Spätestens dann, wenn ein Kunde seine Rechnung über einen längeren Zeitraum nicht zahlt, fragst du dich sicherlich, ab wann du welche Höhe an Verzugszinsen geltend machen kannst.
Auch wenn sich gerade Unternehmer, die erst in die Selbstständigkeit gestartet sind, manchmal mit dem Festsetzen von Verzugszinsen schwertun und Angst davor haben, ihre Kunden zu vergraulen, solltest du in der Regel von deinem Recht auf den entsprechenden Betrag Gebrauch machen. Je nach Höhe der ausstehenden Rechnungssumme kann immerhin das Risiko gegeben sein, dass du selbst in Zahlungsschwierigkeiten bei deinen eigenen Kunden kommst.
Verzugszinsen
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei Verzugszinsen um Zinsen, die erst dann anfallen, wenn sich dein Kunde in Verzug befindet. Der entsprechende Betrag wird – im Falle einer ausbleibenden Zahlung – auf den ursprünglichen Rechnungsbetrag aufgeschlagen. Ab diesem Zeitpunkt müssen die entsprechende Summe plus Zinsen gezahlt werden, damit die Rechnung als ausgeglichen angesehen werden kann.
Desweiteren handelt es sich bei Verzugszinsen um ein weitverbreitetes Mittel, einem Kunden zu zeigen, dass seine Entscheidung, eine Rechnung nicht zu zahlen, weitreichende Folgen haben kann. Auch wenn der entsprechende Zusatzbetrag hier in der Regel noch deutlich unter den Kosten liegt, die – im Falle einer immer noch ausbleibenden Zahlung – für Inkasso und Co. fällig werden, können auch Verzugszinsen ärgerlich werden. Vor allem im Zusammenhang mit hohen Rechnungen können sie das Budget bzw. die allgemeine Zahllast des Schuldners stark belasten. Mit Hinblick auf die Regelungen zu Verzugszinsen ist zwischen gewerblichen Kunden und Verbrauchern zu unterscheiden. Hier gelten mit Hinblick auf Fälligkeit und maximale Höhe der Zinsen unterschiedliche Richtwerte.
Verzugszinsen spielen sowohl im privaten Alltag der Verbraucher als auch mit Hinblick auf gewerbliche Geschäfte eine wichtige Rolle. Du kannst, musst jedoch nicht, von deinem Recht auf Verzugszinsen Gebrauch machen. Je nach Fälligkeit, Zahlungsmoral und Rechnungsbetrag kann es sich hierbei jedoch um ein hilfreiches Mittel handeln, ein wenig Druck auf den säumigen Zahler auszuüben.
Zahlungsverzug Definition
Viele Verbraucher wissen auch ohne tiefergehendes Hintergrundwissen, dass ein leistendes Unternehmen im Falle eines Zahlungsverzuges dazu berechtigt ist, Verzugszinsen auf den ausstehenden Rechnungsbetrag festzusetzen. Doch was bedeutet es eigentlich, in Zahlungsverzug zu geraten? Bzw. ab wann tritt per Gesetz der Zahlungsverzug ein?
Um herausfinden zu können, wann du zur Festsetzung von Verzugszinsen berechtigt bist, musst du natürlich im ersten Schritt herausfinden, wann eine Rechnung zur Zahlung fällig wird.
Hier gelten für Geschäfts- und Privatkunden jeweils unterschiedliche Regelungen.
Zahlungsverzug BGB
Viele Informationen, die im Zusammenhang mit einem Zahlungsverzug wichtig werden, kannst du im BGB nachlesen. Unter anderem ist hier natürlich die Frage „Wann befindet sich ein Schuldner in Verzug?“ interessant. Die entsprechenden Infos findest du in § 286.
Wann tritt Zahlungsverzug ein?
Ab wann sich dein Kunde genau in Zahlungsverzug befindet, ist davon abhängig, ob dieser privat oder gewerblich handelt.
Mit Hinblick auf Geldforderungen wird hier unter § 286 Abs. 3 Satz1 BGB festgehalten, dass sich ein gewerblicher Schuldner spätestens 30 Tage „nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung“ in Verzug befindet. Ab diesem Zeitpunkt ist es entsprechend auch legitim, Verzugszinsen zu fordern.
Im Gegensatz zum gewerblichen Schuldner muss der private Verbraucher auf den Zeitpunkt seines Verzuges explizit auf der Rechnung hingewiesen werden. Hierbei reicht es nicht aus, lediglich nebenbei auf die AGB zu verweisen.
