Kleinunternehmen anmelden

Was ist eigentlich ein Kleinunternehmen, was ist ein Kleingewerbe?

Die Begriffe Kleinunternehmen und Kleingewerbe werden oft als Synonyme verwandt, dabei beschreiben sie zwei völlig unterschiedliche Sachverhalte. Der Begriff Kleinunternehmer, auf den wir weiter untern noch näher eingehen, stammt aus dem Steuerrecht. Kleinunternehmen in diesem Sinn führen aufgrund ihres geringen Geschäftsaufkommens keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Der Begriff Kleingewerbetreibende bezeichnet dagegen Unternehmer, die dem Gewerberecht unterliegen, aber nicht in das Handelsregister eingetragen sind und deshalb die Vorschriften, die nur für Kaufleute gelten, ignorieren dürfen. Und dann gibt es auch noch Freiberufler, die können Kleinunternehmer sein, aber niemals ein Kaufmann im Rechtssinne.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG musst du keine Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen. Es werden also auch keine Vorauszahlungen fällig. Das erleichtert die Buchführung und spart einiges an Verwaltungsaufwand. Wer keine Umsatzsteuer abführt, bekommt aber auch keine selbst gezahlte Mehrwertsteuer erstattet. Das wird insbesondere dann zum Nachteil, wenn du mit Gütern handelst und auf Landenhütern sitzen bleibst oder eine größere Investition planst.

Welche Rechtsform ist die richtige für Kleinunternehmer

Das umsatzsteuerliche Kleinunternehmerprivileg ist nicht an eine bestimmte Rechtsform gebunden. Du kannst davon als Einzelunternehmer genauso profitieren, wie eine von dir gegründete Kapitalgesellschaft (UG, GmbH). Das gleiche gilt für Personengesellschaften wie die BGB-Gesellschaft, die OHG und die KG oder Partnergesellschaften, die Freiberuflern vorbehalten sind.

Handels- und gewerberechtlich sieht das anders aus. Als Einzelunternehmer bist, von seltenen Ausnahmefällen abgesehen, nicht verpflichtet, dich in das Handelsregister eintragen zu lassen Gründest du aber aus Haftungsgründen eine Kapitalgesellschaft, ist diese immer ein Muss-Kaufmann und eintragungspflichtig, egal wie klein das Vermögen und wie gering die Umsätze sind. Diese Regel gilt auch für die OHG und die KG. Partnergesellschaften werden dagegen nicht ins Handelsregister, sondern ins Partnerschaftsregister eingetragen und gelten als Freiberufler.

Wie beantragst du den Kleinunternehmer-Status?

Wenn du dich selbständig machst, egal ob als Gewerbetreibender oder als Freiberufler, muss du das Finanzamt darüber innerhalb von vier Wochen informieren. Dafür gibt es ein bestimmtes Formular, den sogenannten „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“.

Beide Erhebungsbögen behandeln in Kapitel 7 die Umsatzsteuer. Dort gibt es auch einen Abschnitt zur Kleinunternehmerregelung. Wenn du die Voraussetzungen erfüllst und davon Gebrauch machen willst, dann setzt du hier einfach ein Kreuz. Wenn du dich dagegen für die Regelbesteuerung, also die Erhebung und Abführung von Umsatzsteuer entscheidest, bindet dich das für fünf Kalenderjahre.

Im gleichen Abschnitt kannst du auch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Für Kleinunternehmer ist diese nicht erforderlich, sie erleichtert aber die Abwicklung von Geschäften innerhalb der EU.

Den ausgefüllten und unterzeichneten Fragebogen schickst du an das zuständige Finanzamt. Wenn du nicht weißt, welches das ist, kannst du bei jeder Steuerbehörde anrufen und nachfragen.

Was passiert, wenn ein Kleinunternehmen die Umsatzgrenze überschreitet?

Wenn du deinen Betrieb beim Finanzamt als Kleinunternehmen angemeldet hast und die Umsatzschwelle von 22.000 Euro überschreitest, kann das teuer werden. Es handelt sich hier nämlich nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze. Grundsätzlich muss du deshalb schon ab einem Umsatz von 17.501 Euro die Umsatzsteuer für den gesamten Betrag nachzahlen, nicht nur für den einen Euro zu viel. Es gibt hier aber Schlupflöcher, da diese Entwicklung vorhersehbar gewesen sein muss. In dieser Situation solltest du deshalb eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater konsultieren.

