Rechnung auf Englisch schreiben

Rechnung auf Englisch schreiben – ist das erlaubt?

Wenn du als Unternehmer Rechnungen an internationale Geschäftskunden versenden möchtest, verwendest Du dazu die jeweilige Landessprache des Kunden oder die gängige Handelssprache Englisch. Zwar ist es Dir erlaubt, diese auch in Deutsch zu verfassen, jedoch kannst Du mit der Ausführung in Englisch oder der Landessprache gewährleisten, dass der Kunde die Rechnung problemlos verstehen kann. In der Abgabenordnung (AO) als zentrales Gesetz des deutschen Steuerrechts ist jedoch Deutsch als Amtssprache vorgesehen, weshalb die Rechnung ebenfalls in deutscher Ausführung vorliegen muss. Andernfalls kann das Finanzamt von Dir verlangen, eine beglaubigte Übersetzung der Rechnung vorzulegen.

Kommst Du dieser Forderung nicht nach, darf das Finanzamt einen Dolmetscher bzw. Übersetzer mit der Übersetzung in die deutsche Sprache beauftragen und Dir die Kosten in Rechnung stellen. Daher solltest Du, falls Du eine Rechnung auf Englisch schreiben möchtest, immer zusätzlich eine deutsche Ausführung verfassen, die auf das Vorhandensein einer Ausführung dieser Rechnung in Fremdsprache hinweist. Allerdings musst Du dabei beachten, dass Du Rechnungsnummern nicht mehrfach vergeben darfst und die auf der Rechnung befindlichen Inhalte vollkommen identisch sind. Seit dem 25.10.2013 erlaubt das deutsche Bundesministerium für Finanzen bestimmte Formulierungen von Pflichtangaben in Fremdsprachen, die es Dir ermöglichen, unter Anderem auch englische Begriffe in Deinen deutschsprachigen Rechnungen zu verwenden. Um welche es sich dabei handelt, kannst Du über das entsprechende Schreiben des Ministeriums herausfinden.

Rechnung auf Englisch ausstellen – das gilt es zu beachten

Eine weitere Besonderheit, die sich ergibt, wenn Du eine Rechnung auf Englisch schreiben bzw. eine Rechnung ins Ausland verschicken möchtest, liegt in der Umsatzsteuerregelung, die vom Leistungsort abhängig ist. Im üblichen Fall ist der Leistungsort gleichbedeutend mit dem Sitz Deines Unternehmens, also Deutschland. Daher unterliegt die Dienstleistung oder die Ware, welche du in Rechnung stellst, der deutschen Umsatzsteuerpflicht. Das bedeutet, dass Du die Umsatzsteuer an das Finanzamt in Deutschland abführen musst. Schreibst Du allerdings eine Rechnung ins Ausland, kann der Leistungsort ein anderer sein, was sich wiederum auf die Umsatzsteuer auswirkt.

Was die Umsatzsteuer betrifft, ist die Regelung dabei sowohl von der Art des Unternehmertums als auch des jeweiligen Landes abhängig, in das die Rechnung gestellt werden soll. Verschiedene Differenzen gelten dabei zwischen dem Ausland innerhalb der EU und Drittländern.

Wie schreibt man eine Rechnung in das EU-Ausland?

1. Fall: Beide Parteien sind Regelunternehmer

Regelunternehmer sind Unternehmer im Besitz einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, welche ihre Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Wenn Du als Regelunternehmer nun Dienstleistungen oder Waren an deinen Kunden im EU-Ausland verkaufst, der ebenfalls Regelunternehmer ist, verschiebt sich der Leistungsort zum Kunden und liegt daher nicht mehr bei dir in Deutschland. Damit Du nicht die Umsatzsteuer im Land des Kunden abführen musst, gilt in der EU das Reverse-Charge-Verfahren. Dieses bewirkt eine Umkehrung der Umsatzsteuerschuldnerschaft, wodurch Dein Kunde die Umsatzsteuer anstelle Dir an das Finanzamt an seinem Unternehmenssitz abführen muss. Möchtest Du in diesem Fall eine Rechnung auf Englisch schreiben, erstellt Du diese ohne das Ausweisen einer Umsatzsteuer. Zur Sicherstellung, dass das Reverse-Charge-Verfahren angewendet werden kann, muss Deine Rechnung neben Deiner Umsatzsteuer-ID auch die des Kunden enthalten. Weiterhin muss im Hinweisfeld der Vermerk „Reverse-Charge-Verfahren“ hinterlegt sein. Entscheidend ist dabei wie erwähnt, dass Du die Umsatzsteuer nicht anführst, da Dein Kunde diese sonst doppelt zahlen müsste.