Verzugsschaden BGB
Wie bereits weiter oben erwähnt, kann ein Zahlungsausfall eines Kunden – je nach Betrag – selbstverständlich auch deine unternehmerische Handlungsfähigkeit beeinflussen. Um die entsprechenden Auswirkungen aufzufangen, kannst du unter bestimmten Voraussetzungen laut § 280 Absatz 1, 2 BGB auch Verzugsschadensersatz bzw. im Zusammenhang mit Entgeltforderungen alternativ auch die sogenannte 40-Euro-Verzugspauschale verlangen.
Beide Varianten stellen eine mögliche „Ergänzung“ zu den bereits erwähnten Verzugszinsen dar.
Was sind die Rechtsfolgen bei Verzug?
Gerät einer deiner Kunden in Verzug, musst du nicht nur versuchen, den entstandenen bzw. den entstehenden Schaden zu begrenzen, sondern solltest natürlich auch von deinem Recht auf Zahlung der ausstehenden Rechnung Gebrauch machen können.
Grundsätzlich gilt hierbei, dass dir dein Schuldner den entstandenen Vermögensschaden ersetzen muss. Immerhin ist dieser erst dadurch entstanden, dass der Kunde entweder zu spät oder noch nicht gezahlt hat. Unter anderem kann es beispielsweise sein, dass dir durch die zu späte Zahlung ein Gewinn entgangen ist, da du Waren nicht weiterverkaufen konntest, weil dir das Budget fehlte, diese zunächst selbst einzukaufen. Wie so oft hängen finale Entscheidungen hier jedoch immer vom jeweiligen Einzelfall ab.
Besonders interessant sind in diesem Zusammenhang jedoch auch die Kosten der Rechtsdurchsetzung.
Mahn- und Rechtsanwaltskosten
Viele selbstständige Unternehmer wissen, dass ein Brief vom Anwalt hier mitunter „Wunder“ bewirken kann. Aber: auch der Rechtsanwalt kostet dich im ersten Schritt Geld. Diese werden dann ersatzfähig, wenn der Rechtsanwalt beispielsweise mit dem Versand einer Mahnung beauftragt wird oder Inkassokosten entstehen, die im Zusammenhang mit der ersten Mahnung entstehen.
Wie auch mit Hinblick auf die Höhe der Verzugszinsen müssen hier Obergrenzen beachtet werden.
Unser Tipp:
Eine Buchhaltungssoftware kann dir helfen, stets den Überblick über deine Buchhaltung zu behalten. So gerätst du selbst nicht in Gefahr in Zahlungsverzug zu geraten.
Unterschied zwischen Mahngebühren und Verzugszinsen
Neben den bereits erwähnten Verzugszinsen kommen Rechnungsadressaten auch immer wieder mit den sogenannten Mahngebühren in Kontakt. Diese dürfen ab dem Fälligkeitstag der Rechnung festgelegt werden. Der Kunde muss jedoch auch entsprechend informiert werden. Dies geschieht klassischerweise über die sogenannte Zahlungserinnerung, die nach Ablauf der Zahlungsfrist, jedoch vor dem Versenden der Mahnung verschickt wird.
Aufmerksame Kunden wissen, dass im Zuge der ersten Mahnung nach der entsprechenden Erinnerung oft weitere Kosten in Form von Mahngebühren auf sie zukommen. Diese können, je nach Anzahl der Mahnungen auch ansteigen und dienen dazu, die zusätzlichen Kosten für Papier, Druck und. Co. abzudecken. Im Zusammenhang mit einer ersten Zahlungserinnerung dürfen jedoch noch keine zusätzlichen Gebühren erhoben werden.
Diesbezüglich findest du bei uns kostenlose Muster für Zahlungserinnerungen, die du gerne nutzen kannst.
Verzugszinsen können unabhängig von den jeweils veranschlagten Mahngebühren, jedoch auch innerhalb einer Mahnung festgelegt werden. Sie dienen im Gegensatz zu den Mahngebühren nicht dazu, die Kosten für das Versenden der Mahnung bzw. den Druck usw. zu decken, sondern gelten als eine Art „Schadensersatz“ dafür, dass über das Geld nicht pünktlich verfügt werden konnte.
Verzug ohne Mahnung?
Auch dann, wenn du deinen Kunden keine Mahnung geschickt hast, können diese in Verzug geraten. Für Geschäftskunden gilt dies, wenn der offene Rechnungsbetrag nach 30 Tagen nach Fälligkeit bzw. Zustellen der Rechnung nicht gezahlt wurde. Hier bedarf es keiner expliziten Mahnung, um den Kunden in Verzug zu setzen.
