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E-Rechnung Software

Deine Vorteile

E-Rechnung einfach und rechtskonform erstellen

Du bist Freiberufler, Kleinunternehmer oder Gewerbetreibender? So bist auch du ab dem 01.01.2025 von der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich betroffen. Viele Selbstständige und Unternehmer stehen vor der Herausforderung, ihre Rechnungen künftig digital zu erstellen und an ihre Kunden zu senden. Mit der richtigen E‑Rechnung Software behältst du den Überblick und machst deine Rechnungsstellung zukunftssicher – und das am besten schon jetzt. Alle wichtigen Informationen rund um das Thema findest du übersichtlich und kompakt hier.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Anders als eine einfache Papierrechnung oder PDF lässt sich eine E-Rechnung vollständig digital verarbeiten. Sie enthält alle wichtigen Informationen – wie Rechnungsnummer, Datum und Steuerdetails – in einem gesetzlich festgelegten Format. So können Rechnungen automatisch erstellt, übermittelt und ohne manuelle Eingriffe bearbeitet werden, was Prozesse beschleunigt und Fehler minimiert.

Warum ist die E-Rechnung relevant?

Ab dem 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das bedeutet, dass Unternehmen in Deutschland alle Rechnungen an andere Unternehmen digital im strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellen und übermitteln müssen. Die Umstellung betrifft auch Selbstständige und Kleinunternehmer, die B2B-Geschäfte tätigen. Für die effiziente und rechtssichere Umsetzung eignet sich eine E-Rechnungssoftware, die den Überblick erleichtert und die Rechnungsstellung zukunftssicher macht.

Was unterscheidet die E-Rechnung von der Papier- und PDF-Rechnung?

  • Papierrechnung: Manuell erstellt und ausgedruckt, oft per Post versendet. Die Bearbeitung erfolgt manuell, was fehleranfällig und zeitaufwendig ist. Archivierung erfordert physischen Platz und kostet langfristig.
  • PDF-Rechnung: Wird elektronisch erstellt und häufig per E-Mail versendet. Sie ist schneller und kostengünstiger als die Papierrechnung, enthält jedoch keine strukturierten Daten, was manuelle Eingaben oder OCR-Software erfordert.
  • E-Rechnung: Elektronisch erstellt im strukturierten XML-Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Diese Daten sind maschinenlesbar und ermöglichen eine automatische Verarbeitung, wodurch manuelle Eingriffe entfallen. Übermittlung und Archivierung sind vollständig digital, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert.

Welche E-Rechnungsformate gibt es?

In Deutschland stehen zwei Hauptformate für E-Rechnungen zur Verfügung:
  • XRechnung: Ist der Standard für elektronische Rechnungen, der speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Die Rechnungsdaten liegen in einem strukturierten XML-Format vor, das maschinell verarbeitet werden kann. Da es sich rein um einen Datensatz handelt, der ohne Design-Elemente auskommt, sind Firmenlogos oder spezifische Schriftarten nicht abbildbar. Diese Formatvorgabe erleichtert es Behörden und Unternehmen, Rechnungen einheitlich und effizient digital zu verarbeiten..
  •  ZUGFeRD: Dieses Format ist eine flexible Alternative zur XRechnung und eignet sich für den Austausch zwischen Unternehmen (B2B) sowie mit Behörden (B2G). Es kombiniert eine PDF-Datei, die optisch wie eine herkömmliche Rechnung aussieht, mit einer eingebetteten XML-Datei. So ist die Rechnung sowohl für den Menschen lesbar als auch maschinell auswertbar. Dies ermöglicht, dass das Layout der Rechnung an das Corporate Design angepasst werden kann, während die maschinenlesbaren Daten für eine automatisierte Verarbeitung zur Verfügung stehen.

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile und vereinfacht den gesamten Rechnungsprozess:
  • Einfache und fehlerfreie Erstellung: Standardisierte Formate reduzieren Fehler und ermöglichen eine schnelle Bearbeitung.
  • Kostensparend: Spart Kosten für Druck, Papier und Porto.
  • Verbesserte Liquidität: Schnellere Zahlungen dank verkürzter Durchlaufzeiten und direkter Bearbeitung.
  • Ortsunabhängige Übermittlung: Rechnungen lassen sich digital von überall aus sicher übermitteln.
  • Transparenz: Digitaler Einblick in den Bearbeitungsstatus für eine bessere Kontrolle.

