Rechnungsvorlage Gastronomie

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Tipp:

Du bist Gastronom und hast keine Zeit dich lange mit der Rechnungserstellung zu beschäftigen? Mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage Gastronomie kannst du dies einfach und schnell erledigen.

Mit unserem Rechnungsgenerator kannst du allerdings auch ganz einfach und schnell eine Rechnung erstellen und sichergehen, dass alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten sind. Einfach alle Positionen ausfüllen und weiter klicken.

Als Gastronom musst du nicht nur entweder in der Küche stehen und kochen oder vielleicht bedienen. Als Gastronom musst du dich auch in der Buchhaltung auskennen und wissen, wie du Rechnungen schreiben musst. Gut, ich kann dich beruhigen, es muss nicht für jeden Gast eine Rechnung geschrieben werden. Aber es gibt durchaus Fälle, in denen du für einen Gast eine Rechnung erstellen musst. Eine passende Rechnungsvorlage Gastronomie kann dann für dich durchaus ein großer Vorteil sein.

Wozu brauchst du als Gastronom eine Rechnungsvorlage?

Für jeden Unternehmer gehört das Rechnungen schreiben zum Berufsalltag. Es kostet zwar immer viel Zeit, aber dies ist kein Argument darauf zu verzichten. Auch bei der Rechnung, welche du als Gastronom ausstellst, musst du darauf achten, dass alle wichtigen Pflichtangaben einer Rechnung enthalten sind. Dies ist umso wichtiger, weil du bei einer fehlerhaften Rechnung nicht nur du Ärger mit dem Finanzamt bekommen kannst. Gleiches gilt für den Rechnungsempfänger, also den Gast. Rechnungen in der Gastronomie erstellst du vor allem als Rechnungen für Bewirtungsaufwendungen. Sehr oft ist dies im Bereich Catering notwendig oder in Fällen einer Lieferung von Speisen und Getränken.

Als Unternehmer Rechnung steuerlich geltend machen

In der heutigen Zeit kommt es zu vielen Geschäftsessen. So kann ein Unternehmen Kontakte aufbauen und pflegen, aber auch Geschäftsabschlüsse positiv beeinflussen. Vielleicht fragst du dich jetzt, was das mit dir als Gastronom und Rechnungen schreiben zu tun hat. Das ist einfach zu erklären.

Pflichtangaben einer Rechnung in der Gastronomie

Möchte dein Gast die Summe von der Steuer absetzen, reicht eine einfache Quittung nicht aus. Es muss schon eine richtige Rechnung dafür erstellt werden. Das bedeutet, dass du auf jeden Fall auf die Pflichtangaben achten musst. Bei einer Rechnungsvorlage für die Gastronomie müssen überdies weitere wichtige Angaben ergänzt werden, die du in der Regel von anderen Rechnungen nicht kennst. Bei einer Vorlage beim Finanzamt muss der Bearbeiter genau erkennen können, dass hier wirklich betriebliche Gründe vorgelegen haben. Folgende Angaben dürfen deshalb bei einer Restaurantrechnung oder einer Catering-Rechnung nicht fehlen:

  • Name und Adresse vom Gastronomiebetrieb.
  • Deine Steuernummer (dies ist notwendig, wenn die Rechnung höher als 250 Euro ist).
  • Eine Rechnungsnummer, welche maschinell vergeben wurde.
  • Das Rechnungsdatum und falls abweichend das Datum der Bewirtung.
  • Eine genaue Auflistung aller Speisen und Getränke.
  • Das Entgelt als Nettobetrag.
  • Den Satz der Mehrwertsteuer und den Mehrwertsteuerbetrag.
  • Den Gesamtbruttobetrag.
  • Liegt die Rechnung über 250 Euro, musst du in der Rechnungsvorlage Gastronomie auch den Namen und die Adresse vom Rechnungsempfänger eintragen.
  • Gibt der Gast ein Trinkgeld, so musst du dieses ebenfalls auf der Rechnung ausweisen. Hier kommt noch die Besonderheit hinzu, dass der Kellner oder die Kellnerin als Empfänger dies auf der Rechnung unterschreiben müssen. Das Trinkgeld kommt ja nicht in deine Kasse, sondern steht dem Bedienungspersonal zu.

