Rechnungen

Rechnungsarten

Es gibt verschiedene Rechnungsarten die einem Unternehmer im Arbeitsalltag begegnen können. Da Rechnungen eine Grundlage für dein Einkommen und den Fortbestand deines Unternehmens darstellen, solltest du dich mit den verschiedenen Arten einmal beschäftigt haben. Welche Rechnungsarten es gibt und was du bei diesen beachten musst, erfährst du in folgendem Artikel.

Welche Rechnungsarten gibt es?

Eine wichtige Rolle spielen die Rechnungsarten im Rechnungswesen, denn du kannst nicht für jede erbrachte Leistung oder Lieferung die gleiche Rechnung stellen.  Die verschiedenen Arten der Rechnungen sind von mehreren Faktoren abhängig, so kann die Form deines Unternehmens eine Rolle spielen und/oder die Art der Leistung. Es stellt sich also die Frage welche Rechnungsarten gibt es genau und wie unterscheiden sie sich?

Abschlagsrechnungen & Schlussrechnung

Eine Abschlagsrechnung wird immer stufenweise von dir an den Kunden gestellt wird. Konkret bedeutet dies, wenn von dir ein vorher festgelegter prozentualer Teil einer Leistung erbracht wurde, dieser aber nicht konkretisiert werden kann, erstellt du eine Abschlagsrechnung. Diese wird dann unter deinen Ausgangsrechnungen erfasst. Oft wird eine solche Abschlagsrechnung mit einer Teilrechnung gleichgesetzt, was jedoch nicht korrekt ist. Der Unterschied besteht darin, dass bei einer Teilleistung eine konkrete Leistung erbracht wurde.

Anhand von einem Beispiel zur Abschlagsrechnung soll dir veranschaulicht werden, was es mit dem prozentualen Teil auf sich hat.

Beispiel:

Du bist selbstständiger Fliesenleger und hast den Auftrag angenommen, bei einem Neubau das Bad, die Küche und die Böden zu fliesen. Du erstellst eine Abschlagsrechnung, welche 30 % von der Gesamtsumme dieses Auftrags beträgt. Zum Zeitpunkt der Erstellung der Abschlagsrechnung weißt du aber nicht, ob du 25 % oder schon 35 % der Fliesen verlegt hast.

Beim Thema Abschlagsrechnung sind zudem folgende Punkte zu beachten:

  • Eine Abschlagsrechnung vereinbarst du in der Regel mit deinem Kunden, wenn du einen Auftrag für ihn in mehreren Schritten erledigst.
  • Sie bietet sich bei großen und langfristigen Projekten an.
  • Werden für ein Projekt mehrere Rechnungen erstellt, musst du diese auch immer kennzeichnen. Dies kann beispielsweise durch Bezeichnungen wie Abschlagsrechnung 1,2,3… geschehen.
  • Sie muss immer den Namen des Projektes und den aktuellen Rechnungsbetrag aufweisen.
  • Vorangegangene Abschlagsrechnungen muss man immer aufführen.
  • Bei Bezahlung des Kunden muss die Umsatzsteuer entrichtet werden.

Ist von dir ein Auftrag komplett ausgeführt worden und die vereinbarte Leistung von dir erbracht worden sein, muss von dir stets eine Schlussrechnung erstellt werden. Diese Schlussrechnung muss auch genauso bezeichnet werden. Auf dieser Schlussrechnung musst du jede erstellte Abschlagsrechnung auflistet und keine darf in der Auflistung fehlen. Die Schlussrechnung wird auch als Endrechnung bezeichnet und ist deine abschließende Forderung an deinen Kunden für eine komplett erbrachte Leistung oder Lieferung. Bei Erstellung dieser Endrechnung wird für dich auch der Umsatzsteueranteil fällig, welches sich aus dieser restlichen Forderung ergibt.

