Mit der Originalrechnung informiert ein Unternehmen seinen Kunden über das im Kaufvertrag ausgehandelte fällige Entgelt. Im Originaldokument sind Lieferungen sowie sonstige Leistungen und alle wichtigen Angaben über Käufer, Verkäufer, Leistung und Zahlung enthalten.

Du hast Deine Rechnung verloren oder gar keine bekommen? Keine Sorge, Betriebsausgaben kannst Du trotz des ehernen Grundsatzes „Keine Buchung ohne Beleg“ notfalls auch ohne Originalrechnung geltend machen.

Gründe für den Verlust einer Originalrechnung

Dass eine Originalrechnung verloren geht, kann in jeder Buchhaltung vorkommen. Die Gründe für das Verschwinden sind zahlreich:

  • Verlust durch eigene Unachtsamkeit
  • Rechnung liegen gelassen, wie beispielsweise beim Barbezahlen an der Kasse
  • Originalrechnung wurde nie aufgestellt
  • versehentlich vernichtet
  • Steuerbüro oder Finanzamt haben die Rechnung verlegt
  • Verlust beim Transport
  • beim Umzug verschwunden
  • bei einem Brand oder durch andere Schäden zerstört
  • gestohlen

Originalrechnung verloren – was nun?

Bei Verlust von wichtigen Geschäftspapieren droht vor allem vom Finanzamt Ungemach. Die viel zitierten „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ gelten laut § 243 HGB zwar nur für Kaufleute, doch müssen auch Selbstständige und Unternehmer ohne Handelsregistereintrag die Mitwirkungspflichten und die Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung beachten.

Verlust der Originalrechnung: Wie reagiert das Finanzamt?

Manchmal ist es wie verhext: Der Originalbeleg ist einfach nicht aufzufinden. Doch ohne Originalrechnung stehen sowohl Privatleute als auch Unternehmen vor einem echten Problem. Schließlich müssen laut Steuerrecht berufliche und betriebliche Aufwendungen nachgewiesen werden. Ausgenommen von dieser Regelung sind lediglich Kostenpauschalen. In allen anderen Fällen gilt „Keine Buchung ohne Beleg“. Das Finanzamt reagiert beim Verlust der Originalrechnung folgendermaßen:

  • Dir wird der Betriebsausgabenabzug verwehrt
  • Dein Gewinn fällt ohne den Ausgabenabzug höher aus und Du zahlst mehr Einkommensteuern als erwartet
  • Dir wird der Vorsteuerabzug verwehrt, Du zahlst also höhere Umsatzsteuern als geplant
  • Du musst die bereits erstattete Vorsteuer an das Finanzamt zurückzahlen
  • in einigen Fällen droht sogar ein Ordnungsgeld aufgrund formaler Mängel oder bei häufigen Verstößen ein Bußgeld aufgrund einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung

Ohne Originalbeleg ist der steuerliche Kostenabzug nicht zwangsläufig verbaut. In Ausnahmefällen darfst Du als Steuerzahler Eigenbelege als Ersatz ausstellen. Eigenbelege wecken allerdings schnell das Misstrauen der Finanzbeamten. Im Zweifelsfall solltest Du noch zusätzliche Angaben machen, um den Sachverhalt zu erläutern. Andernfalls drohen Dir zeitraubende Nachfragen der Finanzbehörden oder sogar eine Streichung der Ausgaben. Das Finanzamt erkennt Eigenbelege nur als Notlösung an. Je ordentlicher die Buchführung und je plausibler der Grund für das Fehlen eines Belegs ist, desto eher wird das Finanzamt Deinen Beleg akzeptieren.

Welche zivilrechtlichen Probleme drohen?

  • Ohne Originalrechnung hast Du keinen Kaufnachweis und kannst somit keine Garantieansprüche geltend machen. Auch eine Rückabwicklung oder Umtausch sind nicht möglich.
  • Ein zukünftiger Wiederverkauf der Ware ist problematisch, da Käufer die Originalrechnung sehen wollen.
  • Bei Reparatur oder Nachbestellung fehlen Dir Artikelnummer, Marke und genaue Bezeichnung des Artikels.

