Rechnungen

Rechnungsversand

Die Erstellung einer Rechnung und der anschließende Rechnungsversand sind wesentliche Aufgaben eines Unternehmers in seinem Arbeitsalltag. Durch den Rechnungsversand erhält ein Kunde von dir die Abrechnung für von dir ausgeführte Lieferungen oder Leistungen. Dabei haben sich die Versandmöglichkeiten über die Jahre verändert. Früher kannte man lediglich die Option per Post in Papierform. Heutzutage kannst du eine Rechnung auch als sogenannte E-Rechnung versenden. Alles, was du zum Thema wissen und beachten musst, erfährst du in nachfolgendem Artikel.

Rechnungsversand – Welche Arten gibt es?

Zunächst gibt es natürlich den klassischen Rechnungsversand per Post mit einer Rechnung in Papierform. Dieser Versandweg wird jedoch mehr und mehr von elektronischen Alternativen abgelöst. Sie sind meist unkomplizierter und kostengünstiger als ihr Gegenstück in Papierform. Um dir einen genaueren Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten zu geben, haben wir sie dir nachfolgend dargestellt. Grob wird zwischen vier Arten unterschieden:

  • Rechnungsversand per Post
  • Rechnungsversand per E-Mail
  • Rechnungsversand online
  • Rechnungsversand als PDF

Jede dieser Optionen hat seine Besonderheiten und muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Art Rechnungsversand Beschreibung
Rechnungsversand per Post Die klassische Form ist die Versendung einer Papierrechnung auf dem Postweg. Nachteil dieser Versandform ist, dass die Papierform weder automatisch noch elektronisch verarbeitet werden kann. Es ist zwar möglich, dass du eine Papierrechnung digitalisierst, aber gibt keine strukturierte Form zur Weiterverarbeitung in Systemen.
Rechnungsversand als PDF Die PDF-Rechnung kannst du in einem elektronischen Format ausstellen. Allerdings stellt auch sie, wie die Papierrechnung, eine digitalisierte Rechnung in Bildform dar, welche weder elektronisch noch automatisch eine Weiterverarbeitung ermöglicht. Eine PDF-Rechnung kannst du beispielsweise problemlos an einen Kunden per E-Mail versenden. Als weitere Optionen stehen dir der Versand einer PDF-Rechnung über einen Fax-Server oder über dein Computer-Fax zur Verfügung.
Rechnungsversand per E-Mail Bei einem Rechnungsversand per E-Mail stehen dir mehrere Optionen zur Verfügung. Du kannst beispielsweise eine PDF-Rechnung oder eine Rechnung in Form einer Bilddatei sowie einen Text an deine E-Mail anhängen. Sie enthalten die gleichen Pflichtangaben einer Rechnung wie die Papierform, allerdings muss der Rechnungsempfänger sein Einverständnis für den Rechnungsversand per E-Mail geben.

Immer mehr setzt sich der Rechnungsversand einer E-Rechnung durch. Auch diese kannst du per E-Mail versenden. Am häufigsten werden beim Versand per E-Mail dabei folgende Formate verwendet:

  • Strukturierten Datenformate wie beispielsweise EDI oder XML
  • Nicht strukturierten Datenformate wie etwa jpg-, PDF- oder tif-Formate
  • Hybriden Datenformaten wie ZUGFeRD oder PDF/A3
Rechnungsversand online In diesem Fall handelt es sich um den Versand einer Online-Rechnung. Bei dieser Rechnung handelt es sich schlicht und einfach um eine ganz normale Rechnung, welche nur in digitaler Form ausgestellt wird. In der Regel erstellst du diese Rechnung in einem Rechnungsprogramm. In diesem Programm musst du nur eine Rechnungsvorlage ausfüllen und kannst danach die Rechnung einfach per Mausklick online versenden.

In dem Zusammenhang mit dem Rechnungsversand einer E-Rechnung werden auch oft die Begriffe XRechnung, Web-Download, De-Mail oder E-Post erwähnt.