Anzahlungsrechnungen

Vor der Fertigstellung einer Leistung oder einzelner vereinbarter Leistungen mit deinem Kunden kannst du eine Anzahlungsrechnung erstellen. Diese gehört bei deinen Ausgangsrechnungen ebenfalls zu einer wichtigen Rechnung. Unter den Arten von Rechnungen wird sie auch als Vorauszahlungsrechnung bezeichnet. Auch bei dieser Rechnungsart musst du ein paar Dinge beachten:

  • Eine Anzahlungsrechnung erstellst du in der Regel bei einem umfangreichen Auftrag.
  • Sie wird auch benutzt, wenn du beispielsweise durch einen großen Bedarf an Materialien für den Einkauf in Vorleistung gehen musst.
  • Bei Begleichung der Anzahlungsrechnung durch den Kunden musst du die anteilige Umsatzsteuer entrichten.
  • Es müssen alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten sein.
  • Im Regelfall musst du nach einer gestellten Anzahlungsrechnung auch immer eine Abschlussrechnung schreiben.
  • Die Anzahlungsrechnung darf in keinem Fall mit einer Abschlagsrechnung verwechselt werden.

Auch hier zur Veranschaulichung ein kleines Beispiel aus der Praxis. Du bist Inhaber von einem Malergeschäft. Du bekommst von einem Kunden den Auftrag, die Fassade seines Hauses mit einer Wärmedämmung zu versehen, neu zu verputzen und anschließend die Fassade komplett zu streichen. Für das benötigte Material gehst du mit einem Betrag von mehr als 15.000 Euro in Vorleistung. Für diese Materialbeschaffung erstellst du für den Kunden eine Anzahlungsrechnung in Höhe dieser 15.000 Euro, ohne vorher mit den Arbeiten begonnen zu haben. Nach komplett erbrachter Leistung erstellst du eine Abschlussrechnung, in der du die Anzahlungsrechnung natürlich berücksichtigst.

Ausgangsrechnungen

Zu den wohl bekanntesten Rechnungsarten gehören die Ausgangsrechnungen. Als Unternehmer jeder Art, als Selbstständiger oder als Freiberufler stellst du diese Ausgangsrechnungen an deine Kunden und damit eine Forderung für erbrachte Leistungen oder Lieferungen. Eine Ausgangsrechnung enthält immer die Summe, die dein Kunde an dich zahlen muss. Der Name Ausgangsrechnung kommt aus dem Grund zustande, dass sie immer von dir als Erbringer der Leistung zum Empfänger der Leistung gestellt wird. Das bedeutet, sie geht von dir zu deinem Kunden. Folgendes gilt es bei der Rechnungsart Ausgangsrechnung zu beachten:

  • Bist du als Unternehmer nach der Regelung des UStG zu einer Rechnungslegung verpflichtet, musst du für erbrachte Leistungen oder Lieferungen an deine Kunden eine Ausgangsrechnung erstellen.
  • Der Pflicht zur Rechnungsstellung musst du innerhalb von sechs Monaten nachkommen.
  • Die Ausgangsrechnung muss sämtliche im UStG vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.

Barverkäufe

Zu den am häufigsten im Alltag vorkommenden Rechnungsarten gehören die Barverkäufe. Bei dieser Rechnungsart erfolgt immer eine sofortige Bezahlung der erbrachten Leistung oder Lieferung. Ein Barverkauf erfolgt sehr häufig bei der Übergabe einer Ware oder bei einer erbrachten Leistung. Sehr häufig wird beim Barverkauf keine Rechnung erstellt. Ausgegeben wird lediglich ein Quittung oder ein Kassenbeleg. Folgendes musst du zum Thema Barverkäufe wissen:

  • Der Käufer bezahlt ein Produkt bei einem Barverkauf oder einer Dienstleistung mit Bargeld.
  • Im Wirtschaftsleben gibt es fast keine Barverkäufe mehr, dafür aber umso mehr im Alltagsleben.
  • Ein Unternehmen führt in der Regel nur dann Barverkäufe durch, wenn ein Insolvenzverfahren im Gange ist.