Zeitpunkt des Besteuerungszeitraums ist entscheidend

Die Umsatzsteuer macht mit derzeit 19 Prozent auf den Nettobetrag einen wesentlichen Anteil der Rechnungssumme aus. Für jedes Unternehmen stellt der Umsatzsteuersatz zumindest im Einkauf keine Belastung dar, schließlich bekommen sie die Umsatzsteuer als Vorsteuer erstattet. Das Finanzamt verlangt dafür jedoch die Aufbewahrung der Originalrechnung mit allen vorgeschriebenen Angaben. Kannst Du die Originalrechnung bei einer Betriebsprüfung oder Umsatzsteuernachschau nicht vorlegen, musst Du damit rechnen, dass Dir der Vorsteuerabzug aberkannt wird. Im Klartext bedeutet das: Es drohen Dir Steuernachzahlungen.

Ein Vorsteuerabzug ist allerdings auch möglich, wenn die Rechnung nicht mehr im Original vorliegt. Entscheidend ist, dass sie im Zeitpunkt des Besteuerungszeitraums vorgelegen hat, so das Finanzgericht München (FG München, 21.1.2009, Az: 14 K 2093/08).

Wann kann eine Originalrechnung verloren gehen?

Dass eine Originalrechnung verloren geht, ist kaum auszuschließen: In der Buchhaltung werden Rechnungen falsch abgelegt und auf einer hektischen Geschäftsreise werden Quittungen einfach liegengelassen. Außerdem kommt es immer wieder vor, dass Originaldokumente im Reißwolf landen, beim Umzug verschusselt oder gar nicht erst ausgestellt werden. Im Idealfall hast Du Deine Originalrechnungen eingescannt und in elektronischer Form abgespeichert. Das kannst Du entweder in einer Buchhaltungssoftware, im Laufwerk oder in einem speziellen Dokumentenmanagementsystem vornehmen.

Wie Du dieses Problem umgehen kannst

Der Bundesfinanzhof hat im Januar 2009 entschieden, dass Du verloren gegangene Originalrechnungen durch eine Rechnungskopie ersetzen kannst (Aktenzeichen 14 K 2093/08). Das leistungserbringende Unternehmen muss Dir also eine Kopie der Originalrechnung ausstellen. Der Eigenbeleg ist die zweite Alternative. Den Nachweis kannst Du dann mit einem Kontoauszug und der vermerkten Abbuchung erbringen. Auftragsbestätigungen, Bestellscheine und anderer Schriftverkehr zur Rechnung sind ebenfalls hilfreich.

Mit diesen Lösungen umgehst Du zwar mögliche Probleme, doch ist es in jedem Fall ratsam, Dir eine Rechnungskopie mit Stempel und Unterschrift des Unternehmens ausstellen zu lassen.

Hier noch einmal Deine Möglichkeiten auf einen Blick:

  1. Lass Dir vom Diensterbringer oder Lieferanten eine Rechnungskopie ausstellen
  2. Stelle Dir einen Eigenbeleg aus und notiere den Tathergang oder mache Dir einen Aktenvermerk mit Verlauf
  3. Weise die Abbuchung mit einem Kontoauszug nach
  4. Nutze Auftragsbestätigungen, Bestellscheine, Auftragsbestätigungen und anderen Schriftverkehr als Beweis

Alternativen zur Originalrechnung

Ist eine Rechnungskopie ausreichend?

Ist Dir die Originalrechnung abhandengekommen, reicht die Vorlage einer einfachen Kopie nicht aus. Das bedeutet, Du muss mindestens Zweitschriften der Rechnung oder Bestätigungen des Rechnungsausstellers innerhalb der Antragsfrist einreichen. Nach dem seit 2015 gültigen Recht musst Du außerdem darauf achten, eingescannte Originale einzureichen.

Rechnung scannen – reicht das aus?