  • Beim Web-Download bekommst du per Mail einen Link zugesandt. Öffnest du diesen Link, kannst du deine Rechnung per Download öffnen.
  • De-Mail ist staatlich geprüft und verschlüsselt. Mit De-Mail hast du die Möglichkeit, nicht nur Rechnungen über das Internet zu versenden.
  • Bei E-Post handelt es sich um ein spezielles Angebot, welches die Deutsche Post anbietet und ist wie De-Mail sicher und verschlüsselt.
  • Bei der XRechnung hast du es mit einem Datenmodell zu tun, welches auf Basis von XML programmiert ist und als Standard für elektronische Rechnungen verwendet wird. Eine XRechnung wird in erster Linie zum Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern genutzt.

Digitaler Rechnungsversand

In immer mehr Unternehmen ist ein digitaler Rechnungsversand zum Standard geworden. Dieser bietet einige Vorteile, die sich auch für Unternehmer wie dich durchaus lohnen können:

  • Du schonst die Umwelt, weil deutlich weniger Papier verbraucht wird.
  • Kosten für Papier, Druck und Porto sinken.
  • Die Rechnungserstellung erfolgt schnell und es gibt keine langen Laufzeiten durch den Postversand.
  • Du kannst diese digitale Rechnung problemlos ohne Stempel archivieren.
  • Du kannst bei der Buchung einer solchen digitalen Rechnung genauso vorgehen, wie bei jeder herkömmlichen Rechnung.

Elektronische Rechnung erstellen

Wenn du eine elektronische Rechnung erstellen willst, musst du grundsätzlich zwischen zwei Arten unterscheiden:

  • Die einfache elektronisch Rechnung: Bei der einfachen elektronischen Rechnung handelt es sich um Rechnungsformate, welche ohne strukturierte Daten sind. Dies können beispielsweise Rechnungen sein, welche eingescannt werden oder im PDF-Format sind.
  • Elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten: Zu diesen elektronischen Rechnungen gehören EDIFACT-Rechnungen, die XRechnung oder die ZUGFeRD-Rechnung. Gerade bei den beiden letztgenannten hast du es mit Formaten zu tun, welche aus der jüngeren Vergangenheit stammen. Diese elektronischen Rechnungen werden in erster Linie in staatlichen Organisationen verwendet. Ziel ist es, dort die Rechnungsabläufe einfacher zu gestalten.

Inhalt einer Rechnung und die Pflichtangaben sind immer gleich. Die Art vom Rechnungsversand hat darauf keinen Einfluss.

Unser Tipp:

Es bietet sich an, wie bei einer Papierrechnung, auch für die Rechnungserstellung für den elektronischen Versand eine Vorlage zu nutzen. Du kannst dir die Vorlage kostenlos als Word Rechnungsvorlage und Excel Rechnungsvorlage downloaden.

Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsversand

Für den Rechnungsversand einer elektronischen Rechnung musst du ein paar Voraussetzungen beachten. Vom Rechnungsempfänger brauchst du immer dessen Zustimmung für den elektronischen Rechnungsversand. Der Rechnungsempfänger muss deshalb zustimmen, damit er einen Vorsteuerabzug durchführen kann. In der Regel erfolgt aber diese Zustimmung durch eine sogenannte „stillschweigende Willenserklärung“. Diese liegt beispielsweise dann vor, wenn er deine Rechnung bezahlt. Du solltest aber im Vorfeld mit ihm klären, ob ein Verfahren zur Verschlüsselung genutzt werden soll. Ist dies der Fall, sollte auch festgelegt werden, welches Verfahren es sein soll.

Für die Erstellung von elektronischen Rechnungen gelten überdies Regelungen, welche im Gesetz für den elektronischen Rechnungsversand stehen. Die Voraussetzungen lauten:

  • Du musst immer gewährleisten können, dass die Echtheit der Rechnungsherkunft für die Rechnung besteht.
  • Der Rechnungsinhalt muss immer unversehrt sein.
  • Du musst stets gewährleisten, dass eine elektronische Rechnung immer lesbar ist.
  • Alle gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf die Umsatzsteuer müssen erfüllt sein.

Überdies musst du bei der Rechnung per E-Mail die Rechtslage nach DSGVO beachten.

Beispiel: Anschreiben digitaler Rechnungsversand

Stellst du als Unternehmer vom klassischen Rechnungsversand auf eine elektronische Rechnung um, brauchst wie oben beschrieben die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Für diese Zustimmung ist es empfehlenswert, dass du dies in schriftlicher Form machst. Dazu brauchst du natürlich ein Anschreiben für den elektronischen Rechnungsversand.

