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Hier erhältst du Informationen zum Thema Freiberuflichkeit und Rechnungsstellung. Mit einer passenden Vorlage für Word oder Excel hast du schnell eine Rechnung erstellt. Du musst nur die Zahlen ändern, das Layout ist bereits vorhanden.
Einfacher gestaltet sich das Rechnungen Schreiben mithilfe eines online Rechnungsprogramms, mit dem du auch Angebote und Mahnungen erstellen kannst.
Ein beruflich Selbständiger wird steuerlich als Gewerbetreibender, als Land- oder Forstwirt oder eben als Freiberufler eingeordnet. Die Tätigkeiten von Freiberuflern können ganz unterschiedlicher Art sein. Technisch-künstlerisch bzw. technisch-naturwissenschaftlich (wie bei Architekten oder Ingenieuren), beratend (wie bei Wirtschafts-, Rechts- oder Steuerberatern; auch Steuerbevollmächtigte wirken freiberuflich), der Heilung von Mensch oder Tier dienend, unterrichtend und/oder erziehend oder im Bereich Kunst, Kultur und Berichterstattung liegend (wie bei Schriftstellern und Journalisten). Außerdem können noch viele weitere Berufe (beispielsweise Lotse, Übersetzer, Musiker, Regisseur, Hebamme, Apotheker, Diplom-Chemiker, Yogalehrer) freiberuflich ausgeübt werden. Viele freie Berufe setzen ein Hochschulstudium voraus, aber nicht alle. Eine offene Liste Freier Berufe findet sich nicht nur im Einkommenssteuergesetz (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG), sondern auch im Partnerschaftsgesellschaftsgesetz.
Neben dem mehr oder weniger großen unternehmerischen Risiko bringt die Freiberuflichkeit organisatorische Vorteile mit sich. Freiberufler benötigen keinen Eintrag im Handelsregister, sie unterliegen nicht der Gewerbeaufsicht, zahlen keine Gewerbesteuer und können bei der Steuererklärung statt doppelter Buchführung für die Gewinnermittlung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vorlegen.
Außerdem zählen Freiberufler zu den Personengruppen, die beim Finanzamt die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG beantragen können.
§ 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung bestimmt die Regeln für die Kleinbetragsrechnung. Demnach muss eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, mindestens folgende Angaben enthalten:
Bei Nachfolgendem gelten die Erleichterungen der Kleinbetragsrechnung jedoch nicht:
Bei Rechnungen von einem (in Deutschland steuerpflichtigen) freiberuflichen Unternehmen an ein Unternehmen im Ausland darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Stattdessen erfolgt ein Vermerk in der Rechnung: „Steuerschuldnerhaft des Leistungsempfängers“. Bei Rechnungen an eine Privatperson mit Sitz im Ausland wird die Umsatzsteuer ausgewiesen (Ausnahme: das rechnungsstellende Unternehmen – in unserem Fall also der Freiberufler – hat sowieso keine Umsatzsteuer auszuweisen).
Wenn du eine Bürosoftware nutzt, sind alle Pflichtangaben automatisch auf der Rechnung enthalten. Du musst nur die Positionen individuell ausfüllen und kannst die Rechnung direkt aus dem System an den Kunden versenden.
Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, erhebt das Finanzamt keine Umsatzsteuer. Zum anderen darfst du auf deiner Rechnung keinen Betrag für die Umsatzsteuer ausweisen. Auf der Rechnung eines Kleinunternehmers steht stattdessen beispielsweise der Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen“.
Aber nicht nur Kleinunternehmer, sondern auch beispielsweise Ärzte und Heilpraktiker weisen für ihre Heilbehandlungen keine Umsatzsteuer aus. Bei anderen unternehmerischen Tätigkeiten im Rahmen ihres Heilberufes hingegen sind auch sie ggf. verpflichtet, Umsatzsteuer auszuweisen.
Im vorangegangenen Kalenderjahr darf der Umsatz 22.000 € nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 € nicht übersteigen. Beginnst du dein Unternehmertum im laufenden Jahr, werden für die Ermittlung der Kleinunternehmer-Einkommensgrenze folglich die nicht unternehmerischen Monate abgezogen. Pro nicht unternehmerischem Monat wird daher 1/12 von 22.000 € abgezogen.
Wenn du seit Beginn deiner Selbständigkeit auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hast, obwohl sie anwendbar gewesen wäre, bist du fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden, unabhängig vom Umsatz. Wenn du Kleinunternehmer gewesen bist, aber aufgrund deines Umsatzes zum Regelunternehmer wirst, kannst du hingegen die Kleinunternehmerregelung beantragen. Allerdings nur, wenn du im abgeschlossenen Steuerjahr die 22.000 € (inklusive Umsatzsteuerbetrag) unterschritten hast und im kommenden Steuerjahr mit deinem Umsatz voraussichtlich unter 50.000 € liegen wirst. Der Wechsel ist jedoch nur zum Jahresende möglich.
Beim Erstellen einer Rechnung solltes du stets auf die Genauigkeit achten. Oftmals wird eine Rechnung schlicht durch Tippfehler mangelhaft. Nachfolgendes zählt zu den häufigsten Fehlern bei einer Rechnungserstellung, allerdings solltest du diese Fehler vermeiden:
Eine Rechnungsvorlage als Word oder Excel kann für dich folgende Vorteile haben:
Allerdings ist beim Kopieren einer Rechnungsvorlage Vorsicht geboten, denn so können sich auch leicht Fehler einschleichen. Du solltest daher stets überprüfen, ob du alle Angaben aktualisiert hast.
Außerdem sind Rechnungsvorlagen mit Word und Excel nicht GoBD-konform. Wenn du die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form nicht einhältst, musst du mit Strafen durch das Finanzamt rechnen. Du musst deine Rechnungen daher unveränderbar abspeichern und archivieren, damit sie jederzeit nachprüfbar, nachvollziehbar und vollständig sind. Wenn du ein Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware verwendest, erfüllst du automatisch die GoBD-Richtlinien.
