Was ist eine E-Rechnung?

Nach EU-Richtlinie 204/55/EU ist eine elektronische Rechnung als Rechnung definiert, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, um die automatische und elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Zwar werden auch unstrukturierte, also rein bildhafte Datenformate wie eine eingescannte Rechnung auf Papier oder in den Formaten .jpg, .tif oder .pdf häufig als elektronische Rechnung bezeichnet, fallen jedoch nicht in diese Definition. Laut Definition sind folgende Rechnungsformate rechtsgültig:

  • Strukturierte Datenformate aus ausschließlich strukturierten Daten wie z.B. EDI, XML oder XRechnung
  • Hybride Datenformate, die aus strukturierten Daten und einer Bilddatei bestehen wie z.B. ZUGFeRD oder PDF/A

Als Übertragungswege sind dabei unter Anderem Computer-Fax, DE-Mail, E-Mail, E-Post, Fax-Server oder Web-Download möglich.

Einführung der E-Rechnung

Damit Geschäftsprozesse einfacher und effizienter von Statten gehen, wurden im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes am 01. Juli 2011 elektronische und herkömmliche Rechnungen auf Papier gleichgesetzt. Dies erfolgt durch die Umsetzung der Richtlinie 2010/45/EU und eine Änderung des §14 UStG. Mit Inkrafttreten des §4a des E-Government-Gesetzes am 01. Mai 2017 kann die Bundesregierung per Rechtsverordnung Vorgaben über die Ausgestaltung einer E-Rechnung erlassen.

Mit der E-Rechnungsverordnung (ERechV), die zum Großteil seit 01. November 2018 in Kraft getreten ist, machte die Bundesregierung von diesem Recht Gebrauch. Der in diesem Rahmen veröffentlichte Datenaustauschstandard XRechnung behandelt die technische Ausgestaltung einer E-Rechnung und gibt dazu detaillierte Vorgaben. Ab dem 27. November 2020 musst du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend elektronisch erstellen.

Was ist ZUGFeRD?

E-Rechnung mit ZUGFeRD – wie funktioniert eine E-Rechnung?

ZUGFeRD, kurz für Zentraler USER Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland ist ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen. Dieses erlaubt den Austausch strukturierter Daten zwischen dir als Rechnungssteller und dem Rechnungsempfänger. Es kann sowohl in der öffentlichen Verwaltung, der Wirtschaft, Unternehmen jeglicher Größe als auch von Verbrauchern genutzt werden. Es ist sowohl innerhalb der EU als auch international kompatibel und frei verfügbar.

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat aus einer codierten XML-Datei und einer bildhaften Darstellung im Standard des PDF/A-3. Die beiden Dateien sind inhaltlich identisch. Die XML-Datei enthält die strukturierten Daten, die für die Maschine lesbar sind und automatisch weiterverarbeitet werden können. Das PDF ist die visuelle Darstellung der E-Rechnung, die vom Menschen lesbar ist und durch den PDF-A-3-Standard für die Langzeitspeicherung nach den Anforderungen der Aufbewahrungspflicht geeignet ist.

Das Rechnungsformat ZUGFeRD wird dabei von vielen Seiten unterstützt und gefördert. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Kooperation mit Ministerien, Unternehmen und Verbänden entwickelt.

Anders als die XRechnung als nationaler Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland, bei der klar geregelt ist, wer das Rechnungsformat pflegt, wie Updates erfolgen etc. und welche damit zukunftssicher ist, war ZUGFeRD dies zunächst nicht. XRechnung erfüllt als Anwendungsspezifikation – der Core Invoice User Specification (CIUS) – des CEN-Datenmodells – die Anforderungen der europäischen Norm und ist vollständig dokumentiert, kostenlos verfügbar und unabhängig von der Technologie einsetzbar. Was eine problemlose Integration in bestehende Systemlösungen von Dienstleistern im IT-Bereich ermöglicht. Allerdings erlaubt der europäische Standard keine Hybridlösungen, weshalb ZUGFeRD überarbeitet werden musste.