Ein wenig anders gestaltet sich die Situation im Zusammenhang mit Geschäften mit privaten Kunden. Diese geraten nur dann in Verzug, wenn sie auf der Rechnung auf ihre Frist zur Zahlung und den ansonsten drohenden Zahlungsverzug hingewiesen wurden.
Es zeigt sich: trotz ausbleibender Mahnung kann ein Kunde – egal, ob im gewerblichen oder im privaten Bereich – in Verzug geraten und entsprechend auch rasch von Verzugszinsen betroffen sein.
Mahnung mit Verzugszinsen: Vorlage
Wer einen größeren Kundenstamm verwaltet, kommt sicherlich öfter in die Situation, Verzugszinsen berechnen zu müssen. Hier kann es sich lohnen, im Zuge der Rechnungserstellung auf eine Vorlage zu setzen.
Mit Hilfe einer Excel Tabelle und entsprechend hinterlegten Formeln lassen sich die jeweiligen Beträge immer wieder neu anpassen. Wenn du noch etwas unkomplizierter vorgehen und gleichzeitig immer sicherstellen möchtest, dass die aktuellen gesetzlichen Regelungen befolgt werden, kannst du dich auch für das Berechnen der Verzugszinsen über eine Buchhaltungssoftware entscheiden.
Mit einer Buchhaltungssoftware ganz einfach mahnen
Das Berechnen von Verzugszinsen gehört heutzutage für Unternehmen zum Alltag. Daher wundert es nicht, dass du diese Funktion auch in modernen Buchhaltungssoftware-Programmen findest. Deine Aufgabe ist es hier lediglich, den entsprechenden Gesamtrechnungsbetrag und weitere wichtige Daten, wie zum Beispiel den ersten Tag, an dem dein Schuldner in Verzug geraten ist, einzutragen.
Die restlichen Werte werden vom Programm ganz automatisch errechnet und an den entsprechenden Tagen eingetragen. Ein weiterer Vorteil: die jeweiligen Werte aktualisieren sich, wenn du beispielsweise die dritte Mahnung ausstellst.
Verzugszinsen berechnen
Die Höhe des Betrages, der mit Hinblick auf die Verzugszinsen anfällt, ist von der Anzahl der Verzugstage abhängig. Vereinfacht ausgedrückt bedeutet dies, dass du im ersten Schritt die Verzugszinsen für ein komplettes Jahr berechnest, diesen Wert dann durch 365 (bzw. 366 im Schaltjahr) teilst und dann mit der Anzahl der Verzugstage multiplizierst.
Für entgangene Zinserträge
Je nach Betrag ist es durchaus denkbar, dass du durch den Zahlungsausfall deines Kunden auf eine größere Summe an Zinsen verzichten musst. Immerhin hättest du ansonsten das Geld anlegen können. Vielleicht musstest du auch aufgrund des besagten Zahlungsausfalls dein Konto überziehen? Auch hierfür kannst du Verzugszinsen in Rechnung stellen. Falls du einen höheren Schaden verzeichnen musstest, als es die maximal zulässigen Verzugszinsen zulassen, musst du diesen nachweisen. Ist dies möglich, kannst du auch diese Mehrbelastung beim Schuldner geltend machen.
bei Privatkunden
Im Zusammenhang mit Geschäften mit Privatkunden ist es erlaubt, Verzugszinsen in Höhe von 5 % über dem Basiszinssatz festzulegen. Dieser liegt aktuell bei -0,88 %. Hieraus ergeben sich im Umkehrschluss maximal zulässige Verzugszinsen in Höhe von 4,12 %.
Verzugszinsen im Handelsgeschäft
Für Geschäftskunden gelten hierbei andere Werte. Hier liegt der maximal zulässige Wert bei 9 % über dem Basiszinssatz. Dementsprechend ergeben sich hieraus maximale Verzugszinsen von 8,12 %.
Wie berechnet man Verzugszinsen?
Die Grundlagen zur Berechnung der Verzugszinsen sind schnell erklärt. Auch wenn die entsprechenden Werte leicht mit Hilfe einer modernen Buchhaltungssoftware berechnet werden können, macht es Sinn, den Hintergrund des Vorgehens zu verstehen. So können unter anderem auch Rückfragen von Kundenseite leichter und kompetenter beantwortet werden.
Verzugstage berechnen
Wenn du wissen möchtest, wie lange dein Kunde in Verzug ist, musst du sowohl den Tag nach dem Fälligkeitsdatum als auch den Tag der Verzugsbeendigung mit in deine Kalkulation mit einbeziehen.