Eingangsrechnungen

Eine Rechnung, welche du als Unternehmen bekommst, wird als Eingangsrechnung bezeichnet. Eingangsrechnungen kommen beispielsweise von deinen Lieferanten. Rechnungsarten wie etwa die Eingangsrechnung sind wichtige Grundlagen für eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Jede Eingangsrechnung ist für dich eine Zahlungsaufforderung und du musst sie begleichen, sofern diese Forderung an dich berechtigt ist. Folgende Punkte musst du bei der Rechnungsart Eingangsrechnung beachten:

  • Achte immer auf die auf der Eingangsrechnung aufgeführten Beträge und den richtigen Steuersatz. Ebenfalls solltest du auf die Angaben aller Pflichtangaben achten.
  • Bekommst du eine falsche Eingangsrechnung, muss diese vom Rechnungssteller korrigiert werden. Jede falsche Rechnung kann zu Schwierigkeiten mit dem Finanzamt führen, auch für dich als Rechnungsempfänger.
  • Die Eingangsrechnung muss von dir GoBD-konform archiviert werden. Die Mindestaufbewahrungsdauer beträgt hier 10 Jahre.

Gutschriften

Gutschriften im Rahmen der Rechnungsarten liefern immer wieder Grund zu Missverständnissen und Verwechslungen. Gutschriften als Rechnungsart haben die Besonderheit, dass sie immer einen positiven Rechnungsbetrag aufweisen. Rein aus steuerlicher Sicht betrachtet stellen Gutschriften immer eine Rechnung dar. Allerdings erstellt nicht der Erbringer einer Leistung diese Art der Rechnung, sondern vielmehr der Empfänger der Leistung. Als Gutschrift wird in diesem Fall immer der Eingang einer Zahlung bezeichnet, für die allerdings noch keine Forderung gestellt wurde.

Ein Beispiel soll hier etwas mehr Licht ins Dunkel bringen.

Beispiel:

Du vergibst einen Auftrag an eine Agentur für eine neue Werbekampagne. Einen Teil von diesem Auftrag allerdings erledigt die Agentur nicht selbst, sondern lässt diesen Teil von einem Subunternehmer erledigen. Die Agentur, welche von dir beauftragt wurde, stellt in diesem Fall dem Subunternehmer eine Gutschrift aus. Auf dieser Gutschrift ist der Teil enthalten, den er für seine Arbeit bekommt. Du selbst aber bekommst von der von dir beauftragten Agentur eine Forderung zugeschickt. Dies erfolgt in Form einer Ausgangsrechnung.

Zum Thema Gutschrift musst du noch folgende Punkte wissen:

  • Es gibt die umsatzsteuerrechtliche Gutschrift. Oft wird diese auch umgekehrte Rechnung genannt und stellt eine Spezialform der Rechnung dar.
  • Ferner gibt es noch die kaufmännische Gutschrift. Diese wird nicht vom Leistungsempfänger erstellt, sondern vom Erbringer der Leistung. Häufig ist dies beispielsweise bei einer Rechnungskorrektur im Zusammenhang mit einer Stornorechnung der Fall.
  • Weitere Formen der Gutschrift sind die Buchungsgutschrift und die Bankgutschrift. Hier geht es allerdings rein um die Buchung von eingehenden Beträgen.

Korrekturrechnungen und Stornorechnungen

Korrekturrechnungen und Stornorechnungen werden immer dann erstellt, wenn du eine vorausgegangene Ausgangsrechnung korrigieren musst oder diese von dir storniert werden muss. Mit einer Korrekturrechnung oder eine Stornorechnung wird diese vorausgegangene Ausgangsrechnung nichtig. Dafür kann es einige Gründe geben, warum diese Rechnungsart notwendig ist:

  • Die Ursprungsrechnung ist fehlerhaft.
  • Lieferungen oder Leistungen sind unvollständig oder fehlen.
  • Die erbrachten Leistungen werden vom Leistungsempfänger beanstandet und nicht abgenommen.
  • Mit dem Kunden wurden nachträglich Rabatte oder Preisnachlässe vereinbart.
  • Die Storno- bzw. die Korrekturrechnung wird unter den Rechnungsarten auch als Gutschrift bezeichnet.