In zahlreichen Unternehmen ist es üblich, die in Papierform eingehenden Originalrechnungen einzuscannen, die elektronisch zu archivieren und das Papieroriginal dann zu vernichten. Aus handels- und steuerrechtlicher Sicht ist dieses Verfahren in Deutschland unbedenklich. Allerdings müssen hier die allgemeinen Regelungen zur elektronischen Archivierung kaufmännischer Rechnungen eingehalten werden. In einigen Ausnahmefällen müssen zwingend die Rechnungen im Original vorgelegt werden. Das betrifft beispielsweise Unternehmer, die keine Inlandsumsätze verbuchen können, aber trotzdem in Deutschland ihre Vorsteuer abziehen wollen. An dieser Stelle gilt dann das Vorsteuer-Vergütungsverfahren nach § 62 Abs. 2 UstDV

Die elektronische Variante der Aufbewahrung von Belegen und anderen Buchführungsunterlagen ist laut §§ 239 Abs. 4, 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO ausdrücklich gestattet. Davon ausgenommen sind lediglich Abschlüsse und Bilanzen, die stets im Original aufbewahrt werden müssen.

Beim Einscannen und der damit verbundenen elektronischen Archivierung sind jedoch einige wesentliche Punkte zu beachten:

  • Die Belege müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit verfügbar und sofort lesbar gemacht werden können. Eingescannte Rechnungen sind außerdem vor Verfälschung und Verlust zu schützen.
  • Das gesamte Archivierungsverfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gerecht werden. Dies bezieht sich sowohl auf die eingesetzte Technik (revisionssicheres Archivsystem) wie auch auf die Organisation der Archivierung. Zur Ordnungsmäßigkeit gehört insbesondere auch eine Verfahrensdokumentation, welche die Technik und die Abläufe nachvollziehbar beschreibt. Die Vorschriften der GoBS und der GDPdU sind zu beachten.
  • Eine Abnahme der Archivierungslösung durch einen Wirtschaftsprüfer oder durch eine andere Prüfungsorganisation ist gesetzlich nicht erforderlich, wird aber oft freiwillig zur Erhöhung des Vertrauens in das Verfahren vorgenommen.

Notlösung Eigenbeleg

Sollte Dir in der Alltagshektik einmal eine Originalrechnung verloren gehen, kannst Du auf den Eigenbeleg zurückgreifen. So kannst Du die betreffende Betriebsausgabe auch ohne ordnungsgemäße Rechnung steuerlich geltend machen. Komplett ohne Buchungsbeleg kommst Du allerdings nicht davon: Damit das Finanzamt diesen Posten anerkennt, erstellst Du einen Eigenbeleg.

Der Eigenbeleg eignet sich übrigens auch bei Trinkgeldern oder bei Nutzung von Münzautomaten wie beispielsweise Parkuhren oder öffentliche Telefone. Auf die Form des Dokuments kommt es beim Eigenbeleg nicht an. Lediglich die folgenden Angaben sollten enthalten sein:

  1. Name und Anschrift des Dienstleisters oder Lieferanten
  2. Bezeichnung und Menge des gelieferten Produkts bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
  3. Termin der Leistung oder Lieferung
  4. Rechnungsbetrag
  5. Unterschrift

Die im Rechnungsbetrag enthaltene Mehrwertsteuer darfst Du beim Eigenbeleg jedoch nicht als Vorsteuer geltend machen. Laut § 15 Umsatzsteuergesetz ist dafür unbedingt die Originalrechnung erforderlich. In solchen Fällen ist allerdings immerhin das Verbuchen des gesamten Bruttobetrags als Betriebsausgabe zulässig.

Für diese Ausgaben kannst Du notfalls einen Eigenbeleg erstellen:

  • unleserliche, verlorene oder gestohlene Rechnungen
  • Automaten ohne oder mit defekter Quittungsausgabe wie Parkuhren, Münzkopierer, Telefonzellen oder Waschanlagen
  • Reisenebenkosten
  • Trinkgeld
  • Kostenpauschalen für regelmäßige Aufwendungen

Wichtig: Eigenbelege werden in der Regel anerkannt, trotzdem besteht kein gesetzlicher Anspruch darauf.

