Rechnungsvorlage Handwerker

Du hast deine Berufung im Handwerk gefunden und nutzt dein Talent, um deine Kunden in den verschiedensten Zweigen des Baugewerbes zu unterstützen? Dann hast du sicherlich bereits die eine oder andere Rechnung geschrieben. Jeder selbstständige Handwerker muss sich mit dem leidigen Thema Rechnungen befassen. Gerade bei Jungunternehmern und Existenzgründern sorgt die Kostenaufstellung mitunter für schlaflose Nächte, schließlich versteht das Finanzamt bei falschen Angaben keinen Spaß.

Mit unserer Rechnungsvorlage für deine Handwerkerrechnung gehst du auf Nummer sicher. Mögliche Fehlerquellen sind auf ein Minimum reduziert, da dir der formale Rahmen alle Pflichtangaben vorgibt. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Zeitersparnis. Gerade in der fordernden Anfangsphase bleibt für die mühsame Rechnungserstellung kaum Zeit. Dieser Beitrag liefert dir wichtige Tipps und eine kurze Anleitung, wie du deine Handwerkerrechnung erstellst.

Jede Rechnung und so auch jede Rechnungsvorlage müssen bestimmte Anforderungen erfüllen:

1. Name und Anschrift des Rechnungserstellers
2. die betriebliche Steuernummer und/oder die UST-ID
3. Name und Anschrift des Kunden
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Rechnungsnummer
6. Leistungs- bzw. Lieferdatum
7. handelsübliche Bezeichnung von Art und Umfang der Leistung
8. Rechnungssumme (Brutto- und Nettobetrag sowie der Umsatzsteuer-Satz)
9. Bankverbindung des Leistungserbringers

Fällst du unter die Kategorie Kleinunternehmer, darfst du auf deiner Rechnung natürlich keine Umsatzsteuer ausweisen. Schließlich führst du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Ansonsten gilt: Enthält deine Rechnung diese Pflichtangaben, bist du bereits auf der sicheren Seite.

Deine Kunden können deine Handwerkerleistungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen als Handwerkerbonus steuerlich absetzen. Voraussetzung hierfür ist, dass die aufgebrachte Leistung dem Grundstück des Kunden dient. Die wichtigste Bedingung ist allerdings, dass eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. So werden deinen Kunden satte 20 Prozent der Arbeits- und Fahrtkosten, die zusammen einen Höchstbetrag von 1.200 Euro im Jahr ergeben, direkt von der Einkommenssteuer abgezogen. Enthält deine Rechnung keine übersichtliche Aufschlüsselung deiner Arbeitsleistung, zeigt sich das Finanzamt weniger großzügig. Kann der Kunde der Steuerbehörde nur eine Pauschalrechnung vorlegen, gibt es für ihn keine Steueranrechnung. Aus diesem Grund sollte deine erste Rechnung alle nötigen Pflichtangaben und erbrachten Leistungen beinhalten. So ersparst du dir und deinen Kunden nachträgliche Durchsichten.

Rechnungen werden normalerweise erst bezahlt, wenn die Leistung vollständig erbracht ist – so lautet die Faustregel. Gerade im Baubereich besteht für Handwerker allerdings auch die Möglichkeit einer Abschlagsrechnung. Ist bisher nur ein Teil der Leistung erbracht, soll dieser allerdings schon bezahlt werden, wird eine Abschlagsrechnung gestellt. Nicht verwechseln sollten Bauunternehmer die Anzahlungen mit der sogenannten Teilrechnung. Bei dieser Teilrechnung muss genau definiert sein, wie der Teilbereich der Leistung aufgebaut ist. Die Abschlagsrechnung ist weniger exakt.

Da es für Abschlagsrechnungen keine gesetzlichen Vorschriften gibt, können die Anzahlungen unterschiedlich hoch ausfallen und auch die Menge der Rechnungen ist nicht festgelegt. Wie jede andere Handwerkerrechnung besteht auch die Abschlagsrechnung aus verschiedenen Pflichtelementen. Grundsätzlich ist sie aufgebaut wie die herkömmliche Rechnung mit allen bereits erwähnten Pflichtangaben.

Zusätzlich enthält die Abschlagsrechnung den Bruttobetrag des Leistungswertes sowie den Steuerbetrag und den Steuersatz. Das Zahlungsziel befindet sich deutlich erkennbar auf der Rechnung, genau wie die Kennzeichnung als Abschlagsrechnung. Zudem muss angegeben sein, um welche Abschlagszahlung es sich genau handelt wie beispielsweise mit „Abschlagsrechnung 1“ oder „1. Abschlagsrechnung“. Wurde die Leistung noch nicht erbracht, ist der zukünftige Lieferzeitpunkt anzugeben.