Steuerliche Besonderheiten bei Kleinunternehmen

Von der Umsatzsteuer einmal abgesehen, gelten für dich nach der Anmeldung deines Kleinunternehmens keine steuerlichen Besonderheiten. Macht das Unternehmen Gewinn, muss es dafür, je nach Rechtsform, Einkommensteuer bzw. Körperschaftsteuer entrichten. Geberbetreibende zahlen darüber hinaus Gewerbesteuer. Hier gelten allerdings Freibeträge für Einzelunternehmer und Personenhandelsgesellschaften in Höhe von 24.500 Euro. Diese Kleinunternehmen zahlen deshalb wegen der Umsatzschwelle, die sie aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen nicht überschreiten dürfen, effektiv keine Gewerbesteuer.

Checkliste: Kleinunternehmen anmelden

Damit du dein Kleinunternehmen erfolgreich anmelden kannst und nichts vergisst, haben wir hier noch einmal eine Checkliste zusammengestellt:

1. Status klären und Erlaubnis prüfen

Für Freiberufler gelten andere Regeln, als für Gewerbetreibende. Du musst also als erstes abklären, zu welcher Gruppe du gehörst. Welche Tätigkeiten als freiberuflich gelten, regelt § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG. Die Abgrenzung ist manchmal schwierig, wende dich im Zweifel an einen Steuerberater oder das Finanzamt.

Für bestimmte Gewerbebetriebe, zum Beispiel Spediteure, Personalüberlasser, Sicherheitsdienste und viele Maklerberufe, ist außerdem eine besondere Behördliche Erlaubnis erforderlich. Diese muss Eingeholt werden, bevor du mit der Geschäftstätigkeit beginnen darfst.

Ständisch organisierte Freiberufler, zum Beispiel angestellte Krankenhausärzte, die nebenbei selbständig tätig sein wollen, sollten sich unbedingt an ihre Kammer wenden und sich über die geltenden berufsrechtlichen Vorschriften informieren.

2. Businessplan erstellen

Ein professioneller Businessplan ist unentbehrlich, wenn du Investoren suchst oder einen größeren Bankkredit für dein Unternehmen brauchst. Wenn dein Kleinunternehmen nicht wachsen soll oder du nur an einem Nebenerwerb interessiert bist, genügt es, wenn du zumindest einmal eine realistische Schätzung der Umsätze durchführst und die Kosten gegenüber stellst. Zum einen brauchst du diese Informationen ohnehin für die Anmeldung beim Finanzamt, das von dir eine Schätzung der Gewinne im Gründungsjahr erwartet. Zum anderen schadet es auch nicht, die eigenen Erwartungen nochmal einmal zu hinterfragen und die Geschäftsidee auf Zahlen herunterzubrechen.

3. Gesellschaftsvertrag aufsetzen

Als Einzelunternehmer kannst du sofort loslegen. Wenn du Geschäftspartner hast und eine Gesellschaft gründen willst, muss als erstes der Gesellschaftsvertrag geschlossen werden. Für die Gründung einer Personenhandels- und einer Kapitalgesellschaft herrscht hier Notarzwang. Für eine BGB-Gesellschaft (GbR) existiert dagegen noch nicht einmal irgendeine gesetzliche Formvorschrift. Er kann auch mündlich oder konkludent geschlossen werden. Du machst dir das Leben aber leichter, wenn du ein Stück Papier vorzeigen kannst und im Streitfall bist du garantiert auch froh, wenn alles Wesentliche schriftlich fixiert ist.

4. Gewerbeanmeldung

Die Anmeldung beim Gewerbeamt und die Beantragung eines Gewerbescheins ist für Freiberufler nicht notwendig. Alle anderen Selbständigen wenden sich dazu an das Gewerbeamt in dem Ort, in dem sich ihre gewerbliche Niederlassung befindet. Wenn du vom Wohnzimmer aus agierst, ist das dein Wohnort.