Was passiert, wenn die Originalrechnung fehlt? Beispiele aus der Praxis

Originalrechnung als Voraussetzung für Vorsteuervergütungsansprüche

Laut dem BFH-Urteil V R 39/13 vom 19.11.2014 müssen den Rechnungen die originalen Einfuhrbelege beigefügt werden. Anlass zu dieser BFH-Entscheidung war ein Antrag auf Vorsteuervergütung, der von einem Schweizer Unternehmen gestellt worden war. Das Unternehmen mit Sitz in der Schweiz hatte im Streitfall vorgetragen, dass die Originalrechnung nie abhandengekommen sei. Doch bis zum Ablauf der Antragsfrist blieb die Originalrechnung verschollen, hauptsächlich weil sich die Buchhaltungsunterlagen in mehreren unterschiedlichen Kartons befanden. Nach dem BFH kann es zwar begründete Fälle geben, in denen Steuerpflichtige auf die Vorlage der Originaldokumente verzichten können. In diesem konkreten Fall genügte die Vorlage einer einfachen Kopie allerdings nicht. Das Argument der Klägerin, dass das Schweizer Unternehmen ebenso wie inländische Unternehmer die Möglichkeit haben müsse, Nachweise zum Vorsteuerabzug mit anderen zulässigen Mitteln zu führen, fand vor Gericht kein Gehör.

Vorsteuerabzug – Nachweis des Besitzes der Originalrechnung

Nur unter bestimmten Voraussetzungen ermöglichen Rechnungen den Vorsteuerabzug. Was passiert nun, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung nicht mehr vorliegt? Nach Auffassung des FG München steht der spätere Verlust der Originalrechnung auch nicht rückwirkend dem Vorsteuerabzug entgegen. Zudem spielt der Grund für den Verlust der Rechnung keine Rolle. Entscheidend ist, ob der Steuerpflichtige glaubhaft machen kann, dass die Originalrechnung ursprünglich vorgelegen hat. Im konkreten Fall vom 21.1.2009, 14 K 2093/08 lehnte das FG München einen Vorsteuerabzug aufgrund von mangelndem Nachweis jedoch ab. Das Urteil entspricht der Rechtsprechung des BFH. Für den Vorsteuerabzug muss zum Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs die Rechnung im Original vorliegen. Bei Verlust kann dieser Nachweis auch mit Rechnungskopien geführt werden. Wie der konkrete Fall am FG München zeigt, gelingt dies jedoch nicht immer.

Bei Verlust der Originalrechnung ist eine Summe von Nachweisen hilfreich, wie beispielsweise

  • eine Bestätigung des liefernden/leistenden Unternehmens
  • glaubhafte Begründung für den Verlust
  • das Vorzeigen der bezogenen Waren oder Leistungen zusammen mit der Speditionsbescheinigung oder dem Lieferschein
  • eine Vorlage der genauen Aufzeichnungen über den betreffenden Geschäftsvorgang
  • mit dem Vorzeigen der Bankbelege, die nicht nur den Rechnungsbetrag, sondern auch Rechnungsnummer, Lieferantennummer und Rechnungsdatum beinhalten
  • mit der stichhaltigen Begründung des nachweislichen Nutzens der bezogenen Leistung/Lieferung für das Unternehmen

Tipp: Vom liefernden / leistenden Unternehmen eine digitalisierte Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur nachträglich zusenden lassen.

Aufbewahrungsfrist von Originalrechnungen

Die Aufbewahrungspflicht sieht vor, dass Du sämtliche Dokumente über abgeschlossene Geschäfte für die spätere Einsicht bewahren musst. Die genauen Regelungen zur Aufbewahrungspflicht findest Du im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung. Dabei ist es unerheblich, ob Du Deine Rechnungen in Papierform oder elektronisch aufbewahrst – für jedes Dokument besteht eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Das Originalformat ist von entscheidender Bedeutung. Quittungen und Belege auf Thermopapier solltest Du beispielsweise zusätzlich kopieren, da die Schrift nach einer gewissen Zeit verblasst und unleserlich wird. Beide Ausführungen, also sowohl die Kopie als auch die Originalrechnung werden aufbewahrt.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beginnt am 31.12 jeden Jahres und endet zum 31.12 des nächsten Jahres. Wurde eine Rechnung beispielsweise am 01.06.2019 ausgestellt, musst Du diesen Beleg im Original bis zum 31.12.2029 aufbewahren. Wie Du Deine Originalrechnungen genau verwahrst, legen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) fest.