Proformarechnungen

Die Rechnungsart Proformarechnung stellt im Bereich Rechnungsstellung einen Sonderfall dar. Proformarechnungen enthalten grundsätzlich keine Zahlungsaufforderung. Bekommst du eine Proformarechnung, musst du diese als Rechnungsempfänger nicht bezahlen. Folgende Punkte solltest du über die Proformarechnung wissen:

  • Die Proformarechnung ist keine Zahlungsaufforderung.
  • In deiner Buchhaltung musst du sie nicht verbuchen.
  • Sie dient lediglich steuerlichen Belangen.
  • Mit einer Proformarechnung werden immer die Art, der Zweck und der Wert einer Lieferung oder Leistung dokumentiert.
  • Sehr häufig dient sie als Nachweis des Wertes einer Warensendung gegenüber dem Zoll.
  • Eine Proformarechnung wird auch erstellt, wenn du beispielsweise Ersatzteile oder Muster versendest.

Retourengutschriften

Als Händler wirst du immer wieder mit der Rechnungsart Retourengutschriften konfrontiert. Diese kommt immer dann zustande, wenn deine Kunde eine erhaltene Ware an dich zurückgibt, diese Ware aber bereits bezahlt hat. Für die Rückgabe oder Rücksendung einer Ware kann es viele Gründe geben:

  • Es handelt sich um beschädigte Ware
  • Es wurde die falsche Ware geliefert, wie Ware hat die falsche Größe etc.
  • Deinem Kunden gefällt die Ware nicht.
  • Der Kunde hat die Ware in verschiedenen Größe, Farben etc. bestellt und behält nur die passende Ware.

In diesen Fällen musst du für den Kunden vorausgesetzt, er hat diese Ware bereits bezahlt, eine Retourengutschrift erstellen.

Teilrechnungen

Bei der Rechnungsart Teilrechnung werden Rechnungen verstanden, die für eine bereits abgerechnete Leistung erstellt werden. Diese Leistungen oder Lieferungen bei den Teilrechnungen konntest du auch konkret angeben. Für die Teilrechnung, auch Teilschlussrechnung genannt, muss immer ein Leistungsdatum oder ein Leistungszeitraum vorliegen. Folgende Punkte musst du über Teilrechnungen wissen:

  • Für die Erstellung einer Teilrechnung muss es dir möglich sein, einen Auftrag in verschiedene Leistungen bzw. Lieferungen aufzuteilen.
  • Für jede dieser Leistungen bzw. Lieferungen kannst du dem Kunden eine Teilrechnung stellen.
  • Sie eignet sich immer dann, wenn du über einen langen Zeitraum größere oder längere Leistungen erbringen musst.
  • Du kannst sie verwenden, wenn ein Kunde bei dir eine große Menge an Waren bestellt, die von dir in bestimmten Abständen geliefert wird.
  • Die Umsatzsteuer ist dann fällig, wenn die Teilrechnung erstellt wird.

Fazit/Zusammenfassung

Als Unternehmer hast du es mit mehreren Rechnungsarten zu tun. Das bedeutet, dass du immer wieder unterscheiden musst, welche Rechnungsart für eine bestimmte Leistung oder Lieferung gestellt werden muss. Rechnung ist eben nicht immer gleich Rechnung. Wie es bei einer normalen Rechnung der Fall ist, müssen auch bei allen anderen Rechnungsarten bestimmte Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sein. Auch wenn es nicht immer leicht erscheint, zwischen den verschiedenen Rechnungsarten zu unterscheiden, lohnt es sich doch, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten.