnummer erhält. Verweise auf die ursprünglich ausgestellte Rechnung (Rechnungsnummer und Datum) und die Fehlerkorrektur müssen natürlich auch hier erfolgen.

Darf man fehlerhafte Rechnungen überhaupt korrigieren?

Man darf fehlerhafte Rechnungen nicht nur korrigieren, man muss es sogar! Hast Du einen Fehler in der Rechnungsstellung gemacht, so hat der Rechnungsempfänger ein Recht darauf. Weigerst Du Dich, eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren, muss der Kunde sie auch nicht bezahlen.

Und auch eine Warenrückgabe kann dazu führen, dass die Rechnung geändert werden muss – denn sonst würdest Du ja Umsätze und Einnahmen verbuchen, die Du definitiv nicht getätigt oder erhalten hast.

Wann muss eine Stornorechnung erstellt werden?

Eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung ist immer dann erforderlich, wenn

  • eine der Pflichtangaben gemäß UStG in der Rechnung fehlt oder falsch ist (zum Beispiel der Name des Empfängers).
  • ein falscher Mehrwertsteuersatz berechnet wurde (zum Beispiel 7 % statt 19 %).
  • sich ein Rechenfehler oder ein Zahlendreher eingeschlichen hat.
  • eine der Angaben zur gelieferten Ware/Leistung oder zu deren Umfang nicht richtig war.
  • Rechnungsdatum oder Lieferdatum nicht stimmen.

Die Rechnungskorrektur ist nicht erforderlich, wenn die Rechnung nur einen oder mehrere einfache Schreibfehler enthält. Das ist zwar peinlich, solange die Rechnung aber verständlich bleibt, kein Grund zur Änderung.

Wurde ein zu niedriger Rechnungsbetrag angegeben, kannst Du die Rechnung ebenfalls korrigieren und eine Nachforderung an den Kunden stellen. Unter einer Bedingung allerdings: Es muss sich um einen Rechenfehler oder um einen klar erkennbaren Irrtum handeln. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen:

In einem Onlineshop wird eine Ware zum Preis von € 19,90 angeboten. In Rechnung gestellt wird sie aufgrund eines Versehens mit € 9,90. In einem solchen Fall kann die Rechnung nachträglich geändert werden und der Kunde muss die Nachforderung akzeptieren. Anders verhielte es sich natürlich, wenn die Ware schon im Shop irrtümlich mit dem Verkaufspreis von € 9,90 ausgewiesen worden war. Wurde die Mehrwertsteuer falsch angegeben, muss ebenfalls eine Rechnungskorrektur erfolgen. Hat ein Kunde mehrere Waren bestellt und schickt einen Teil davon zurück, reicht es aus, die Rechnung teilweise zu korrigieren, also eine Stornorechnung nur für die zurückgesandten Waren zu erstellen.

Rechnungskorrektur oder Gutschrift: Was ist der Unterschied?

Wie oben beschrieben, erfolgt die Korrektur einer bereits verbuchten Rechnung durch eine Stornorechnung. Diese weist einen negativen Betrag aus. Eine Gutschrift dagegen, das besagt schon der Name, weist aus steuerlicher Sicht einen gutgeschriebenen, also einen positiven Betrag beziehungswiese eine Einnahme aus. Bis 2013 unterschied man jedoch zwei Arten der Gutschrift, nämlich die kaufmännische und die umsatzsteuerliche Gutschrift.

Die umsatzsteuerrechtliche Gutschrift

Eine Gutschrift im Sinne des UStG erfolgt, wenn nicht der Leistungserbringer, sondern der Leistungsnehmer die Rechnung ausstellt. Die englische Bezeichnung „Self-Billing“ drückt klarer aus, dass es sich letztlich um eine Rechnung handelt, die der Leistungsempfänger selbst ausstellt. Üblich ist dies beispielsweise in der Zusammenarbeit mit Subunternehmen oder Freiberuflern, die Leistungen im Auftrag eines Unternehmens bei einem dritten Beteiligten erbringen.