Ist eine Rechnung beispielsweise am 28.10.2019 zur Zahlung fällig und wird erst am 30.10.2019 bezahlt, ergibt sich hieraus ein Verzug von zwei Tagen. Denn: ausschlaggebend ist hier der erste Tag nach Fälligkeit (der 29.10.) und der Tag, an dem der Verzug beendet wurde (der 30.10.).
Brutto- oder Nettobetrag verzinsen?
Ob im Zusammenhang mit der Berechnung von Verzugszinsen der Brutto- oder Nettobetrag als Grundlage verwendet wird, ist von der Art der Besteuerung abhängig. Ein Unternehmen, das der Soll-Besteuerung unterliegt, nutzt hier den Brutto-Betrag der Rechnung als Grundlage.
Wendet ein Unternehmen hingegen die Ist-Besteuerung an, werden die Verzugszinsen auf Basis des Netto-Betrages einer Rechnung berechnet.
Verzugszinsen berechnen: Formel
Mit Hilfe einer einfachen Formel kannst du die Höhe der Verzugszinsen, die du deinem Schuldner in Rechnung stellst, ganz einfach selbst berechnen.
Hierzu gehst du wie folgt vor…:
Offener Forderungsbetrag (je nach Besteuerungsart des Unternehmens brutto oder netto) x (aktueller Basiszinssatz) x Säumnistage/365 x 100
Das Ergebnis zeigt dir den jeweiligen Zinsbetrag, um den die jeweilige Rechnung erhöht wird.
Verzugszinsen Basiszinssatz
Die Höhe des Basiszinssatzes, den du für die Berechnung der Verzugszinsen kennen musst, liegt aktuell bei -0,88 %. Dieser Wert kann sich ändern. Dementsprechend gilt es immer, die jeweils gültigen, gesetzlichen Vorgaben zu beachten.
Der Basiszinssatz wird zur Berechnung der Verzugszinsen von 5 % (bei Geschäften mit Privatkunden) bzw. 9 % (bei Geschäften mit gewerblichen Kunden) abgezogen.
Wann besteht Anspruch auf eine Verzugskostenpauschale?
Im Zusammenhang mit Geschäften mit gewerblichen Kunden können Gläubiger eine Verzugspauschale in Höhe von 40 Euro geltend machen. Diese gilt es, im Zusammengang mit den Koste für eine vorgerichtliche Rechtsverfolgung anzurechnen. Gerichtskosten sind hiervon jedoch ausgeschlossen. Besagte Pauschale ist nicht von einem bestimmten Rechnungsbetrag abhängig, sondern kann in voller Höhe gefordert werden. Mit Hinblick auf Geschäfte mit Privatkunden besteht diese Möglichkeit jedoch nicht.
Verzugszinsen berechnen: Beispiel
Angenommen, du hast einem Kunden eine Rechnung in Höhe von 20.000 Euro gestellt und möchtest nun die Verzugszinsen auf den Tag genau berechnen, musst du im ersten Schritt den anzuwendenden Prozentsatz ermitteln. Handelt es sich beispielsweise um ein Privatgeschäft, liegt dieser bei 4,12 % (5 % – 0,88 %).
Um die Verzugszinsen pro Tag zu ermitteln, teilst du 0,0412 durch die Anzahl der Tage des Jahres. Hieraus ergibt sich – auf der Basis von 365 Tagen – ein gerundeter Wert von 0,00013.
Diesen multiplizierst du nun mit den 20.000 Euro und erhältst ein Ergebnis von 2,60 Euro. Dieses multiplizierst du nun noch mit der Anzahl der Tage, die sich dein Kunde in Verzug befindet. So erhältst du dann den Betrag, den du auf deiner Rechnung zusätzlich zum eigentlichen Rechnungsbetrag angeben kannst.
Verzugszinsen Höhe
Die Höhe deiner Verzugszinsen sind vom Rechnungsbetrag, von der Dauer des Verzugs und von der Art des Geschäfts abhängig. Für Geschäfte mit Gewerbetreibenden gelten – wie erwähnt – andere Richtlinien als für Privatpersonen.
Dennoch darfst du die jeweils festgesetzte maximale Höhe in beiden Fällen nicht überschreiten.
Verzugszinsen berechnen mit Excel
Da das Berechnen von Verzugszinsen auf einer einfachen Formel beruht, kannst du hier natürlich auf eine klassische Excel Tabelle mit hinterlegter Formel zurückgreifen. Hier musst du die entsprechenden Werte nur noch eintragen und kannst die Ergebnisse direkt im Zusammenhang mit dem Erstellen von Mahnungen übertragen bzw. automatisch einsetzen lassen.
