Rechnungen scannen und verwalten

Rechnungen scannen und bearbeiten

Durch das Scannen und Verwalten von Rechnungen sowie das anschließende Archivieren sparst du kostbare Zeit, die du sonst für das Suchen einzelner Rechnungen verschwendest. Somit kannst du dich voll und ganz deinem Kerngeschäft widmen und musst dich nicht mit manueller Rechnungssuche befassen. Durch diesen Vorgang sind die Rechnungen digital und damit dauerhaft konserviert. Dadurch sparst du große Lagerflächen, da du keine Papierrechnungen in Aktenordner hast.

Zwar ist die manuelle Belegerfassung immer noch weit verbreitet, jedoch ist sie sehr zeitaufwändig, teuer und anfällig für Fehler. Eine moderne Buchhaltungssoftware zur automatischen, digitalen Belegerfassung schafft Abhilfe. Dabei ist es vollkommen egal, über welchen Kanal die Rechnungen in dein Unternehmen kommen.

Beim Rechnungen scannen und verwalten gehst du wie folgt vor:

• Analyse der jeweiligen Anforderungen für das Scannen bzw. die Digitalisierung der Rechnung
• Abholen bzw. Versenden der Eingangsrechnungen bzw.  Ausgangsrechnungen
• Scanvorbereitung
• Scanvorgang der Rechnungen
• Digitalisierung der Daten mit einer modernen Buchhaltungssoftware zum Beispiel mittels EDI oder OCR
• Einspeisen der digitalen Rechnungen
• Vernichtung der Papierrechnungen

Automatische Belegerfassung

Bei der Erfassung von Belegen geht es um das Ordnen von Informationen. Für dich heißt das, dass du anhand der Belege alle Geldbewegungen in deinem Unternehmen dokumentieren musst, um dafür einen Nachweis erbringen zu können. Dabei gibt es komplizierte Regelungen für die Buchhaltung.

Eine moderne Buchhaltungssoftware kann Belege automatisch erfassen und kann mittels Texterkennung sowie intelligenten Algorithmen sämtliche relevanten Belegfelder automatisch ausfüllen. Wie zum Beispiel Rechnungsdatum, Rechnungsnummer oder Beträge der einzelnen Rechnungsposten.

Selbst Sonderbuchungen wie bei Bewirtungsbelegen können durch spezielle Buchungsmasken problemlos automatisch erfasst und verbucht werden. In Kombination mit einer App zur Belegerfassung kannst du quasi deine Rechnungen scannen und digitalisieren, indem du den Beleg einfach abfotografierst.

Vorteile der automatischen Belegerfassung

• Du benötigst keine Kenntnisse in der Buchhaltung, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu tätigen
• Belege kannst du jederzeit und von überall einscannen und automatisch verbuchen
• Du musst nicht mühsam per Hand die relevanten Rechnungsdaten eingeben
• Dein Steuerberater kann direkt fertige Buchungen übernehmen

Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?

In der Buchhaltung musst du zwischen zwei Kategorien von Dokumenten unterscheiden. Die einen musst du sechs Jahre, die anderen sogar 10 Jahre aufbewahren.

Lieferscheine, die einer Bestellung beiliegen und als solche eindeutig gekennzeichnet sind, musst du sechs Jahre aufbewahren. Wenn der Lieferschein allerdings ebenfalls die Rechnung ist, gilt er als sogenannter Buchungsbeleg und muss 10 Jahre aufbewahrt werden.

Diese Aufbewahrungsfrist gilt auch für alle anderen Buchungsbelege. Dazu zählen neben Bewirtungsrechnungen auch Tankbelege etc. Rechnungen, unabhängig davon, ob es sich um eine Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung handelt, musst du zehn Jahre aufbewahren.  §14b UStG hält diese Regelung fest. Generell solltest du bei der Archivierung darauf achten, dass die Belege innerhalb dieser Zeit auch lesbar bleiben.

Darf man die Rechnungen nach dem Scannen vernichten?

In den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datennzugriff, kurz GOBD, erläutert das Bundesfinanzministerium die Verfahrensdokumentation beim Umwandeln von Papierdokumenten mittels Scanvorgang in elektronische Dokumente.

Als steuerpflichtiger Unternehmer musst du eine Anweisung erstellen, die das organisatorische Verfahren zur Dokumentation regelt. Dazu musst du folgende Punkte klar regeln:

• Welche Personen besitzen die Befugnis zum Scanvorgang?
• Wann, also zu welchem konkreten Zeitpunkt darf gescannt werden (etwa beim Posteingang)?
• Ist eine Übereinstimmung mit dem Original in Bild und Inhalt notwendig?
• Wie verläuft die qualitative Kontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit?
• Wie soll die Fehlerprotokollierung ablaufen?

Wenn du auf einen Beleg in Papierform verzichtest, muss die Möglichkeit der Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Vorgänge in gleichem Maße erhalten bleiben.

Ist ein Dokument nach steuerlichen und außersteuerlichen Regelungen nicht im Original aufzubewahren, darfst du dieses nach dem Rechnungen scannen bzw. der Digitalisierung des Dokuments vernichten. Allerdings solltest du gewissenhaft abwägen, ob die Beweiskraft aufgrund der digitalen Archivierung ausreichend erhalten bleibt. Im Zweifelsfall solltest du das Dokument zusätzlich der originalen Form, also auf Papier aufbewahren.

Aus handels- und steuerrechtlicher Sicht ist die Vernichtung zulässig, wenn du die oben genannten geltenden Regelungen zur elektronischen Archivierung kaufmännischer Belege einhältst. Ausnahmen gibt es zum Beispiel beim Vorsteuer-Vergütungsverfahren. Dieses tritt in Kraft, wenn du als Unternehmer keine Umsätze in Deutschland tätigst, aber trotzdem im Inland die Vorsteuer abziehen willst. Nach §62 Abs. 2 UstDV musst du in diesem Fall die Originalrechnung aufbewahren bzw. vorweisen können.

Rechnungen scannen mit ZUGFeRD

ZUGFeRD ist der Standard für elektronische Rechnungen. Das einheitliche Datenformat basiert auf PDF/A-3, womit du eine auf XML basierende Rechnung in ein PDF einbetten kannst. Damit kannst du gleichzeitig strukturierte Rechnungsdaten und auch das Bild der Rechnung in Form einer PDF per Mail übermitteln.

Die Finanzverwaltung fordert eine revisionssichere Archivierung, die durch den PDF/A-3-Standard gegeben ist. Damit kannst du empfangene strukturierte Daten einer Rechnung scannen, ohne diese weiter bearbeiten zu müssen. Dadurch ist es möglich, dass du eine PDF-Rechnung bzw. E-Rechnung einscannst, die dann automatisiert ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann.

Rechnungen scannen und bezahlen mit Fotoüberweisung

Das Tätigen von Überweisungen ist heutzutage ein sehr einfacher und bequemer Vorgang. Viele Banken wie etwa die Sparkasse oder die Volksbank bieten den Service der Fotoüberweisung an. Damit können Fehlerquellen vermieden werden, zum Beispiel, wenn du die Bankverbindung manuell eingeben müsstest.

Bei der Fotoüberweisung musst du lediglich mit dem Smartphone ein Foto der Rechnung machen. Die jeweilige App digitalisiert die auf dem Foto erfassten Daten und im Anschluss kannst du direkt die Überweisung tätigen. Somit wird dir einiges an Arbeit erspart und du musst keine Rechnungsdaten von Hand eingeben.