Es ist kommt nicht selten vor, dass du als Verein eine Rechnung schreiben musst. Viele bringen einen Verein mit Gemeinnützigkeit in Verbindung und unterliegen dem Irrglauben, dass ein Verein keine Rechnung schreiben kann oder darf. Allerdings muss bei einer Rechnung vom Verein einiges berücksichtigt werden. In folgendem Artikel erfährst du, was du beachten musst und welche Besonderheiten es gibt.
Eine Rechnung als Verein schreiben
Eine Rechnung vom Verein kann aus vielen Gründen notwendig werden. Jeder Geschäftspartner hat einen rechtlichen Anspruch auf eine Rechnung. Dies betrifft zum Beispiel Sponsoren und Vereinsmitglieder. Das sie einen Nachweis über die erbrachte Leistung haben, muss der Verein eine Rechnung schreiben.
Zwei der wichtigsten Gründe:
- Rechnung als gemeinnütziger Verein für die Mitgliedsbeträge
- Rechnung für Sponsorengelder, denn viele Unternehmen erwarten für ihr Sponsoring eine Gegenleistung vom Verein
Grundsätzlich kann vereinfacht gesagt werden, dass sie immer dann notwendig ist, wenn es sich um die direkte Erbringung einer Dienstleistung handelt. Gleichfalls ist eine Vereinsrechnung immer dann zu schreiben, wenn eine steuerliche Absetzung vorgenommen wurde. In beiden Fällen dient die Vereinsrechnung als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Umsatzsteuer: Besonderheiten bei der Vereinsrechnung
Das Thema Umsatzsteuer für einen gemeinnützigen Verein spielt bei der Rechnungsstellung eine besondere Rolle. Bei der Rechnungslegung als gemeinnütziger Verein kann es eventuell sein, dass du hier auf mehrere Umsatzsteuersätze achten musst. Es durchaus möglich, dass nicht jeder Geschäftsbereich in einem gemeinnützigen Verein gleichermaßen besteuert wird. Das heißt du musst immer darauf achten, ob die Rechnung eine Leistung betrifft, die steuerbefreit ist oder welchen Steuersatz du für die Rechnung anwenden musst.
Um dir als Verein das Rechnung schreiben zu erleichtern, haben wir dir die wichtigsten Szenarios zusammengefasst:
- Rechnung für Mitgliedsbeträge oder Spenden: Bei Mitgliedsbeträgen oder auch Spenden brauchst du keine Umsatzsteuer auf der Rechnung aufführen. Gleiches gilt auch für andere Arten von Zuwendungen.
- Rechnung für Vermietung eines Vereinsraums: Wenn der Verein einen Raum für eine Feierlichkeit an eine Person vermietet, welche nicht Mitglied im Verein ist, dann handelt es sich bei dieser Vermietung um einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. In diesem Fall musst du auf der Rechnung den vollen Umsatzsteuerbetrag ausweisen.
- Rechnung für Leistungen: Gehört die Leistung zum ideellen Aufgabenbereich, also welche die von Mitgliedern des Vereines in Anspruch genommen werden. In diesem Fall musst du den verminderten Umsatzsteuersatz von 7 Prozent anwenden.
- Rechnung für Gegenstände aus dem Vereinsvermögen: Werden vom Verein Gegenstände verkauft, die dem Vereinsvermögen zugeordnet werden, also Gegenstände, welche zu Vereinszwecken angeschafft wurden, dann wird keine Umsatzsteuer erhoben.
Wichtig:
Sollte ein Verein eine Rechnung als gemeinnütziger Verein versenden und falsche Umsatzsteuersätze ausweisen, hat das Finanzamt das Recht, einen Vorsteuerabzug vom Verein nicht zu berücksichtigen. Darauf ist also unbedingt zu achten.
Kleinunternehmerregelung bei Vereinen
Ein Verein muss bei seiner wirtschaftlichen Tätigkeit die gleichen Bestimmungen und Vorschriften beachten, wie sie für jedes Unternehmen im Steuerrecht gelten. Das bedeutet aber auch, dass ein er von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen kann. Werden vom Verein die entsprechenden Grenzen bezüglich der Umsatzgrenzen beachtet, kann er sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Das bedeutet aber, dass die Rechnung keinerlei Umsatzsteuer ausweisen darf und eindeutig auf die Kleinunternehmerregelung hingewiesen wird. Eine entsprechendes Muster findest du nachfolgend zum kostenlosen Download: Rechnungsvorlage Kleinunternehmer.
Welche Pflichtangaben gehören auf die Vereinsrechnung
Wahrscheinlich hast du schon einmal gehört, dass auf einer Rechnung bestimmte Pflichtangaben stehen müssen. Bei einer Rechnung vom Verein unterscheidet sich dies nicht. Auch in diesem Fall musst du auf die Pflichtangaben einer Rechnung achten, die vom Gesetzgeber verlangt werden. Alle erforderlichen Pflichtangaben werden in § 14 UStG beschrieben. Dabei spielt es keine Rolle, ob es um steuerpflichtige oder von der Steuer befreite Leistungen geht.
Folgende Pflichtangaben auf der Rechnung als gemeinnütziger Verein sind vorgeschrieben:
- Name und die genaue Anschrift des Vereines
- Die Rechnungsadresse: Name und genaue Anschrift vom Empfänger der Rechnung
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Steuernummer des Vereines
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmalig vergeben werden kann
- Das Rechnungsdatum
- Den genauen Leistungszeitraum oder Lieferzeitpunkt
- Die genaue Bezeichnung der Lieferung oder Leistung mit Benennung von Art, Menge und Umfang
- Das Nettoentgelt, den gültigen Steuersatz, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag
Damit eine korrekte Rechnungsstellung auch als gemeinnütziger Verein ohne Probleme möglich ist, solltest du ein Rechnung Muster für Vereine nutzen. Dort sind die Pflichtangaben bereits enthalten und du kannst damit mögliche Fehlerquellen minimieren. Nicht vergessen darfst du ebenfalls, dass ein gemeinnütziger Verein der Umsatzsteuer befreit ist, ebenfalls auf diese genannten Pflichtangaben auf seiner Rechnung achten muss. In diesem Fall muss auf der Rechnung ein Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung sein.
Verwendung einer Rechnungsvorlagen
Um deine Vereinsrechnung zeitsparend zu erstellen, bietet sich die Verwendung einer Vorlage an. Zudem kannst du so sicherstellen, dass auf deiner Rechnung auch alle Pflichtangaben enthalten sind. Du kannst die Rechnungsvorlage Word und die Excel Rechnungsvorlage auf deine Wünsche anpassen und als PDF abspeichern. Damit kannst du sicherstellen, dass es beim Drucken der Rechnung nicht zu Formatierungsfehler kommt.
Fazit/ Zusammenfassung
Man kann auch als gemeinnütziger Verein eine Rechnung schreiben. Für Vereine gelten nach dem deutschen Steuerrecht die gleichen Pflichten und Voraussetzungen wie für jedes normale Wirtschaftsunternehmen. Auch hier haben die Geschäftspartner den Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung vom Verein. Aus diesem Grund muss die Rechnung vom Verein auch die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Besonders beachten muss ein Verein beim Rechnung schreiben, dass immer der richtige Umsatzsteuersatz angegeben wird. Es ist möglich, dass eine Vereinsrechnung verschiedene Umsatzsteuersätze enthält.