Zwecks Anmeldung gehst du zum Gewerbeamt, füllst dort ein Formular aus und zahlst anschließend eine Gebühr, die sich meist zwischen zwanzig und dreißig Euro bewegt. In aller Regel erhältst du auch sofort einen Gewerbeschein. Da das Gewerberecht aber Ländersache ist und die Kommunen hier ein großen Gestaltungsspielraum haben, ist der Ablauf nicht überall exakt derselbe. In manchen Städten, berüchtigt ist hier Berlin, brauchst du einen Termin, auf den du Wochenlang warten musst. In vielen ländlichen Gemeinden ist die Sache in wenigen Minuten erledigt. Ganz moderne Städte bieten auch die Gewerbeanmeldung online an.

Auf jeden Fall solltest du kurz beim zuständigen Gewerbeamt anrufen und dich nach den Modalitäten erkundigen. So erfährst du auch, welche Unterlagen du mitbringen musst. Einzelunternehmer brauchen in aller Regel nur ein Ausweisdokument vorzeigen, es sei denn, das Gewerbe ist erlaubnispflichtig. Wenn du das Gewerbe für eine Personengesellschaft anmelden willst, benötigst du den Gesellschaftsvertrag, bei Kapitalgesellschaften den Handelsregisterauszug und sofern die Eintragung noch nicht erfolgt ist, die notarielle beglaubigte Satzung und eine Erklärung der Gesellschafter, wonach der Gewerbebeginn bereits vor der Handelsregistereintragung aufgenommen werden soll.

Aber wie gesagt, hier kann es regionale Unterschiede geben.

5. Anmeldung beim Finanzamt

Als Gewerbetreibender kannst du abwarten, bis sich die Finanzbehörde bei dir meldet, da das Gewerbeamt sie, genau wie die Industrie- und Handelskammer (IHK), automatisch über die Betriebsgründung informiert. Allerdings brauchst du eine Steuernummer, um Rechnungen zu stellen, sofern du nicht nur Bagatellbeträge unter 250 Euro fakturierst. Du kannst den Prozesse beschleunigen, wenn du von dir aus aktiv wirst. Freiberufler müssen ohnehin selbst die Initiative ergreifen. Wie das geht und welches Formular du ausfüllen musst, haben wir ja oben bereits erklärt.

Kleinunternehmen abmelden oder ummelden

Vielleicht willst du deine Selbständigkeit irgendwann wieder aufgeben? Auch das funktioniert nicht ganz ohne Bürokratie. Als Gewerbetreibender wendest du dich an das zuständige Gewerbeamt und meldest dein Unternehmen dort ab. Dafür werden keine Gebühren erhoben, das Finanzamt und die IHK werden aber nun auch nicht mehr automatisch informiert, zumindest nicht in jeder Gemeinde.

Du musst dich also auch an diese Behörden wenden. Das machst du am besten per E-Mail. Die Ämter meldet sich dann bei dir und erklären dir, was genau zu tun ist. Vielen Finanzämtern genügt ein formloses Schreiben, manche halten auch für die Abmeldung ein Formular bereit.

Wenn du deinen Gewerbebetrieb oder deine freiberufliche Tätigkeit nicht aufgibst, sondern nur umziehst, dann musst du dich am neunen Wohnort bzw. dem Gewerbesitz oder der Niederlassung wieder anmelden. Du bekommst dann vom dortigen Finanzamt eine neue Steuernummer zugeteilt. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bleibt dagegen gleich.

Kleinunternehmen anmelden: Unser Fazit

Für Selbständige ist es also ganz einfach, ein Kleinunternehmen anzumelden. Gewerbetreibende wenden sich dazu als erstes an das Gewerbeamt ihrer Stadt. Danach können sie abwarten, bis das Finanzamt sich bei ihnen meldet oder selbst aktiv werden. Für Freiberufler ist die Finanzbehörde die erste Anlaufstelle. Beide Gruppen füllen den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ aus und machen dort im Abschnitt 7 ihr Kreuz bei der Kleinunternehmerregelung, sofern sie die in § 19 Abs.1 UStG genannten Voraussetzungen erfüllen. Mehr ist für die Anmeldung eines Kleinunternehmens grundsätzlich nicht nötig. Nur verkammerte Freiberufler und Selbständige, die ein erlaubnispflichtiges Gewerbe ausüben, müssen oft zusätzliche, berufs- bzw. branchenspezifische, Vorschriften beachten.