Mit ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X ist es möglich, die beiden Komponenten der Rechnung, die XML-Datei und die PDF-Datei getrennt voneinander oder die XML-Datei mit den strukturierten Daten einzeln zu verschicken. Dieses Rechnungsformat kann nun ebenfalls wie die XRechnung von allen öffentlichen Verwaltungen in Europa empfangen und automatisch weiterverarbeitet werden.

E-Rechnung  – Vor- und Nachteile

Vorteile einer E-Rechnung

  • Kostenersparnis für Ablageordner, Bearbeitung, Druckertinte, Papier, Porto
  • Ökologischer Nutzen durch Einsparung von Papier etc.
  • Einsparung von Arbeitszeit, da bestimmte Vorgänge wie Druck, Kuvertierung, Frankierung und Postwege wegfallen
  • Höhere Effizienz durch Automatisierung, da keine manuelle Rechnungserfassung notwendig ist
  • direkte Einspeisung und Verarbeitung im System, dadurch werden Kommunikationsverluste vermieden
  • Digitale Aufbewahrung und Archivierung, damit Ersparnis von Lagerfläche für Ordner
  • E-Rechnung kann am PC abgerufen und eingesehen werden
  • E-Rechnung kann schneller beglichen werden, da die Übermittlung an den Kunden in Echtzeit abläuft
  • Größere Kunden können erreicht werden, die komplett digitale und automatisierte Geschäftsprozesse fordern
  • Gesteigerte Liquidität kann für das Begleichen von Eingangsrechnungen mit Skonto genutzt werden
  • Pflicht zur elektronischen Signatur entfällt

Nachteile einer E-Rechnung

  • E-Rechnung muss ebenfalls alle Pflichtbestandteile einer Rechnung laut §14 UStG enthalten
  • Rechnung muss echt, der Inhalt unversehrt und lesbar sein, was die Wahl eines geeignetes Rechnungsformats für die EDV erfordert
  • Innerbetriebliches Kontrollverfahren ist notwendig, um sicherzustellen, dass ein Bezug zwischen Leistung bzw. Ware und Rechnung besteht, also sich diese entsprechen
  • Die Archivierung der E-Rechnung über 10 Jahre sowie deren Lesbarkeit in diesen Zeitraum muss gewährleistet sein
  • Deine Kunden müssen der Nutzung einer E-Rechnung zustimmen. Dazu bedarf es einer schriftlichen Einverständniserklärung oder der Zahlung einer elektronisch eingegangenen Rechnung
  • Lesebestätigung sollte sinnvollerweise eingerichtet werden, um den Eingang der E-Rechnung prüfen zu können

E-Rechnung für Kommunen

Bis zum 18. April 2020 sind alle Kommunen verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu empfangen und verarbeiten zu können. Um die Einführung der E-Rechnung in Kommunen zu erleichtern, hat der Deutsche Landkreistag einen Leitfaden herausgebracht. Der erste Teil beschäftigt sich mit den Vorteilen und den sich ergebenden Herausforderungen durch die Einführung. Der zweite Teil hat die Umsetzung der elektronischen Workflows in der öffentlichen Verwaltung zum Thema und bietet Beispiele aus der Praxis.

E-Rechnung ohne Signatur

Bereits seit 2011 akzeptiert das Finanzamt eine E-Rechnung, die du per E-Mail versendet oder zum Web-Download bereitgestellt hast, auch ohne digitale Signatur. Durch die Änderung des §14 UStG wurde die Signaturpflicht rückwirkend zum 01. Juli 2011 außer Kraft gesetzt.

Zwar muss nach dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren die E-Rechnung auf Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit geprüft werden, jedoch soll damit lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden. Diese muss nicht gesondert dokumentiert bzw. digital signiert werden, was ein Schreiben des Finanzministeriums festlegt.