Tipps für die Sicherung des Vorsteuerabzugs

Eine fehlende Originalrechnung muss nicht zwingend den Verlust des Vorsteuerabzugs bedeuten. Auch ohne Belege erkennt das Finanzamt Vorsteuerbeträge an, wenn es mit Sicherheit davon ausgegangen gehen kann, dass ursprünglich ordnungsgemäße Dokumente vorlagen. So trägst Du als vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer die Darlegungs- und Feststellungslast, also die objektive Beweislast. Du musst also nachweisen können, dass Du bei Ablauf des Besteuerungszeitraums ordnungsgemäße Rechnungen besessen hast.

Diesen Nachweis kannst Du prinzipiell mit sämtlichen verfahrensrechtlichen Beweismitteln führen. Im Sinne der Finanzgerichtsordnung zählen außerdem eingescannte Kopien oder Zweitausfertigungen des Originaldokuments. Bei hohen Rechnungen ist es sinnvoll, beim Rechnungsaussteller ein Duplikat anzufordern. Zusammen mit der Vorlage des Bankbelegs über die Zahlung ermöglicht dies bereits den Vorsteuerabzug. Hat der Rechnungsaussteller sein Unternehmen aufgelöst, kannst Du trotzdem nachhaken. Schließlich müssen Buchhaltungsunterlagen trotz Betriebsaufgabe für zehn Jahre aufbewahrt werden.

Die Zeugenaussage Deines Steuerberaters, der die Originalrechnung geprüft oder bereits verbucht hat, kann ebenfalls als Nachweis herhalten.

Schritt 1: Rechnungsaussteller informieren

Sobald Du den Verlust einer Originalrechnung bemerkst, solltest Du umgehend den Rechnungsaussteller oder Rechnungsempfänger informieren.

Schritt 2: Zweitausfertigung anfordern

Nachdem Du den Rechnungsaussteller informiert hast, sollte es kein Problem sein, eine Kopie des Belegs zu bekommen. Schließlich müssen die Rechnungsaussteller sämtliche Rechnungen in der eigenen Buchhaltung verwahren. Ist die Originalrechnung auch dort nicht mehr auffindbar, kann der Leistungserbringer auch ein Ersatzdokument liefern oder das Dokument noch einmal ausstellen. Ersatzbelege sind aus rechtlicher Sicht unproblematisch, solange diese alle Merkmale einer ordnungsgemäßen Rechnung aufweisen.

Wichtig: Beim Verlust des Originaldokuments und beim Ausstellen einer Kopie muss der Lieferant oder Leistungserbringer auf Wunsch der Behörden bestätigen, sowohl die Leistung erbracht als auch die Zahlung erhalten zu haben.

Originalrechnungen digitalisieren

Oft bewahren Unternehmen ihre Rechnungen doppelt – in Papierform und elektronisch gespeichert – auf, da sie nicht wissen, ob sie Papierdokumente nach der Digitalisierung vernichten können. Doppeltes Aufbewahren bedeutet jedoch auch doppelte Arbeit. Können digitalisierte Rechnungen Papierbelege nicht einfach ersetzen? Die Antwort lautet: Grundsätzlich ja, solange sich das Unternehmen an die im GoBD festgehaltenen Vorschriften zur elektronischen Erfassung und Aufbewahrung von Papierbelegen hält. So dürfen Informationen der gescannten Rechnungen auf keinen Fall verloren gehen. Auch das Ändern der Datei nach dem Scannen ist nicht gestattet. Die digitale Rechnung muss für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist problemlos lesbar und maschinell auswertbar sein. Sind diese Bedingungen gegeben und ist der Beleg nicht aufgrund spezieller steuerlicher Vorschriften im Original aufzuheben, so kann das Papierdokument vernichtet werden.