  • wenn Freiberufler regelmäßig für ein Unternehmen tätig sind und ihre Leistungen nicht selbst in Rechnung stellen. Diese werden dann als Guthaben gesammelt und als Gutschrift in einem vorab vereinbarten Rhythmus ausgezahlt. Dies ist beispielsweise bei Textern der Fall, die für die wechselnde Kundschaft einer Agentur Aufträge bearbeiten.
  • bei Handelsvertretern oder Vermittlern, die für ihre Leistungen eine Provision erhalten.

Kaufmännische Gutschrift

Stornorechnungen wurden bis 2013 offiziell auch als kaufmännische Gutschriften bezeichnet. Dies war beispielsweise der Fall, wenn

  • der Kunde eine Erstattung wegen einer fehlerhaften Rechnung erhielt.
  • ein Teil der gekauften oder bestellten Waren zurückgegeben wurde, sodass sich der Rechnungsbetrag verringerte.
  • ein Mangel vorlag und ein Preisnachlass vereinbart wurde.

Der Begriff „Gutschrift“ umfasst jedoch, dass der Empfänger letztlich einen Gewinn oder eine Einnahme erzielt. Wird die Rechnung lediglich korrigiert oder erfolgt eine Erstattung aufgrund von Mängeln oder Warenrückgaben ist dies nicht der Fall. Der Empfänger hat, einfach gesagt, hinterher nicht mehr Geld als vorher.

Um die Begriffe und Vorgänge auch europaaweit klarer gegeneinander abzugrenzen, wurde im Herbst 2013 eine Änderung im Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz vorgenommen, die sich auf die Pflichtangaben nach § 14 UstG auswirkt. Kaufmännische Gutschriften gelten demzufolge als Rechnungskorrekturen und sollen entsprechend bezeichnet werden.

Steuerrechtliche Gutschriften müssen dagegen die Bezeichnung Gutschrift tragen.

Statt für mehr Klarheit sorgte die Maßnahme jedoch zunächst einmal für Verwirrung und löste Ängste aus, dass Rechnungen oder Gutschriften vom Finanzamt nicht mehr anerkannt würden, wenn sie unter der falschen Bezeichnung ausgestellt wurden. Diese Befürchtungen entbehren jedoch jeder Grundlage, da die Praxis anders aussieht, wie das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben vom 25. Oktober 2013 offiziell mitteilte.

Zwar wird laut Änderungsgesetz eine verbindliche Regelung vorgeschlagen, nach der kaufmännische Gutschriften als Rechnungskorrekturen und vom Leistungsempfänger ausgestellte Rechnungen als Gutschriften betitelt werden sollen. Doch führt eine Nichteinhaltung dieser Vorgabe nicht zwingend dazu, dass eine Gutschrift oder Rechnung steuerrechtlich nicht anerkannt wird. Es muss lediglich klar erkennbar sein, worum es sich letztlich handelt.

Im Schreiben des BMF heißt es hierzu:

„Vereinbaren die am Leistungsaustausch Beteiligten, dass der Leistungsempfänger über den Umsatz abrechnet […], muss die Rechnung die Angabe ‚Gutschrift‘ enthalten.“ Dies gilt auch für Dokumenten, in denen Leistungen gegen Rechnung und Gutschriften gelistet werden. Diese müssen als Rechnungsangabe die Bezeichnung „Gutschrift“ enthalten. Darüber hinaus können Bezeichnungen gewählt werden, „die in anderen Amtssprachen für den Begriff ‚Gutschrift‘“ verwendet werden, also beispielsweise das englische „Self-Billing“. Die Nutzung von Begriffen, die nicht amtlich verwendet werden, entspricht also nicht den gesetzlichen Vorgaben. Dennoch „ist der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers nicht allein wegen begrifflicher Unschärfen zu versagen, wenn die gewählte Bezeichnung hinreichend eindeutig ist (z.B. Eigenfaktura), die Gutschrift im Übrigen ordnungsgemäß erteilt wurde und keine Zweifel an ihrer inhaltlichen Richtigkeit bestehen.“ [2]