Warum du dich mit der E-Rechnung beschäftigen solltest

Mit der E-Rechnung sparst du nicht nur Zeit und hast zahloreiche Vorteile, sondern erfüllst auch gesetzliche Anforderungen. Ab 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich – für dich bedeutet das: Rechnungen müssen digital übermittelt und in einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt werden. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen enthalten E-Rechnungen maschinenlesbare Daten, die automatisch von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden können.

Bin ich von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich E-Rechnungen verwenden – egal, ob du haupt- oder nebenberuflich selbstständig bist. Ab 2028 gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer. Wer bereits Rechnungen an Bundesbehörden stellt, ist jetzt schon zur E-Rechnung verpflichtet.

Für den B2C-Bereich gilt diese Pflicht nicht, jedoch benötigst du das Einverständnis des Kunden, wenn du E-Rechnungen versenden möchtest. Beachte außerdem, dass du auch E-Rechnungen deiner Lieferanten verarbeiten können musst.

Du bist unsicher, ob du von der Pflicht betroffen bist? Finde es schnell mit diesem Selbsttest heraus.

Wie erstelle ich eine korrekte E-Rechnung?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten zur Erstellung einer E-Rechnung:
  • Falls du noch keine E-Rechnungssoftware besitzt, kannst du eine E-Rechnung schnell und unkompliziert mit einem kostenlosen E-Rechnungsgenerator erstellen. Solche Generatoren sind ideal für gelegentliche Rechnungen. Sie erfüllen die grundlegenden Anforderungen an die Unveränderbarkeit, jedoch nicht alle Anforderungen der GoBD, da eine GoBD-konforme Speicherung oft fehlt.
  • Für eine rechtssichere und professionelle Lösung empfiehlt sich eine E-Rechnungssoftware wie sevdesk. Diese Software erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, speichert Daten sicher und bietet Funktionen wie automatische Speicherung von Kontaktdaten und fortlaufende Rechnungsnummernvergabe.

Was kostet das Erstellen einer E-Rechnung?

Grundsätzlich können E-Rechnungen mit einem kostenlosen E-Rechnungsgenerator erstellt werden, ideal für gelegentliche Rechnungen ohne umfangreiche Funktionen. Allerdings erfüllen Generatoren oft nicht alle Anforderungen der GoBD und bieten nur begrenzte Funktionalität.

Für Unternehmen, die regelmäßig E-Rechnungen erstellen und eine rechtssichere Lösung suchen, ist eine professionelle E-Rechnungssoftware die bessere Wahl. Einfache E-Rechnungslösungen für kleine Unternehmen oder Freiberufler, wie etwa sevdesk, liegen bei rund 19 € pro Monat. Dieses E-Rechnungsprogramm bietet zudem eine kostenlose Testphase von 14 Tagen an, sodass du prüfen kannst, ob die Software deinen Anforderungen entspricht, bevor du dich langfristig entscheidest.

Wie erleichtert dir eine E-Rechnung Software den Alltag?

Eine E-Rechnung Software ist deine zentrale Plattform, die den gesamten Rechnungsprozess einfach und effizient abwickelt. Vom Erstellen der Rechnung bis zur Nachverfolgung des Zahlungsstatus – alle Schritte lassen sich digital und mit wenigen Klicks erledigen. So behältst du jederzeit den Überblick über alle Rechnungen und minimierst Fehler. Für dich bedeutet das: weniger Verwaltungsaufwand und mehr Zeit für dein Kerngeschäft.

Deine Vorteile im Überblick:
  • Automatische Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen: Eine passende Software sorgt dafür, dass alle E-Rechnungen den rechtlichen Vorgaben entsprechen.
  • Keine zusätzlichen Kosten oder aufwendige Implementierung: Einfache Anwendung ohne teure Zusatzkosten oder komplizierte Einrichtung.
  • Effizienzsteigerung durch den Fokus auf das Kerngeschäft: Weniger Verwaltungsaufwand und mehr Zeit für wichtige Aufgaben.
  • Schnelle und korrekte Rechnungsstellung für verbesserte Liquidität: Optimierter Cashflow dank zeitnaher Rechnungsbearbeitung.
  • Digital überall und jederzeit einsehbar: Greife flexibel von jedem Ort auf deine Rechnungen zu.
  • Übermittlung nahezu in Echtzeit: Rechnungen werden in kürzester Zeit digital versendet.

