Was ist eine Nettorechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, welches die Abrechnung über eine Leistung oder Lieferung beinhaltet. Unterschieden wird in Netto- und Bruttorechnungen. Als Nettorechnung wird eine Rechnung ohne Ausweisung der Umsatzsteuer bezeichnet. Das heißt, für eine Leistung im Wert von 100 EUR werden auch nur 100 EUR in Rechnung gestellt. Die Bruttorechnung ist die Rechnung mit Ausweisung der Umsatzsteuer. Für eine Leistung im Wert von 100 EUR werden je nach gültigem Mehrwertsteuersatz 107 EUR (7% MwSt) oder 119 EUR (19% MwSt) in Rechnung gestellt. Die Umsatzsteuer wird vom Unternehmer an das Finanzamt abgeführt.

Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer?

In Deutschland werden die Begriffe Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer meist gleichwertig genutzt. Steuerrechtlich ist die Bezeichnung „Umsatzsteuer“ exakter. Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Steuer. Sie besteuert das Entgelt von Dienstleistungen und Waren.

Die Kleinunternehmerregelung

Wer als Freiberufler oder Gewerbetreibender beginnt, hat bei der Gewerbeanmeldung die Möglichkeit, sich unter bestimmten Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung zu entscheiden. Die Kleinunternehmerregelung ist im Paragraf 19 des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Sie stellt eine Vereinfachungsregelung für kleine Unternehmen dar.

Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung:

  • Jahresumsatz im Vorjahr unter 17.500 EUR
  • geschätzter Umsatz im laufenden Kalenderjahr nicht über 50.000 EUR

Für Gewerbetreibende und Freiberufler, die die Kleinunternehmerregelung nutzten dürfen, gilt:

  • keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung
  • keine Ausweisung der Umsatzsteuer auf Rechnungen
  • keine Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt
  • kein Vorsteuerabzug

Vorteile der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung führt zu einer deutlichen Vereinfachung der Buchführung. Vor allem Jungunternehmer, die ihre ganze Kraft in den Aufbau des Unternehmens investieren müssen, werden spürbar entlastet. Der Wegfall der Umsatzsteuer führt dazu, dass die Preise für Privatkunden deutlich günstiger ausfallen.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Trotz der Erleichterungen sollte jeder Kleinunternehmer sorgfältig überlegen, ob die Kleinunternehmerregelung für ihn geeignet ist. Sie hat auch Nachteile. Mit der Umsatzsteuerbefreiung entfällt die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs. Vorsteuerabzug bedeutet, dass ein Unternehmer, der beispielsweise Maschinen mit einem Nettowarenwert von 10.000 EUR kauft, die darauf anfallende Mehrwertsteuer von 19 Prozent (1.900 EUR) vom Finanzamt im Rahmen der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer geltend machen kann.

Der Kleinunternehmer, für den eine Umsatzsteuerbefreiung nach §19 UStG gilt, bezahlt 11.900 EUR für die Maschinen. Der nicht von der Regelung betroffene Unternehmer zahlt zunächst auch 11.900 EUR, erhält bei Einreichen der Rechnung im Rahmen der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung 1.900 EUR vom Finanzamt erstattet.

Die Kleinunternehmerregelung ist geeignet, wenn Unternehmer

  • viele Privatkunden haben
  • geringe Ausgaben für den Wareneinsatz usw. haben
  • zunächst nebenberuflich selbstständig tätig sind

Die Kleinunternehmerregelung ist nicht geeignet für Unternehmer, die

  • viele Geschäftskunden haben
  • hohe Ausgaben für Wareneinsatz und Investitionen haben

Hinweis: Die Kleinunternehmerregelung gilt so lange, wie das Unternehmen die Voraussetzungen dafür erfüllt.

Merkmale der Kleinunternehmerrechnung

Die von einem umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmer ausgestellte Rechnung muss einen Verweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG enthalten. Es ist nicht geregelt, wie dieser Hinweis genau aussehen muss. Möglich ist zum Beispiel die Formulierung:

  • „Auf Grund der Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 1 UStG umsatzsteuerbefreit.“ oder
  • „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Inhalte einer Kleinunternehmerrechnung

  • Name und Anschrift des Kleinunternehmers (ggf. mit Angaben zur Betriebsform)
  • Name und Anschrift des Auftragnehmers
  • die vom Finanzamt erteilte Steuernummer
  • Rechnungsnummer
  • Datum der Rechnungslegung
  • Datum der Leistungserbringung
  • Bezeichnung und Umfang der Leistung
  • Preis (Einzelpreise und Gesamtpreis)
  • Zahlungsziel
  • Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung entsprechend § 19 UStG

Achtung: Rechnungen an private Endkunden für grundstücksbezogenen Dienstleistungen müssen einen zusätzlichen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht enthalten.

Die erforderlichen Inhalte von Rechnungen sind detailliert im § 14 UStG beschrieben.

Kleinunternehmerrechnungen innerhalb der EU

Wer in Deutschland von der Kleinunternehmerregelung profitiert, muss bei Lieferung von Waren oder Dienstleistungen in andere Länder der EU die geltenden gesetzlichen Bestimmungen beachten. Oft ist für die freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit von Kleinunternehmern innerhalb der EU die Umsatzsteuer-ID erforderlich. Diese erhältst du auf formlosen Antrag bei deinem zuständigen Finanzamt.

Verkauf von Waren innerhalb der EU

Wer als Kleinunternehmer Waren an Privatpersonen (B2C) oder Unternehmen (B2B) innerhalb der EU verkauft, kann eine Nettorechnung mit Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung genau wie bei Warenverkäufen innerhalb Deutschlands erstellen. Die Angabe der Umsatzsteuer-ID oder die Ausweisung einer Umsatzsteuer sind nicht notwendig.

Verkauf von Dienstleistungen innerhalb der EU

Beim Verkauf von Dienstleistungen innerhalb der EU ist eine Unterscheidung des Empfängers erforderlich. Bei Dienstleistungen für private Endkunden (B2C) erfolgt die Erstellung der Nettorechnung genau wie innerhalb Deutschlands. Enthalten sein muss der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Die Angabe der Umsatzsteuer-ID ist nicht notwendig.

Anders verhält es sich beim Verkauf von Dienstleistungen an Unternehmen innerhalb der EU. Die Angabe der Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung ist verpflichtend. Es gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Der Unternehmer, der im EU-Ausland die Dienstleistung des deutschen Kleinunternehmers in Anspruch nimmt, muss die Umsatzsteuer an das für ihn zuständige Finanzamt abführen.

Worum handelt es sich beim Reverse-Charge-Verfahren?

Bei Dienstleistungen innerhalb der Europäischen Union kommt das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung. Dieses ist eine Umkehrung der Steuerschuld und bewirkt, dass nicht wie innerhalb Deutschlands ausschließlich der Dienstleister eine Umsatzsteuer zahlen muss, sondern dass der Kunde durch den Kauf steuerpflichtig wird. Das Reverse-Charge-Verfahren stellt gewissermaßen eine Umkehrung der Steuerschuld dar.

Der Ablauf ist so: Ein Kleinunternehmer erstellt für eine Dienstleistung an ein Unternehmen in der EU eine Kleinunternehmerrechnung mit dem Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung entsprechend § 19 UStG. Der Kunde schlägt auf den Gesamtbetrag die in seinem Land gültige Mehrwertsteuer auf und führt diese an das zuständige Finanzamt ab. Die Angabe der Umsatzsteuer-ID auf Kleinunternehmerrechnungen ist erforderlich, um das Reverse-Charge-Verfahren im Zielland reibungslos abwickeln zu können.

Hinweis: Anders als Kleinunternehmer sind umsatzsteuerpflichtige Unternehmer verpflichtet, regelmäßig für alle Dienstleistungen, die vom Reverse-Charge-Verfahren betroffen sind, eine Meldung an das Finanzamt abzugeben.

Annahme von Dienstleistungen innerhalb der EU

Das Reverse-Charge-Verfahren findet auch Berücksichtigung, wenn ein Kleinunternehmer in Deutschland die Dienstleistung eines Unternehmens aus EU-Ländern in Anspruch nimmt. Aus diesem Grund ist die Mitteilung der Umsatzsteuer-ID selbst bei Inanspruchnahme von Leistungen unverzichtbar.

Nettorechnungen schreiben als Privatperson

Grundsätzlich gibt es nur zwei Personengruppen, die Rechnungen schreiben dürfen, ohne dass sie ein Gewerbe angemeldet haben. Das sind Freiberufler wie Künstler, Architekten und Schriftsteller sowie auch Privatpersonen.

Privatpersonen sind berechtigt, Rechnungen für ihre Leistungen zu schreiben. Zum Beispiel Studenten, die sich etwas hinzuverdienen und damit nicht einer regelmäßigen Tätigkeit nachgehen, können Rechnungen ausstellen. Auch bei privaten Verkäufen ist häufig eine Privatrechnung erforderlich. Wichtig ist, dass kein unternehmerisches Interesse erkennbar sein darf.

Grundsätzlich gilt für Privatpersonen automatisch die Kleinunternehmerregelung. Das heißt, Privatpersonen schreiben eine Nettorechnung ohne Ausweisung einer Umsatzsteuer. Häufig verlangen Kunden von Privatpersonen die Ausweisung der Umsatzsteuer auf der Rechnung. Das ist nicht rechtmäßig und kann dazu führen, dass das Finanzamt die ausgewiesene Umsatzsteuer im Nachhinein vom Verkäufer einfordert.

Welche Merkmale muss eine Privatrechnung enthalten?

Die von einer Privatperson erstellte Rechnung muss den Hinweis enthalten, dass es sich um eine Privatrechnung handelt. Das könnstest du zum Beispiel so formulieren:

„Die durchgeführten Arbeiten wurden privat erbracht und unterliegen der Umsatzsteuerbefreiung entsprechend § 19 Abs. 1 UStG.“

Hinweis: Die Steuerbefreiung auf Grundlage der Kleinunternehmerregelung gilt unabhängig davon, ob du eine Privatrechnung an eine Privatperson oder an ein Unternehmen schreibst.

Privatrechnungen bei Verkäufen auf Ebay und Co.

Privatverkäufer werden bei Verkäufen auf Online-Plattformen häufig um die Ausstellung einer Rechnung gebeten. Für Gewerbetreibende oder Freiberufler liegt die Ursache darin, dass sie einen Beleg zum Nachweis ihrer Ausgaben benötigen. Beim Verkauf an Privatpersonen gilt diese Rechnung vor allem als Quittung. Entsprechend § 368 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) ist der Käufer berechtigt, diese zu verlangen.

Hinweis: Die Angabe der Steueridentifikationsnummer auf einer Privatrechnung ist nicht notwendig!

Inhalte einer Privatrechnung

Rechnungen von Privatpersonen müssen folgende Inhalte enthalten:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Name und Anschrift des Auftragnehmers
  • Datum der Rechnungslegung
  • Datum der Leistungserbringung
  • Bezeichnung und Umfang der Leistung
  • Preis (Einzelpreise und Gesamtpreis)
  • Verweis darauf, dass es sich um eine Privatrechnung handelt
  • Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung entsprechend § 19 UStG

Brutto- und Nettorechnungen

Während Kleinunternehmer und Privatpersonen Nettorechnungen nach den o. g. Vorgaben schreiben können, sind Bruttorechnungen etwas komplizierter. Zunächst musst du prüfen, ob die Waren oder Dienstleistungen den ermäßigten (7%) oder den normalen Mehrwertsteuersatz (19%) erfordern. Für welche Waren und Dienstleistungen der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 7% gilt, regelt § 12 UStG.

Alle auf einer Bruttorechnung ausgewiesenen Waren oder Dienstleistungen müssen als Netto- und Bruttopreise dargestellt werden. Die Angabe der jeweils gültigen Mehrwertsteuer ist unabdingbar.

Es gilt: Nettopreis + Umsatzsteuer = Bruttopreis

Zeitersparnis durch Online-Formulare

In den meisten Fällen schreiben Existenzgründer und Kleinunternehmer ihre Rechnungen selbst. Doch Zeit ist Geld! Wir haben zur Unterstützung hilfreiche Vorlagen und Tools zum Erstellen von Rechnungen, die den Anforderungen des UStG entsprechen, zusammengestellt.

Du musst lediglich entscheiden, welche Art der Rechnung du benötigst und die geforderten Angaben eintragen. Im Handumdrehen ist deine Rechnung fertig, ohne lästiges Ausrechnen von Mehrwertsteuerbeträgen.