Wichtig: Unterliegst du der Kleinunternehmerregelung, musst du auf die Aufführung der Mehrwertsteuer verzichten. Stattdessen muss von dir auf der Gastronomie Rechnungsvorlage eingetragen werden, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer anfällt.

Verlangt ein Gast von dir eine Gastronomierechnung, so musst du diesem auch nachkommen. Vor allem beim Thema Bewirtungsbeleg nach einer betrieblichen Veranstaltung ist dies wichtig. Das bedeutet aber nicht, dass du für jedes Essen eine Rechnung ausstellen musst. Hier reicht der Bon als Rechnung aus, auf dem bereits alle relevanten Informationen stehen.

Anleitung zum Ausfüllen einer kostenlosen Rechnungsvorlage Gastronomie

Das Ausfüllen einer kostenlosen Rechnungsvorlage für die Gastronomie stellt keine große Herausforderung dar. Im ersten Schritt musst du dir entweder eine Vorlage in Word oder Excel für deine Gastronomierechnung aussuchen. Diese kannst du kostenlos herunterladen. Im Anschluss geht es mit folgenden Schritten weiter:

  • Füge dein Logo an der vorgesehenen Stelle ein (kein Muss).
  • Neben dem Logo hast du Platz für in der Fußzeile, deine Firmendaten und deine Kontaktdaten einzufügen. Nicht zu vergessen natürlich deine Bankverbindungsdaten.
  • Nun musst du mit den beteiligten Personen weitermachen. Das bedeutet, dass du dein Unternehmen mit Name, Adresse und Steuernummer (wenn Rechnung höher als 250 Euro ist) aufführen musst.
  • Im nächsten Schritt trägst du in die kostenlose Rechnungsvorlage für die Gastronomie die Adressdaten von deinem Kunden ein. Auch hier gilt die Regelung, dass dies nicht zwingend vorgeschrieben ist bei einem Rechnungsbetrag unter 250 Euro.
  • Danach folgt die Eintragung von Rechnungsnummer, Rechnungs- oder Lieferdatum bzw. Bewirtungsdatum. Das ist wichtig, weil du die Rechnung auch nachträglich noch erstellen kannst.
  • Im nächsten Arbeitsschritt musst du auf der Rechnung Gastronomie ganz genau die verzehrten oder gelieferten Speisen und Getränke auflisten. Achte dabei sehr genau auf die Menge, die Anzahl und selbstverständlich auf die Preise.
  • Falls keine Umsatzsteuerbefreiung besteht, kommen nur Mehrwertsteuer in Prozent und auch als Betrag hinzu.
  • Bei Bewirtungen und späterer Vorlage beim Finanzamt müssen danach alle Teilnehmer eingetragen werden, die beim Essen anwesend waren. Dies muss mit Vor- und Nachname erfolgen.
  • Eine Besonderheit der Rechnung Gastronomie ist auch, dass von dir in die Rechnungsvorlage auch der Grund für die Veranstaltung steht. Es reicht hier aber nicht aus nur „Besprechung“ aufzuführen. Dies muss genau sein, wie beispielsweise Abschluss-Besprechung zum geplanten Projekt 0815.
  • Zum Abschluss muss deine Gastronomie Rechnungsvorlage von dir als Gastgeber unterschrieben werden.

Auch wenn es in der Gastronomie manchmal stressig zugeht und der Gast die von ihm gewünschte Rechnung haben möchte, solltest du dir auf jeden Fall Zeit lassen und eine rechtlich auf gültige Rechnung ausstellen. Vermeide Tippfehler, Rechenfehler und fülle alle Pflichtangaben aus.

Welche Rechnungsarten gibt es in der Gastronomie?

In der Gastronomie gibt es nicht nur eine Art von Rechnung. Du kannst verschiedene Rechnungen ausstellen, wenn dies vom Kunden gewünscht wird. Diese verschiedenen Rechnungen reichen überdies von der Kleinunternehmerrechnung bis hin zur Kleinbetragsrechnung. Hier ein Überblick für dich über mögliche Rechnungen Gastronomie.

