Hotelrechnung Muster

Der „Luxus“ einer Hotelrechnung zeigt sich in deren Richtigkeit, Übersichtlichkeit und Vollständigkeit. So wie sich der Hotelgast in einem komfortablen 5*-Hotel besonders gut untergebracht und bewirtet fühlt, so beruhigt kann er die 5*-Hotelrechnung bei seinem Arbeitgeber oder beim Finanzamt einreichen.

Das A und O ist der richtige Adressat. Die Rechnungen musst du immer an denjenigen adressieren, der sie letztendlich bezahlt und steuerlich nutzt. Eine steuerliche Geltendmachung der Rechnungen bezieht sich sowohl auf die Umsatzsteuer, als auch auf die Einkommen- beziehungsweise die Körperschaftssteuer.

Wenn der Arbeitnehmer auf einer Dienstreise im Hotel übernachtet und die Kosten bei seinem Arbeitgeber abrechnet, dann muss er die Hotelrechnung an die Firma adressieren. Ist der Hotelgast selbstständig und macht die Hotelkosten selbst steuerlich geltend, dann ist er mit seiner Firmenanschrift der richtige Adressat. Eine Rechnungsvorlage vereinfacht das Erstellen und die formalen Anforderungen an eine Hotelrechnung und die Vorlage ist kostenlos.

Die von dir verwendete kostenlose Rechnungsvorlage sollte nach Möglichkeit mit deiner Buchhaltungssoftware kompatibel sein, die du in deinem Hotel verwendest. Jeder Hotelgast hat eigene, ganz individuelle Vorstellungen zu Übernachtung und Verpflegung sowie zur Nutzung weiterer Hoteldienstleistungen. Die Rechnungsvorlage muss allesamt als jeweils eigene Kostenart enthalten, in dem Sinne einzeln auführen.

Außerdem sollten die kostenlose Rechnungsvorlagen auch GoBD-konform sein. GoBD ist eine gängige Kurzfassung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ aus dem Jahr 2015. Du bist dann auf der sicheren Seite, wenn die Rechnungsvorlage den GoBD-Vorgaben entspricht und du die Rechnungsvorlagen darüber hinaus in deiner Hotel-Buchhaltungssoftware verwenden kannst.

Sofern du der Kleinunternehmerregelung entsprichst, was als Hotelier eher selten der Fall ist, profitierst du nach § 19 Umsatzsteuergesetz UStG von der Umsatz- und Mehrwertsteuerbefreiung. Du brauchst sie nicht abführen und giltst umgekehrt wie ein Endverbraucher. Dementsprechend sieht deine Rechnung als Kleinunternehmer aus.

Davon profitieren deine Gäste, denen du sämtliche Hotelleistungen netto, also ohne den ansonsten notwendigen Mehrwertsteueraufschlag, anbieten kannst.

Ob mit oder ohne Umsatzsteuer; deine 5*-Hotelrechnung muss auf jeden Fall die folgenden Pflichtangaben sowie Informationen beinhalten

• Einzelheiten zu deinem Hotel mit Name, Rechtsform und Anschrift
• Empfängerangaben mit Privat-/Firmenname, Rechtsform und kompletter Postanschrift
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Leistungserbringungsdatum (Zeitdauer des Aufenthaltes mit An- und mit Abreisetag)
• Rechnungsbetrag separat ausgewiesen mit Netto, Mehrwertsteuer 7 und 19 Prozent sowie Brutto
• Einzelpositionen der Kostenarten mit dem dazugehörigen Mehrwertsteuersatz
• Zahlungsziel (Fälligkeit beim Auschecken)
• Zahlungsmöglichkeiten (bar, bargeldlos mit EC- und/oder Kreditkarte, über Zahlungsdienstleister …..)
• ….. Platz für Zusatzinformationen

Unser Muster für Hotelrechnungen deckt diese Pflichtangaben problemlos ab und ist kostenlos.

Seit Januar 2010 gilt für die Kostenart Unterkunft, also für das Hotelzimmer, der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Alle anderen Hotelleistungen werden, so wie bis dahin auch, weiterhin mit 19 Prozent besteuert. Die schematisierte Rechnungsvorlage sieht auch eine Pauschalunterkunft für Zimmer + Frühstück vor. Sofern du ein Kleinunternehmer bist, musst du den Gesamtbetrag nicht aufschlüsseln.

