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Proforma Rechnungen enthalten Waren, deren Handelswert nicht in aufgeführt werden muss. Auch etwaige Zollgebühren entfallen und die Ware kann kostenfrei verschickt werden.
Als Beleg musst du eine sogenannte Proforma Rechnung dennoch aufbewahren. Hierfür eignet sich ein Rechnungsprogramm, mit dem du auch deine Dokumente archivieren kannst.
Entgegen der klassischen Bezeichnung „Rechnung“ definiert eine Proforma Rechnung keine Zahlungsaufforderung. Im Sinne des Steuerrechts besteht die Verpflichtung den Wert einer Ware anzugeben, insbesondere beim Versand in Drittländer. Auf diese Weise können Waren kostenfrei ausgeliefert werden ohne das Anfallen von Zollgebühren.
Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Handelsrechnung existiert bei den Waren, die in einer Proforma Rechnung aufgeführt sind, kein Handelswert. Sie wird im Sinne einer Auftragbestätigung erstellt und ermöglicht entsprechend den Versand kostenloser Ware. Auch wenn die Zollabgaben entfallen, musst du den Beleg stets für die einwandfreie Abwicklung der Ware beifügen.
Es ist wesentlich, den Warenwert und damit auch die Proforma Rechnung korrekt anzugeben, da ansonsten juristische Konsequenzen zu befürchten sind. Falschangaben können hierbei sowohl mit einem Bußgeld geahndet als auch strafrechtlich verfolgt werden. Demnach musst du in erster Linie auf einen realistischen Warenwert achten, der jederzeit einer Prüfung standhält.
Diese Form der Rechnung charakterisiert einen Beleg für Waren, die der Deklarationspflicht unterliegen. Sie stellt dem Empfänger keinen Betrag in Rechnung und dient lediglich steuerlichen Zwecken. Die Mustervorlage ermöglicht dir das unkomplizierte Ausfüllen am Computer und enthält alle erforderlichen Vorinformationen.
Handelsgeschäfte mit nicht EU-Ländern sind mit Abstand der häufigste Nutzungsgrund für Proforma Rechnungen. Sie werden hierbei als Beleg und Nachweis für den Wert der verschickten Ware verwendet. Darüber hinaus kommen sie vor allem bei sogenannten Mustersendungen zum Einsatz. Hierbei handelt es sich um unentgeltliche Ware, die zwar der Deklarationspflicht unterliegt, jedoch nicht in Rechnung gestellt wird. Beim Versand von Mustern ist die Angabe eines realitätsnahen Warenwerts besonders wichtig. Der Wert des Warenmusters beziehungsweise von Proben einer Ware darf nicht höher als 50 Euro sein. Es können bis zu fünf Muster auf der Proforma Rechnung aufgeführt werden.
Auch für den Aus- oder Umtausch eines Produktes sowie den Versand von angeforderten Ersatzeilen wird diese Form des Belegs benötigt. Spenden und Geschenksendungen zählen ebenfalls zu den Anwendungsmöglichkeiten, weiterhin Vorkasse im Sinne einer Zahlungsgrundlage.
Bei Proforma Rechnungen sind im Wesentlichen die gleichen Pflichtangaben einzutragen, die du auch von einer Handelsrechnung kennst. Der zentrale Unterschied ist der Begriff. Es ist verpflichtend die Bezeichnung Proforma Rechnung zu verwenden. Wenn du auf der sicheren Seite sein möchtest, beispielsweise für einen Versand ins Ausland, kannst du zusätzlich die englische Übersetzung Proforma Invoice angeben.
Zu den erforderlichen Angaben zählen dein Name, gegebenenfalls die Firmenbezeichnung und die zugehörige Adresse. Es folgt der Name des Empfängers der Ware inklusive vollständiger Anschrift. Unverzichtbar ist eine Rechnungsnummer, der zusätzlich sowohl eine Orts- als auch Datumsangabe beigefügt ist. Die Art der Rechnungsnummer bleibt dir überlassen, sie muss jedoch der eindeutigen Identifikation dienen. Weiterhin gehört deine Umsatzsteueridentifikationsnummer auf die Rechnung. Innerhalb Europas verwendest du die EORI (Economic Operators Registration‘ & Identification) Nummer. Sie wird als Nachfolger der ehemaligen Zollnummer eingetragen. Hinzu kommen die Gewichtsangaben (Brutto und Netto) und auch das Herkunftsland deiner Ware. In der EU ist zusätzlich die Ursprungserklärung erforderlich. Deine Unterschrift und der Firmenstempel bilden den Schluss der Proforma Rechnung.