Wozu aber der Aufwand, wenn es doch letztlich nur relevant ist, was genau in der Gutschrift oder Rechnung gelistet wird? Erforderlich ist und war die Klärung vor allem für den grenzüberschreitenden Handel. Denn grundsätzlich fällt auf die Umsätze, die ein Unternehmen erzielt, eine Steuerpflicht immer in dem Land an, indem sich der Unternehmenssitz befindet. Werden Fehler in der Ansetzung der richtigen Mehrwertsteuerhöhe gemacht, kann es sein, dass einer der Beteiligten dem Finanzamt eine höhere Summe zahlen muss, als er sie eigentlich schuldet. Oder aber die Erstattung der Vorsteuer wird nicht bewilligt. Viele Unternehmer befürchteten, dass ein solcher Fehler bereits vorliege, wenn eine Rechnungskorrektur fälschlicherweise als Gutschrift ausgewiesen wird. Laut Bundesfinanzministerium ist dies aber nicht der Fall.

Korrekturrechnung: Welche Benennung ist denn nun korrekt?

Auch wenn der Gesetzgeber eine nicht ganz korrekte Bezeichnung duldet, sofern aus der Rechnungsstellung klar hervorgeht, ob eine Gutschrift oder eine Rechnungskorrektur einging, ist es von Vorteil, für klare Verhältnisse zu sorgen. Eine Gutschrift ist demzufolge eine Rechnungsstellung durch den Leistungsempfänger. Sie weist den Betrag aus, die er dem Leistungserbringer schuldet und enthält ansonsten alle Pflichtangaben, die auch in eine korrekte Rechnung gehören. Eine korrigierte Rechnung stellt aus steuerlicher Sicht keine Gutschrift dar, auch dann nicht, wenn ein Betrag erstattet wird. Sie wird daher al

  • Korrekturrechnung,
  • Stornorechnung oder
  • Rechnungskorrektur

bezeichnet und enthält neben den üblichen Pflichtangaben einen Hinweis darauf, auf welche vorausgehende Rechnung sie sich bezieht. Werden diese Bezeichnungen korrekt verwendet, gibt es auch keine Probleme mit dem Vorsteuerabzug oder überhöhten Mehrwertsteuerforderungen. Dennoch bleiben eben auch andere Bezeichnungen zulässig, sofern aus dem Inhalt klar hervorgeht, dass es sich um eine ordnungsgemäße Gutschrift oder Rechnungskorrektur handelt. So kann eine Gutschrift beispielsweise auch als Eigenfaktura oder als Self-Billing betitelt werden.

Rechnungskorrektur buchen – so geht´s!

Wir haben es bereits mehrfach erwähnt – jede Rechnung und jede Rechnungskorrektur muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird. Rechnung und Rechnungskorrektur können also nur verbucht werden, wenn sie den Vorgaben entsprechen. Dazu gehört auch, dass eine Korrektur ausschließlich vom Leistungserbringer oder Rechnungssteller vorgenommen werden darf. Entdeckt der Kunde oder Auftragnehmer einen Fehler in der Rechnung, darf er diesen also nicht selbst korrigieren, sondern muss eine korrigierte Rechnung anfordern.

Rechnungskorrektur Muster

Willst Du sichergehen, dass Deine Rechnungen und Deine Rechnungskorrektur alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten und auch sonst formal korrekt sind, kannst Du Dir hier ein Muster herunterladen. Bist Du selbst unternehmerisch tätig, erstellst Du Dir zusätzlich am besten eine Vorlage, mit der Du Geschäftspartner oder Lieferanten auf fehlerhafte Rechnungen hinweisen kannst. Diese Tabelle oder Liste zum Ankreuzen sollte folgende Punkte enthalten:

Als fehlerhaft werden bemängelt

  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Lieferdatum
  • Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
  • Umfang der Lieferung
  • Dauer der Leistung
  • Zahl des gestellten Personals
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder USt-ID
  • Nettobetrag beziehungsweise zu leistendes Entgelt
  • Bruttobetrag
  • Umsatzsteuersatz
  • Umsatzsteuerbetrag