2. Fall: Du bist als einzige Partei Regelunternehmer

Verkaufst Du deine Dienstleistungen oder Waren als Regelunternehmer an einen Kleinunternehmer oder eine Privatperson, verbleibt der Leistungsort in Deutschland und damit auch die Umsatzsteuerpflicht. Das bedeutet, dass Du auf der Rechnung je nach Art der Ware den Regelsteuersatz von 19% oder den ermäßigten Steuersatz von 7% ausweist. Lieferst Du regelmäßig Dienstleistungen oder Waren an ein anderes Land innerhalb der EU, solltest Du die Sonderregelungen wie etwa die Lieferschwelle beachten.

3. Fall: Du bist Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer unterliegst Du der Kleinunternehmerregelung und führst gemäß §19 des Umsatzsteuergesetzes keine Umsatzsteuer ab. Daher bist Du nicht ermächtigt, die Umsatzsteuer auf Deiner Rechnung anzuführen. Willst Du eine Rechnung auf Englisch schreiben, die an einen Kunden im EU-Ausland geht, gilt ebenfalls diese Regelung – unabhängig davon, ob dieser auch ein Kleinunternehmer, eine Privatperson oder ein Regelunternehmer ist.

Wie schreibt man eine Rechnung in Drittländer

1. Fall: Beide Parteien sind Regelunternehmer

Da es sich in diesem Fall um eine grenzüberschreitende Dienstleistung bzw. die Ausfuhrlieferung von Waren handelt, muss diese mittels eines Ausfuhrnachweises bestätigt werden. Dies erfolgt entweder durch den Zoll oder die Spedition, die mit der Lieferung beauftragt wurde. Daher gilt wiederum die Verschiebung des Leistungsortes an Deinen Kunden, weshalb Du auf der Rechnung keine Umsatzsteuer anführst. Prinzipiell kann es sein, dass Du die Dienstleistung oder Warenlieferung im Land des Kunden versteuern musst, weshalb es sich lohnt, im Voraus die Umsatzsteuerregelungen des jeweiligen Drittlandes in Erfahrung zu bringen. Es wurden jedoch mit zahlreichen Drittländern wie etwa der Schweiz Regelungen vereinbart, die vergleichbar mit dem Reverse-Charge Verfahren sind und letzten Endes nicht Du, sondern der Kunde die Umsatzsteuer bei seinem Finanzamt abführen muss.

2. Fall: Du bist als einzige Partei Regelunternehmer

In diesem Fall gilt die Handhabe wie im EU-Ausland, dass der Leistungsort in Deutschland verbleibt und Du die gängigen Umsatzsteuersätze in Deiner Rechnung anführen musst.

3. Fall: Du bist Kleinunternehmer

Auch bei Rechnungsstellung in ein Drittland ändert sich nichts an der Kleinunternehmerregelung und Deine Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausweisen.

Wann erstellt man eine Proforma Rechnung?

Anstelle einer Rechnung kann bei verschiedenen Exportgeschäften in Drittländer eine Proforma Rechnung zum Einsatz kommen. Diese bietet Dir die Möglichkeit, einem Kunden kostenlos Waren zukommen zu lassen, ohne dass Zollgebühren erhoben werden. Da Waren beim Versand in Drittländer aufgrund der Zollbestimmungen immer deklarationspflichtig sind und der Warenwert etwa aus steuerlichen Gründen weiterhin Relevanz besitzen sollen, bietet die Proformarechnung in zahlreichen Fällen eine nützliche Möglichkeit, dass der Kunde für die Einfuhr keine Zollkosten zahlen muss. Die Berechnung dieser basiert auf den Zahlungen, die tatsächlich für die Waren getätigt wurden und wird vermieden, da die Proformarechnung nicht als Zahlungsaufforderung an den Kunden zu verstehen ist.