Dies könnte beispielsweise so aussehen:

Sehr geehrter Geschäftspartner

Unser internes Rechnungssystem wird auf einen elektronischen Rechnungsversand umgestellt. Wir wollen mit diesem Schritt einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz leisten. Wir werden zukünftig die Rechnungen für Sie im PDF-Format zustellen. Pro Rechnung wird für den Rechnungsversand eine E-Mail generiert.

Wir möchten Sie deshalb bitten, uns eine E-Mail-Adresse mitzuteilen, an die wir in Zukunft die elektronische Rechnung versenden können. Nach dem Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahre 2011 und dem Schreiben vom Bundesfinanzministerium mit der Nummer 2012/0449475 vom 02.07.2012 möchten wir Sie darauf hinweisen, dass auf eine qualifizierte elektronische Signatur auf unseren Rechnungen verzichtet wird.

Ein weiteres Beispiel für ein Anschreiben für den elektronischen Rechnungsversand könnte wie folgt für dich als Rechnungsempfänger aussehen:

Verehrter Geschäftspartner

wir haben uns entschlossen, als Unternehmen einen Beitrag zum Schutz der Umwelt zu leisten. Jedes Jahr wird enorme Mengen an Papier verwendet, um Rechnungen auf dem Postweg zu versenden. Damit soll nun aber Schluss sein. Für alle eingehenden Rechnungen haben wir einen extra E-Mail-Postkasten eingerichtet, damit Sie uns zukünftig Ihre Rechnungen digitalisiert an uns schicken können.

Diese E-Mail-Adresse lautet: elektronische Rechnung@mustermann-firma.de

Bitte senden Sie zukünftig Ihre elektronischen Rechnungen in den Formaten tif oder alternativ pdf zu. Nutzen Sie diese Adresse ausschließlich für die Rechnungen. Wir danken für Ihr Verständnis und freuen uns auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit.

Rechnungsversand via Rechnungsprogramm

Eine sehr gute Möglichkeit, Rechnungen einfach und schnell zu versenden, ist der automatische Rechnungsversand über ein Rechnungsprogramm. In der Regel ist ein solches Rechnungsprogramm in modernen Buchhaltungssoftware enthalten, welche in heutiger Zeit erhältlich sind. Ein solches Rechnungsprogramm bietet dir einige Optionen:

  • Der Rechnungsversand ist durch eine integrierte Postschnittstelle per Knopfdruck einfach zu veranlassen.
  • Du kannst einen klassischen PDF-Download durchführen.
  • Dies macht einen Versand mit Rechnungsanhang als PDF per Mail möglich.
  • Bei Bedarf kannst du die Rechnung aber auch ausdrucken und auf dem Postweg versenden.

Genauso wichtig sind natürlich die Vorteile, welche dir ein solches Rechnungsprogramm bietet:

  • Du sparst Kosten und Zeit.
  • Laufwege zur Post fallen weg.
  • Du benötigst keinen Stauraum und dein Schreibtisch wird von Papierbergen mit Rechnungen verschont.
  • Die Zustellung der Rechnungen an den Kunden erfolgt immer schnell und sicher.
  • Es ist Umweltfreundlich und Nachhaltig.

Fazit/Zusammenfassung

Der Rechnungsversand spielt in vielen Unternehmen eine bedeutende Rolle. Immer mehr Unternehmen stellen aus Umweltschutzgründen und um Kosten zu sparen auf den Versand von elektronischen Rechnungen um. Bei der elektronischen Rechnung können einfache Rechnungen ohne Datenstruktur wie beispielsweise PDF-Dateien versendet werden. Aber auch elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten wie beispielsweise die EDIFACT-Rechnung, die XRechnung oder die ZUGFeRD-Rechnung werden für den elektronischen Rechnungsversand verwendet.

Arbeitest du als Unternehmer mit staatlichen Auftraggebern zusammen, ist bereits seit dem 20.11.2020 der Rechnungsversand einer strukturierten elektronischen Rechnung notwendig. Beim Erstellen einer elektronischen Rechnung musst du immer darauf achten, dass alle Pflichtangaben, wie sie für die Papierrechnung vorgeschrieben sind, ebenfalls aufgeführt werden. Aus diesem Grund ist auch hier für die Rechnungserstellung eine Rechnungsvorlage zu empfehlen.