Rechnungsart Beschreibung
Kleinunternehmerrechnung Bei dieser Rechnungsart darf von dir keine Umsatzsteuer aufgeführt werden. Du musst allerdings einen entsprechenden Vermerkt auf der Rechnung aufführen, warum sie nicht ausgewiesen wird.
Kleinbetragsrechnung Gastronomie Unter Kleinbetragsrechnungen versteht man Rechnungen, die unter 250 Euro liegen. Diese Regelung gilt seit Januar 2017, als diese Grenze von 150 Euro auf 250 Euro angehoben wurde. Damit der bürokratische Aufwand geringer wird, kannst du diese Art der Rechnung vereinfacht abwickeln. Name, Anschrift des bewirtenden Unternehmens und die Steuernummer sind keine Pflichtangaben. Auf der Rechnung müssen aber folgende Informationen stehen:

  • Name und Anschrift der Gaststätte
  • Bewirtungstag welcher maschinell notiert ist
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Alle Speisen und Getränke in detaillierter Auflistung
  • Rechnungsbetrag und Mehrwertsteuersatz sowie Mehrwertsteuerbetrag
Bewirtungsrechnung/ Bewirtungsbeleg Beim Bewirtungsbeleg stehen Angaben auf der Rückseite der Rechnung. Die Bewirtungsrechnung muss immer maschinell erstellt sein. Nur dann wird er auch vom Finanzamt anerkannt.
Restaurantrechnung Bewirtungsbeleg und Restaurantrechnung mit allen erforderlichen Pflichtangaben müssen immer fest miteinander verbunden sein. Ideal ist es, wenn du beide mit einem Tacker zusammenheftest.

Unser Tipp:

Mit einer Bürosoftware kannst du die verschiedenen Rechnungsarten mit wenigen Klicks erstellen. Die Pflichtangaben sind automatisch enthalten und du kannst die Rechnung aus der Software heraus direkt versenden. Außerdem archiviert die Software alle relevanten Dokumente deiner Büroarbeit.

Vorteile und Nachteile einer Rechnungsvorlage für die Gastronomie

Eine Rechnungsvorlage bietet dir als Unternehmer oder deinem Gast den Vorteil, dass du gegenüber dem Finanzamt die entstandenen Kosten geltend machen kannst. In der Regel sind dies 70 Prozent der Summe. Findet eine Bewirtung von eigenen Mitarbeitern statt, kann sogar 100 Prozent geltend gemacht werden. Damit dein Gast später keine Probleme mit dem Finanzamt bekommt, ist es sehr wichtig, dass du eine korrekte Rechnung erstellst. Die Rechnungsvorlage für die Gastronomie hat für dich auch den Vorteil, dass du sie immer wieder neu verwenden kannst. Und ist dein Restaurant oder deine Gaststätte mal so richtig voll, kannst du dir mit der Rechnungsvorlage Gastronomie kostenlos auch viel Zeit sparen. Das Ausfüllen geht mit der Vorlage viel schneller. Am besten ist, du hast immer eine ausgedruckte Vorlage zur Hand. Auf jeden Fall kannst du nicht vergessen, die Pflichtangaben auszufüllen. Du siehst also, dass dir bei der Verwendung keinerlei Nachteile entstehen.

Rechnungsvorlage Gastronomie zum kostenlosen Download

Solltest du als Gastronom tätig sein, solltest du dir auf jeden Fall eine kostenlose Rechnungsvorlage für die Gastronomie herunterladen. Du kannst dir damit viel Zeit sparen, wenn ein Gast eine solche Rechnung verlangt. Außerdem bist du damit immer auf der sicheren Seite keine Pflichtangaben zu vergessen und erstellst mit der Vorlage zu jeder Zeit eine rechtlich gültige Rechnung. Egal ob es sich um eine Kleinunternehmerrechnung Gastronomie, Kleinbetragsrechnung Gastronomie oder um einen Bewirtungsbeleg oder Restaurantrechnung handelt. Nicht länger warten und eine kostenlose Rechnungsvorlage Gastronomie, entweder in Word oder Excel downloaden.

Eine ansprechende und zeitsparende Vorlage für deine Gastronomierechnung findest du hier zum kostenlosen Download

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