Diese Art von Rechnung ist quasi als vorgezogene Kopie der eigentlichen Rechnung zu verstehen und muss alle relevanten Angaben enthalten, die in einer herkömmlichen Rechnung auch vermerkt sein müssen. Die Proforma Rechnung ist letzten Endes ein Beleg bzw. eine Art Auftragsbestätigung für den Versand, die am Zoll den Nachweis des Warenwertes erbringt. Beispielsweise kannst Du Sie einsetzen, wenn deine Waren keinen Handelswert besitzen. Dies ist etwa der Fall, wenn Du kostenlose Muster oder Proben verschicken möchtest oder im Rahmen einer Kulanz oder einem Garantiefall Ersatzteile lieferst bzw. ein Austausch von Waren stattfindet. Auch bei Geschenken etwa zur Kundenbindung oder einer Lieferung, wenn der Kunde per Vorkasse gezahlt hat, kann die Proformarechnung zum Einsatz kommen. Wenn Du beispielsweise ein Tochterunternehmen im Ausland hast, stellst Du für Lieferungen zum Eigenbedarf ebenfalls eine Proforma Rechnung aus, damit du den Erwerb im Land des Tochterunternehmens selbst versteuern kannst.

Wie schreibt man eine Rechnung auf Englisch – welche Angaben sind Pflicht?

Wenn Du eine Rechnung auf Englisch, also eine „invoice“ schreiben möchtest, musst Du wie bei der deutschen Ausführung auf verschiedene Angaben achten, ohne die Deine Rechnung nicht vollständig und damit nicht rechtmäßig ist.

• Persönliche Informationen: Die persönlichen Angaben gehören in die Kopfzeile Deiner Rechnung und beinhalten Name und Anschrift Deines Unternehmens. Der englische Begriff dafür ist personal information.
• Daten des Leistungsempfängers: Als Daten des Leistungsempfängers werden Name und Anschrift des Unternehmens Deines Kunden bezeichnet. Im Englischen werden diese customer information
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Schreibst Du eine Rechnung, musst Du Deine Steuernummer, im Englischen VAT number, angeben. Geht die Rechnung an einen Kunden im Ausland, muss diese Deine Umsatzsteuer-ID, auf Englisch EU VAT number, enthalten. Liegt die Rechnung über 10.000 Euro, musst Du zudem den Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers, also Deines Kunden angeben.
• Rechnungsnummer: Eine Rechnung muss unbedingt eine einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer besitzen, damit diese zurückverfolgt werden kann. Der englische Begriff dafür ist invoice number.
• Rechnungsdatum: Mit dem Rechnungsdatum vermerkst Du den Tag, an dem Du die Rechnung geschrieben bzw. ausgestellt hast. Im Englischen heißt es invoice date.
• Leistungs- bzw. Lieferdatum: Diese Angabe kann vom Rechnungsdatum abweichen und bezeichnet das Datum oder den Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde. Der englische Begriff lautet delivery date.
• Art und Menge bzw. Umfang der Leistung: Wichtiger Teil einer Rechnung ist die Beschreibung, welche Art der Leistung und welche Menge bzw. welcher Umfang erbracht wurde. Im Englischen wird diese Angabe als product description
• Leistungsentgelt bzw. Produktpreis: Auch wenn du eine Rechnung auf Englisch schreiben möchtest, muss der Preis für die erbrachte Dienstleistung oder die gelieferte Ware klar differenzierbar sein. Daher musst Du sowohl den Nettobetrag, subtotal without VAT genannt, den Betrag und Satz der zugrundeliegenden Umsatzsteuer, VAT (Value Added Tax) genannt, als auch den Bruttobetrag, total genannt, anführen.