Wer benötigt eine E-Rechnung Software?

Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, die B2B-Geschäfte tätigen. Doch eine E-Rechnung Software bietet weit mehr als nur rechtliche Sicherheit – sie vereinfacht deinen gesamten Rechnungsprozess und schafft einen echten Mehrwert. Hier ein Überblick, wie verschiedene Nutzergruppen profitieren können:

  • Freiberufler & Selbstständige
    Die E-Rechnung Software vereinfacht die Rechnungsstellung und reduziert den Verwaltungsaufwand, sodass du schon jetzt sicherstellst, dass alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllt sind. Bedenke: Auch wenn du Rechnungen an Endkunden (B2C) erstellst und keine E-Rechnung nach EN16931 verschicken musst, kannst du dennoch E-Rechnungen von Lieferanten erhalten, die elektronisch verwaltet werden müssen.
  • Kleinunternehmer
    Obwohl Kleinunternehmer oft von Umsatzsteuererleichterungen profitieren, gilt die E-Rechnungspflicht auch hier für B2B-Rechnungen. Eine E-Rechnung Software hilft dir dabei, alle Fristen und Anforderungen problemlos einzuhalten – idealerweise bereitest du dich bereits jetzt auf die Umstellung vor.

 Deine Vorteile einer E‑Rechnung Software

Zeitersparnis bei Rechnungsstellung

Eine E‑Rechnung Software ermöglicht es dir, Rechnungen in wenigen Klicks zu erstellen. Durch die Vorlagen und automatischen Pflichtfeldprüfungen sparst du dir das mühsame Nachbearbeiten und kannst sicher sein, dass alle relevanten Daten enthalten sind.

Rechtskonformität garantiert

Deine Rechnungen müssen den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Die E‑Rechnung Software sorgt automatisch dafür, dass deine Dokumente das richtige Format haben und alle Pflichtangaben enthalten. Das gibt dir Sicherheit und schützt dich vor möglichen Bußgeldern.

Mehr Überblick und weniger Fehler

Mit der Software hast du deine Rechnungen jederzeit im Blick. Du siehst auf einen Blick, welche Rechnungen bereits verschickt, bezahlt oder überfällig sind. Fehler bei der Rechnungserstellung gehören der Vergangenheit an, und du kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

Zukunftssicherheit für dein Business

Die Digitalisierung schreitet voran, und mit der E‑Rechnung Software machst du einen wichtigen Schritt in die Zukunft. Du kannst nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch deine Effizienz steigern und professioneller gegenüber deinen Geschäftspartnern auftreten.

So findest du die richtige E‑Rechnung Software für dein Business

Die Wahl der passenden E-Rechnungssoftware hängt von deinen individuellen Anforderungen ab. Egal, ob du als Freiberufler, Kleinunternehmer oder Selbstständiger agierst – die richtige Software sollte die Funktionen bieten, die in deinem Betrieb benötigt werden. Achte bei der Auswahl auf folgende Punkte:

  • Einfache Handhabung: Gerade als Selbstständiger sollte die Software intuitiv bedienbar sein, damit du nicht unnötig Zeit verlierst.
  • Cloud-Optionen: Mit einer cloudbasierten Lösung hast du jederzeit und von überall Zugriff auf deine Rechnungen und Belege – das bietet Flexibilität und Sicherheit.
  • Integration: Verbindungen zu Online-Banking und ELSTER erleichtern dir das Finanzmanagement und die Steuererklärungen

Fazit

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern auch eine Chance, dein Unternehmen effizienter und professioneller zu gestalten. Mit der richtigen E‑Rechnung Software sparst du Zeit, reduzierst Fehler und stellst sicher, dass du alle rechtlichen Anforderungen erfüllst. Eine passende Softwarelösung unterstützt dich dabei, deine Buchhaltung zukunftssicher und einfach zu gestalten. Warte nicht bis 2025 – mach dich jetzt bereit und finde die ideale Lösung für dein Business!