Eine Mustervorlage wird auf elektronischem Wege am Computer erstellt. Die Vorlage enthält dafür bereits alle erforderlichen Angaben, die jeweils mit deinen eigenen Inhalten für den Beleg ausgefüllt werden.
Seit dem Jahr 2011 sind auf elektronischem Wege erstellte und zugestellte Rechnungen einer herkömmlichen Rechnung auf dem Postweg gleichgestellt. Das Ausfüllen von Hand entfällt, Papierausdrucke werden nicht mehr benötigt. Der Versand der Rechnung ist per E-Mail möglich. Dementsprechend entstehen für dich keine Kosten für das Porto und du sparst die Zeit für den Weg zur Post. Proforma Rechnungen können kurzfristig und zeitnah zugestellt werden. Dein Kunde hat den Beleg in Echtzeit und außerdem jederzeit auf seinem Rechner abrufbereit.
Beim Versenden einer Vorlage ist auf die Umwandlung in das PDF-Format zu achten. Dies ist für Ersteller, die bislang per Post verschickt haben und den Ablauf nicht gewohnt sind, zu beachten. Du musst elektronische Rechnungen und Belege für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren archivieren. Bevor du deinem Kunden eine Vorlage mailst, muss dieser der elektronischen Nutzung seiner Daten zustimmen.
Bei der Eingabe der Anschrift deines Kunden ist der Unterschied zwischen Lieferanschrift und Rechnungsanschrift zu beachten. Das ist eine der häufigsten Fehler beim Ausfüllen einer Mustervorlage. In der Regel werden beide Adressen auf der Proforma Rechnung aufgeführt. Die richtige Zuordnung ist entscheidend, damit deine Waren auch wirklich an der gewünschten Stelle ankommen.
Nachdem du deine Vorlage im PDF-Format abgespeichert hast, kannst du sie nicht mehr verändern und musst sie möglicherweise neu erstellen. Achte auf ein umsichtiges Korrekturlesen vor dem Speichern, um dir unnötige Arbeit zu ersparen.
Wenn du den Beleg an deinen Kunden verschickst, solltest du nach Möglichkeit eine Lesebestätigung in deinem E-Mail-Programm einrichten. Nur so weißt du, ob der Kunde die E-Mail auch tatsächlich zur Kenntnis genommen hat.
Die beste Möglichkeit Fehler zu vermeiden ist durch die Nutzung eines Rechnungsprogramms. Mit dessen Hilfe kannst du in wenigen Klicks eine rechtskonforme Rechnung erstellen, die jederzeit vom Finanzamt akzeptiert wird.
Die Proforma Rechnungsvorlage steht dir als Download für Word und Excel zur Verfügung. Du kannst die Datei nach Belieben bearbeiten und nach Fertigstellung in eine PDF-Datei umwandeln. Sie eignet sich in dieser Form ideal für den Versand per E-Mail. Für die erste Nutzung ist es hilfreich zunächst eine Beispielrechnung mit fiktiven Zahlen zu erstellen. Die Mustervorlage lässt sich jeweils individuell anpassen.
Auf dem Muster findest du im oberen Bereich Platz für deine Firmenadresse, die Angaben des Empfängers sowie bei Bedarf ein Logo. Nicht benötigte Platzhalter lassen sich problemlos löschen. Die Betreffzeile kannst du nach Belieben ändern. Anschließend folgt ein Bereich für die Angaben zum Herkunftsland und dem Grund der Ausführung sowie eine Tabelle zur Auflistung der Positionen, die du berechnen möchtest. Am Ende der Vorlage ist Platz für Orts- und Zeitangabe und deine Unterschrift.