Häufige Fehler beim Erstellen der Abschlagsrechnung:

Falsche Bezeichnung der Anzahlung: Abschlagsrechnungen sind keine Teilrechnungen! Bereits erhaltene Anzahlungen werden in der Abschlagsrechnung nicht berücksichtigt.
Zentrale Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG sind nicht vollständig vorhanden.

Neben den Materialkosten stellst du als Handwerker natürlich auch die Arbeitsstunden, also den Zeitaufwand, in Rechnung. Beide Leistungstypen sollten auf deiner Handwerkerrechnung klar untergliedert sein. Mithilfe unserer Rechnungsvorlage Handwerker kannst du beide Positionen anschaulich darstellen. So weiß dein Kunde immer, wofür er genau bezahlt.

Sind deine Kunden Privatpersonen und dienen deine Leistungen als Modernisierungs- oder Renovierungsarbeiten, dann kann er 20 Prozent deiner Arbeit und maximal 1.200 Euro im Jahr steuerlich absetzen. Von dieser steuerlichen Entlastung kann der Kunde allerdings nur profitieren, wenn er deine Rechnung aufhebt und deine Leistungen per Überweisung bezahlt hat – Barzahlungen erkennt das Finanzamt nicht an. In deiner Rechnungsvorlage kannst du die entsprechende begünstigte Leistung vermerken. Zudem ist es empfehlenswert, deine Privatkunden auf die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen hinzuweisen. Diese beträgt zwei Jahre. Die kurze Bemerkung findet ebenfalls Platz in der Rechnungsvorlage Handwerker.

Du bist Bauhandwerker und stellst deine Leistungen einem Bauunternehmer in Rechnung, dann musst du auf deiner Rechnung auch besondere umsatzsteuerliche Regelungen beachten. Sobald du eine Bauleistung einem Kunden ausstellst und dieser die Leistung wiederum für seine Bauleistungen nutzt, muss deine Rechnung umsatzsteuerfrei sein.

Musterfall 1: Als selbstständiger Handwerker führst du Reparaturen an einem Betriebsgebäude durch. Deine Arbeit dient nicht zur Erstellung einer Bauleistung, daher muss auf deiner Rechnung die Umsatzsteuer stehen.

Musterfall 2: Ein Bauunternehmer hat seine Kapazitäten ausgeschöpft und beauftragt dich, eine Reparatur am Betriebsgebäude eines Kunden vorzunehmen. Da du in diesem Fall ein Subunternehmer bist, darfst du auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen.

Als Kleinunternehmer zählst du zu den Freiberuflern und Selbstständigen sowie Land- und Forstwirten, die im vorherigen Geschäftsjahr höchstens 22.000 Euro erwirtschaftet haben und deren Umsatz im laufenden Geschäftsjahr unter 50.000 Euro liegen wird. In diesem Fall musst du auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Deine Handwerkerrechnung sollte lediglich einen Hinweis haben, warum du keine Umsatzsteuer berechnest. Dieser könnte wie folgt aussehen:

• Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.
• Gemäß § 19 UStG enthält der ausgewiesene Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.
• Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

Unsere Rechnungsvorlage zum Download überzeugt mit praktischen Vorteilen:

• kostenlos
• mit wenigen Klicks personalisierbar
• einfach auszufüllen
• enthält die vorgegebenen Pflichtangaben
• überzeugt mit Professionalität

Der größte Nachteil besteht allerdings darin, dass mit Excel oder Word erstellte Rechnungsvorlagen nicht mehr der GoBD entsprechen. Wer die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form missachtet, muss seit dem 01.01.2017 mit saftigen Strafen rechnen.

Laut der GoBD müssen deine Rechnungen immer vollständig, nachprüfbar, nachvollziehbar, richtig abgespeichert und unveränderbar sein. Diesen Voraussetzungen hält auch die beste Rechnungsvorlage für Handwerker nicht stand – aber eine Buchhaltungssoftware. Mit einer professionellen Buchhaltungssoftware kannst du zudem das Design deiner Vorlage jederzeit anpassen. So kannst du mit dem Rechnungsprogramm nicht nur individuelle und GoBD-konforme Rechnungen schreiben, sondern hast außerdem verschiedene Designoptionen zur Verfügung.