Rechnungen

PayPal Rechnung erstellen

Du möchtest eine PayPal Rechnung erstellen? Wie du hierzu vorgehen musst und was es dabei zu beachten gibt, erfährst du in nachfolgendem Artikel. Voraussetzung, um überhaupt eine PayPal Rechnung erstellen zu können, ist ein Konto bei PayPal.

Was ist PayPal

Bei PayPal handelt es sich um einen Bezahldienst, der es beispielsweise deinen Kunden erlaubt, ihre Einkäufe in deinem Shop zu bezahlen. In der heutigen Zeit zählt dieser Bezahldienst zu den bekanntesten und erfolgreichsten auf der ganzen Welt. PayPal selbst bietet sowohl dir als Verkäufer als auch dem Käufer den bewährten Käufer- und Verkäuferschutz an.

Erstellen einer PayPal Rechnung

Um einen Zahlungseingang ordentlich verbuchen zu können, brauchst du auch bei einem Verkauf über PayPal eine Rechnung. Die Frage, die sich dir jetzt sicherlich stellt, lautet, wie du eine PayPal Rechnung schreiben kannst. Du kannst beruhigt sein, denn das geht ganz einfach. Du kannst das entweder mit Rechnungsvorlagen erledigen oder die PayPal Rechnung direkt aus deinem PayPal-Konto heraus erstellen. Allerdings gibt es zum Thema PayPal Rechnung, einiges in deiner Buchhaltung zu beachten.

  • Dein PayPal-Konto stellt ein klassisches Konto dar, welches du in erster Linie für Zahlungseingänge nutzt. Aus diesem Grund musst du es auch buchhalterischer Sicht genauso behandeln wie deine anderen Geschäftskonten. Das bedeutet, dass du das PayPal-Konto wie ein Bankkonto in deiner Buchhaltung führen musst. Du musst also für dieses ein eigenes Buchhaltungskonto anlegen.
  • Alle Kontoauszüge deines PayPal-Kontos musst du wie herkömmliche Kontoauszüge einer Bank betrachten. Das heißt, dass du diese in deiner Buchhaltung als Bankbelege abheften und entsprechend archivieren musst. Auch hier gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.
  • Bei jedem Zahlungsempfang zieht dir PayPal Gebühren vom Rechnungsbetrag ab. Diese Gebühren kannst du als Betriebsausgaben verbuchen. Allerdings ist in diesen Gebühren keine Umsatzsteuer enthalten. Das bedeutet, dass du auch keine Vorsteuer geltend machen kannst.

Wer ist zur Rechnungsstellung verpflichtet?

Nicht immer ist ganz klar, wer eigentlich eine Rechnung schreiben muss. Doch auch dies kannst du dir recht einfach merken. Du bist als Unternehmer, Selbstständiger oder auch Freiberufler immer dann zur Rechnungsstellung verpflichtet, wenn folgende Begebenheiten vorliegen:

  • Eine Rechnung erstellen musst du, wenn du eine Leistung für andere Unternehmen oder eine juristische Person, beispielsweise für eine GmbH oder jede andere Kapitalgesellschaft erbringst.
  • Wenn du eine Leistung für Privatpersonen erbringst, bei denen es um Lieferungen oder Leistungen geht, welcher der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Auch bei der Durchführung von sogenannten handwerklichen und haushaltsnahen Dienstleistungen musst du eine Rechnung für private Personen erstellen. Hier muss der Arbeitslohn separat auf der Rechnung ausgewiesen werden.

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Pflichtangaben auf einer PayPal Rechnung

Eine PayPal Rechnung gilt als herkömmliche Rechnung. Das bedeutet, dass du auf dieser Rechnung auch die sonst erforderlichen Pflichtangaben aufführst. Diese Pflichtangaben lauten wie folgt:

  • Der vollständige Name und die vollständige Anschrift von dir als Rechnungssteller
  • Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers, die sogenannte Rechnungsadresse
  • Deine Steuernummer und deine Umsatzsteuer-ID
  • Das Rechnungsdatum
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Die Menge und die Art der gelieferten Waren oder den genauen Umfang der erbrachten Leistung
  • Den Leistungszeitraum oder den Zeitpunkt der Lieferung
  • Den Nettobetrag für die Lieferung oder Leistung
  • Vereinbarte oder festgelegte Zahlungsminderungen wie beispielsweise Rabatte oder Skonto
  • Der gültige angewendete Steuersatz und den Steuerbetrag

Anleitung: Rechnung mit PayPal erstellen und senden

Wie bereits erwähnt brauchst du ein PayPal-Konto, um deinen Kunden den Bezahldienst anbieten zu können und in Folge dessen eine PayPal Rechnung erstellen zu können. Um bei PayPal automatisch eine Rechnung erstellen zu können, musst du dich zunächst in deinem Konto anmelden. Dort musst du folgende Schritte ausführen:

  1. Die Anmeldung erfolgt mit den Zugangsdaten für dein PayPal-Konto.
  2. Nach erfolgter Anmeldung klickst du mit der linken Taste deiner Maus auf das Feld „Geld anfordern“.
  3. Im nächsten Schritt musst du dort „Rechnung erstellen“ auswählen und suchst dir eine passende Vorlage aus oder verwendest ein leeres Formular.
  4. Die ausgewählte Vorlage für die PayPal Rechnung musst du dann Feld für Feld ausfüllen. Prüfe am Ende nochmals alle Eingaben von dir.
  5. Willst du die PayPal Rechnung senden, kannst du dies per E-Mail erledigen. Dafür einfach auf den Button „Rechnung versenden“ klicken. Alternativ kannst du auch den Link, den du beim PayPal Rechnung erstellen bekommst, an deine Kunden senden. Beide Optionen sind rechtsgültig.
  6. Empfohlen wird, dass du dir am Ende die Rechnung per Vorschau noch einmal überprüfst und notfalls korrigierst.
  7. Wenn du willst, kannst du für weitere PayPal Rechnungen eine Vorlage abspeichern. Dazu musst du einfach auf „Rechnung speichern“ klicken.

Wie viel kostet es, eine Rechnung mit PayPal zu senden?

Die gute Nachricht lautet, dass für die Erstellung einer PayPal Rechnung keine Gebühren anfallen. In dieser Regelung ist auch das gebührenfreie Senden dieser Rechnung beinhaltet. Allerdings berechnet dir PayPal für jeden Zahlungseingang eine Gebühr. Die Höhe dieser Gebühr ist aber von Land zu Land unterschiedlich. Als gewerblicher Händler kannst du aber von Vorzugskonditionen profitieren.

In Deutschland beträgt beispielsweise die Gebühr für eine Transaktion bis zu einem Betrag von 2.000 Euro eine Festgebühr von 0,35 € plus 2,49 % vom Gesamtbetrag der Transaktion.

Fazit

Du kannst die Rechnungen zu deinen Zahlungseingängen mit einer Rechnungsvorlage oder per PayPal Rechnung erstellen. Eine PayPal Rechnung ist wie eine herkömmliche Rechnung zu behandeln und muss deshalb auch alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten. Für jede Transaktion werden dir von PayPal Gebühren berechnet, welche von Land zu Land verschieden hoch sind. Das PayPal Rechnung erstellen und senden sind allerdings gebührenfrei. Aus buchhalterischer Sicht musst du für das PayPal Konto ein eigenes Buchhaltungskonto anlegen und es wie ein normales Bankkonto behandeln.