Ansonsten gilt nach höchstrichterlicher Rechtsprechung der Grundsatz, dass der Hotelier jede einzelne Kostenart separat in der Rechnung aufführen und mit dem betreffenden Mehrwertsteuersatz versehen sowie berechnen muss. Das macht die Hotel-Rechnungsvorlage ebenso anspruchsvoll wie notwendig.

Die Sinnhaftigkeit einer Hotel-Rechnungsvorlage steht völlig außer Frage. Sie muss inhaltlich so ausgestaltet und formatiert sein, dass sie sich problemlos weiterverarbeiten lässt; und zwar sowohl bei dir in deiner Buchhaltung als auch beim Rechnungsempfänger. Je besser und ausgereifter die Rechnungsvorlage ist, umso größer sind die damit verbundenen Vorteile.

Durch die bereits angelegten Pflichtfelder ist das Individualisieren für den betreffenden Hotelgast denkbar einfach. Die wenigen notwendigen Eingaben bieten keine oder nur sehr begrenzte Fehlerquellen. Das Rechenprogramm wie Excel berechnet unter Nutzung aller vier Grundrechenarten automatisch den Gesamtrechnungsbetrag sowohl netto als auch brutto.

Rechnungsvorlage ist gleichbedeutend mit Schematisierung, mit Einheitlichkeit sowie mit Übersichtlichkeit. Das sorgt für mehr Effizienz im gesamten Arbeitsablauf und steigert die Professionalität. Das rechnerische Kontrollieren einzelner Rechnungspositionen erübrigt sich, weil innerhalb der Rechnungsvorlage alle Positionen und Posten untereinander verknüpft sind; beispielsweise mit dem Excel-Programm.

Der Schwachpunkt ist nicht die automatisierte sowie schematisierte Hotel-Rechnungsvorlage selbst, sondern der Mensch. Wenn die Vorlage einmal steht, dann ist ein fehlerloses Arbeiten garantiert – vorausgesetzt, dass du bei den wenigen noch notwendigen Eingaben keinen Fehler machst. Aufgrund der rechnerischen Verknüpfung setzt sich der einmal unterlaufene Fehler durchgängig fort, bis hin zum Rechnungsbetrag netto und brutto; also auch bei der Mehrwertsteuer.

Die Rechnungsvorlage muss so übersichtlich gestaltet und konfiguriert sein, dass auch die ungelernte Hotelkraft oder der Nachtportier als Aushilfe jederzeit dem Hotelgast seine Rechnung ausstellen kann.

Als Hotelier wirst du dich von Beginn an für eine gängige Hotel-Buchhaltungssoftware entscheiden oder bereits entschieden haben. Damit werden alle Eingangs– und Ausgangsrechnungen verarbeitet; also auch die schematisierte Rechnungsvorlage. Sie muss so konfiguriert sein, dass sich die darin aufgeführten Kostenarten nahtlos, also Eins zu eins in die Buchführung übernehmen, wie man sagt einbuchen lassen.

Dadurch, aber auch nur so ist gewährleistet, dass alle weiteren Rechenvorgänge ebenfalls automatisiert ausgeführt werden können. Dazu gehören die Aufteilung der Kostenarten auf die verschiedenen Buchhaltungskonten sowie das Berechnen der Umsatzsteuer getrennt nach 7 und nach 19 Prozent.

Nutz du eine umfangreiche Buchhaltungssoftware, kannst du dir die Rechnungsvorlage sparen. Denn in einer guten Software ist das Schreiben von Angeboten und Rechnungen enthalten.

Die vorhandene Rechnungsvorlage ist vom Ausfüllen bis zum Versenden ein Mix aus den drei gängigen Programmen Word, Excel und Portable Document Format, kurz PDF. Sie ist so vorbereitet, dass du sie Schritt für Schritt ausfüllen kannst beziehungsweise musst. Entscheidend ist, dass du für die jeweilige Hotelübernachtung die zutreffenden Pflichtfelder ausfüllst.

Beispiel: Übernachtung mit oder ohne Frühstück, Übernachtung pauschal mit Frühstück oder mit Halb-/Vollpension. Das zu erkennen und zu berücksichtigen ist für dich jedoch kein Problem.