Verzugszinsrechner
Du möchtest die entsprechenden Formeln nicht selbst erstellen, sondern die Verzugszinsen errechnen lassen? Dann kann es sich lohnen, auf einen Verzugszinsrechner zu setzen. Dieser fragt Daten wie „geschuldeter Betrag“, „Verzugsbeginn“ usw. ab und präsentiert dir am Ende den jeweiligen Wert, den du dann nur noch an der entsprechenden Stelle in deiner Rechnung eintragen musst.
Verzugszinsen bei Miete
Gerät ein Mieter mit seinen Zahlungen in Verzug, ist der Vermieter dazu berechtigt, Verzugszinsen zu veranschlagen. Die entsprechenden Regelungen hierzu finden sich in § 288 Abs.1 BGB. In der Regel und sofern vertraglich nichts anderes vereinbart wurde, gerät der Mieter ab dem dritten Werktag in Verzug.
Verzugszinsen beim Gehalt
Viele Arbeitnehmer ärgern sich regelmäßig darüber, dass ihr Gehalt zu spät überwiesen wird. Was sie nicht wissen: sie sind durchaus dazu berechtigt, Verzugszinsen zu fordern. Immerhin müssen auch Miete, Versicherungen und Co. oft zum Monatsanfang gezahlt werden.
Verzugszinsen Umsatzsteuer
Ob bei der Berechnung der Verzugszinsen die Umsatzsteuer (und damit der Bruttobetrag einer Rechnung) eine Rolle spielt, ist davon abhängig, ob das betreffende Unternehmen nach Soll- oder Ist-Besteuerung abrechnet. Hierbei gilt, dass die Steuerschuld an das Finanzamt im Falle der Ist-Besteuerung erst dann gezahlt werden muss, wenn auch die entsprechenden Rechnungen beglichen wurden. Wer in die Kategorie der Soll-Besteuerung fällt, schuldet die Steuern unabhängig davon, ob die Rechnung schon beglichen wurde.
Weiter bedeutet dies, dass im Falle einer soll-Besteuerung damit ein gewisser Nachteil für das Unternehmen besteht. Dieser soll durch die Verzugszinsen wieder aufgefangen werden. Denn: der Gläubiger ist in diesem Fall dazu berechtigt, die Verzugszinsen inklusive Umsatzsteuer anzusetzen.
Wie ist die Vorgehensweise bei Zahlungsverzug?
Keine Frage: auch ein besonders gewissenhafter Kunde kann das Zahlen einer Rechnung vergessen. Daher gilt es im ersten Schritt, Ruhe zu bewahren. Ein Anruf oder eine kurze Mail können hier schon dabei helfen, Licht in die Sache zu bringen. Wird hierauf nicht reagiert, startet das schriftliche Mahnverfahren, in dessen Zusammenhang auch Mahngebühren und Verzugszinsen berechnet werden können. Verweigert der Schuldner die Zahlung bis zur letzten Mahnung bzw. reagiert dieser nicht, werden häufig rechtliche Schritte unausweichlich.
Eine Ausnahme: du kannst dich mit deinem Kunden auf eine Lösung, zum Beispiel auf eine Ratenzahlung, einigen. Gerade dann, wenn ihr beide an einer harmonischen Fortsetzung eures Geschäftsverhältnisses interessiert seid, stellt der „worst case“, ist der Vollstreckungsbescheid sicherlich nicht in eurem Interesse.
Wie sollte ich mich als Schuldner verhalten?
Wurde eine Rechnung korrekt ausgestellt, sollte diese auch gezahlt werden. Manchmal sorgen finanzielle Engpässe jedoch dafür, dass genau das nicht umsetzbar ist. Schuldner sind hier gut beraten, mit offenen Karten zu spielen und – im Falle von Zahlungsschwierigkeiten – mit dem Absender der Rechnung in Kontakt zu treten.
Einer Bitte um Aufschub wird oft stattgegeben,… vor allem dann, wenn sich der Kunde einsichtig zeigt und vielleicht sogar eine Anzahlung oder eine Ratenzahlung anbietet. So können oft nicht nur langwierige Mahnverfahren, sondern meist auch Verzugszinsen umgangen werden. Immerhin sind oft beide Parteien an einer einvernehmlichen Lösung und – im Idealfall – an einer langen Geschäftsbeziehung interessiert, die nicht allzu sehr durch temporäre Zahlungsschwierigkeiten erschüttert werden sollte.
