Rechnung nachträglich ändern – ist das erlaubt?
Im beruflichen Alltag kann es schnell einmal passieren, dass sich Fehler einschleichen. Gerade bei Rechnungen ist dies natürlich ärgerlich. Wurde eine essentielle Angabe vergessen oder sind vorhandene Angaben fehlerhaft – der Kunde hat nach §14 Abs. 2 UStG das Recht, eine Berichtigung der Rechnung zu verlangen bzw. eine ordnungsgemäße Rechnung zu erhalten. Dabei stellt sich natürlich die Frage, ob man eine Rechnung nachträglich ändern darf. Die Antwort lautet: Ja darf man, allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen.
In welchen Fällen darf man eine Rechnung nachträglich ändern?
Im Rahmen der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UstDV) gilt prinzipiell, dass eine Rechnung nachträglich geändert werden darf, wenn mit dieser Änderung eine Korrektur oder Vervollständigung der erforderlichen Angaben einhergeht. Dazu muss die Änderung jedoch zwingend von Nöten sein. Was der Fall ist, wenn eine Pflichtangabe auf der Rechnung falsch oder nicht vorhanden ist, sodass eine Korrektur oder Ergänzung vorgenommen werden muss.
Ausschließlich in diesen beiden Fällen ist es erlaubt, die Rechnung nachträglich umzuschreiben. Beispiele wären, wenn Du die Bankverbindung falsch angegeben oder vergessen hast, die Rechnungsnummer oder den Zeitpunkt der Lieferung auszuweisen. Möchtest Du einen ausgewiesenen Preis ändern oder eine Position auf Deiner Rechnung hinzufügen, kannst Du dies nachträglich nicht vornehmen. Ist der Sinn der Rechnung ebenfalls noch klar erkennbar und die Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung damit ohne Probleme verrechenbar, musst Du ebenfalls keine Änderung der Rechnung vornehmen. Dies ist zum Beispiel bei einem Tippfehler oder Fehlern bei Grammatik und Rechtschreibung der Fall. Bei falschen Pflichtangaben etwa durch Ausweisung eines inkorrekten Betrages beim Entgelt oder dem Steuerbetrag bist Du nach §15 Abs. 1 Nr. 1 in Verbindung mit §14 Abs. 4 UStG nicht mehr berechtigt, die Vorsteuer abzuziehen.
Seit September 2016 ist es nach dem Entscheid des Europäischen Gerichtshofes zudem möglich, das Rechnung nachträglich ändern auch rückwirkend durchzuführen. Das heißt, wenn in Deiner Buchhaltung eine fehlerhafte Rechnung vorhanden ist, die bisher weder bemerkt noch beanstandet wurde, darfst Du diese nachträglich korrigieren.
Darf man den Namen oder die Adresse auf der Rechnung nachträglich ändern?
Vorsicht ist geboten, wenn Dein Kunde verlangt, die Rechnung einfach nochmals mit einer anderen Rechnungsadresse auszustellen, weil sich die Anschrift oder der Name des Unternehmens bzw. der Empfänger der Rechnung geändert hat. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Unternehmen mit mehreren Standorten das Zahlungsziel verzögern möchte, da es Liquiditätsprobleme hat oder ein Dritter die ausstehende Zahlung begleichen soll. Solch eine Situation kann auftreten, wenn Du einen Auftrag von einem Unternehmen als Subunternehmer bekommst, jetzt allerdings Deine Rechnung direkt an den Endkunden schicken sollst.
Ein weiterer Grund wären mangelnde finanzielle Mittel des Kunden, um die Rechnung zu begleichen, sodass ein Dritter dafür aufkommt wie etwa ein Mutterkonzern. In diesen Fällen darfst Du nicht einfach so die gleiche Rechnung mit veränderter Rechnungsadresse verschicken, da diese nach §14 und §14a UStG mit korrekter Angabe des Namens und der Adresse des Leistungsempfängers ausgeführt wurde, daher korrekt ist und nachträglich nicht geändert werden darf. Dazu kommt, dass der Leistungsempfänger, sofern nichts anderes vereinbart, auch der Rechnungsempfänger ist.
Dir bleibt nichts anderes übrig, als eine Stornierung der Rechnung mittels Stornorechnung bzw. eine Rechnungskorrektur mit negativem Rechnungsbetrag durchzuführen und anschließend eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer auszustellen. Nur auf diesem Weg und mit entsprechender Kenntlichmachung als Korrekturrechnung, Rechnungskorrektur oder Stornorechnung vermeidest du Probleme mit dem Vorsteuerabzug, der nicht mehr eindeutig nachvollziehbar wäre, falls zwei Rechnungen zu einem gleichen Vorgang an verschiedene Adressen existieren.
Verdacht auf Steuerhinterziehung
Im Ernstfall kann es sogar zu Rechtsfolgen aufgrund eines Verdachts zur Steuerhinterziehung kommen. Dies liegt darin begründet, dass das Rechnung nachträglich umschreiben einer bereits erstellten Rechnung auf Dritte Grund zur Annahme eines Anfangsverdachts bieten, der eine Beihilfe zur Steuerhinterziehung des Kunden bzw. Empfängers der Rechnung vermuten lässt, welcher strafbar ist.
Eine Stornorechnung ist allerdings nur notwendig, wenn die Rechnung bereits bezahlt und verbucht wurde. Ist dies noch nicht geschehen, reicht es, wenn Du eine neue Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer verfasst. Alternativ kannst Du ein Dokument zur Berichtigung an den Kunden schreiben, das die inkorrekten Angaben verbessert. Zur problemlosen Zuordnung zur Ursprungsrechnung musst Du zwingend auf das Rechnungsdatum sowie die Rechnungsnummer der originalen Rechnung verweisen und die Fehler korrigieren. Weiterhin muss das Berichtigungsdokument den Namen und die Anschrift Deines Unternehmens enthalten.
Unser Tipp:
Um jegliche Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden, empfiehlt sich die Nutzung eines Rechnungsprogramms. Die individuellen Daten können mit wenigen Klicks erfasst werden ohne die Pflichtangaben zu vergessen – damit ist man immer auf der sicheren Seite!
Wer darf eine Rechnung nachträglich ändern?
Prinzipiell gilt, dass eine Rechnungskorrektur nicht vom Kunden, sondern nur vom Leistungserbringer bzw. dem Rechnungssteller durchgeführt werden darf. Das heißt, damit das Finanzamt die Korrektur anerkennt, muss diese von Dir durchgeführt werden, falls die Rechnung von Dir ausgestellt wurde.
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnungskorrektur und einer Gutschrift?
Per Definition kann man zwischen zwei Arten von Gutschriften unterscheiden – der kaufmännischen und der umsatzsteuerlichen Gutschrift. Letztere ist eine Art umgekehrte Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Kaufmännische Gutschriften besitzen eine andere Natur und gleichen fehlerhafte Rechnungen aus, indem die Ursprungsrechnung storniert und verbessert wird. Daher ist diese Art von Gutschrift nach dem UStG keine Gutschrift, sondern eine Rechnungskorrektur und darf laut Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz nicht mehr als Gutschrift bezeichnet werden. Falls es dennoch klar erkennbar ist, dass es sich bei der von Dir verbesserten Rechnung um eine Korrektur einer Originalrechnung handelt, führt die Verwendung des Begriffes Gutschrift nicht zwingend zu einer Relevanz für die Umsatzsteuer, da §14c UStG nicht angewendet wird.
Darf man eine Rechnung nachträglich erhöhen?
Hierbei gilt, dass man erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren, die in einer Rechnung aus Versehen nicht angeführt wurden, mittels einer gesonderten Rechnung nachträglich berechnet werden können – vorausgesetzt, man hält sich an die geltenden Verjährungsfristen. Um Probleme zu vermeiden, sollte man die Nachberechnung jedoch zeitnah nach Erbringung oder Lieferung einreichen, da der Kunde nach einer längeren Zeit davon ausgehen kann, dass sämtliche Leistungen erbracht bzw. Waren geliefert wurden. Ist die Rechnung inhaltlich fehlerhaft, zum Beispiel wenn man sich verrechnet oder falsche Preise ausgewiesen hat, kann diese mit bereits genannten Korrekturmaßnahmen je nach Fall ebenfalls nach oben korrigiert werden, falls der Betrag zu niedrig berechnet wurde. Im Falle von im Voraus bekannten Gebührenverordnungen oder festgelegtem Honorar, darf eine Erhöhung nachträglich nicht erfolgen.
