Rechnungsvorlage Freiberufler

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Hier erhältst du Informationen zum Thema Freiberuflichkeit und Rechnungsstellung. Mit einer passenden Vorlage für Word oder Excel hast du schnell eine Rechnung erstellt. Du musst nur die Zahlen ändern, das Layout ist bereits vorhanden.

Was ist eigentlich ein Freiberufler?

Ein beruflich Selbständiger wird steuerlich als Gewerbetreibender, als Land- oder Forstwirt oder eben als Freiberufler eingeordnet. Die Tätigkeiten von Freiberuflern können ganz unterschiedlicher Art sein. Technisch-künstlerisch bzw. technisch-naturwissenschaftlich (wie bei Architekten oder Ingenieuren), beratend (wie bei Wirtschafts-, Rechts- oder Steuerberatern; auch Steuerbevollmächtigte wirken freiberuflich), der Heilung von Mensch oder Tier dienend, unterrichtend und/oder erziehend oder im Bereich Kunst, Kultur und Berichterstattung liegend (wie bei Schriftstellern und Journalisten). Außerdem können noch viele weitere Berufe (beispielsweise Lotse, Übersetzer, Musiker, Regisseur, Hebamme, Apotheker, Diplom-Chemiker, Yogalehrer) freiberuflich ausgeübt werden. Viele freie Berufe setzen ein Hochschulstudium voraus, aber nicht alle. Eine offene Liste Freier Berufe findet sich nicht nur im Einkommenssteuergesetz (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG), sondern auch im Partnerschaftsgesellschaftsgesetz.

Vorteile der Freiberuflichkeit

Neben dem mehr oder weniger großen unternehmerischen Risiko bringt die Freiberuflichkeit organisatorische Vorteile mit sich. Freiberufler benötigen keinen Eintrag im Handelsregister, sie unterliegen nicht der Gewerbeaufsicht, zahlen keine Gewerbesteuer und können bei der Steuererklärung statt doppelter Buchführung für die Gewinnermittlung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vorlegen.
Außerdem zählen Freiberufler zu den Personengruppen, die beim Finanzamt die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG beantragen können.

Die Kleinstbetragsrechnung

§ 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung bestimmt die Regeln für die Kleinstbetragsrechnung. Demnach muss eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, mindestens folgende Angaben enthalten:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. das Ausstellungsdatum
  3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  4. der Bruttobetrag sowie den anzuwendenden Steuersatz oder bei Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Bei Nachfolgendem gelten die Erleichterungen der Kleinstbetragsrechnung jedoch nicht:

  • wenn nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet (Stichwort „Reverse-Charge-Verfahren“)
  • wenn die Rechnung auch das Ausland betrifft (Näheres siehe § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung)

Pflichtangaben einer Rechnung

  • Name und Anschrift (beides vollständig) des leistenden Unternehmens
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Für die steuerliche Identifikation als Freiberuflers musst du entweder deine (vom Finanzamt erteilte) Steuernummer (Steuer-ID) oder deine (vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte) Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) angeben
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer: das ist eine fortlaufende Nummer, die vom Rechnungsersteller nur einmal vergeben werden darf
  • Umfang/Menge und Art der Leistung oder der gelieferten Gegenstände
  • Angabe über den Leistungszeitraum oder den Zeitpunkt der Leistung bzw. Lieferung
  • Aufschlüsselung des Rechnungsbetrags nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen für die Leistung bzw. Lieferung
  • der anzuwendende Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag bzw. bei einer Steuerbefreiung für die Leistung bzw. Lieferung die Angabe zu der Steuerbefreiung.
  • Hinweis auf eventuelle Aufbewahrungspflichten des Rechnungsempfängers

Extra-Hinweis zur Rechnungsstellung

Bei Rechnungen von einem (in Deutschland steuerpflichtigen) freiberuflichen Unternehmen an ein Unternehmen im Ausland darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Stattdessen erfolgt ein Vermerk in der Rechnung: „Steuerschuldnerhaft des Leistungsempfängers“. Bei Rechnungen an eine Privatperson mit Sitz im Ausland wird die Umsatzsteuer ausgewiesen (Ausnahme: das rechnungsstellende Unternehmen – in unserem Fall also der Freiberufler – hat sowieso keine Umsatzsteuer auszuweisen).

Kleinunternehmerregelung – Rechnungen ohne Ausweis der Umsatzsteuer

Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, erhebt das Finanzamt keine Umsatzsteuer. Zum anderen darfst du auf deiner Rechnung keinen Betrag für die Umsatzsteuer ausweisen. Auf der Rechnung eines Kleinunternehmers steht stattdessen beispielsweise der Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen“.
Aber nicht nur Kleinunternehmer, sondern auch beispielsweise Ärzte und Heilpraktiker weisen für ihre Heilbehandlungen keine Umsatzsteuer aus. Bei anderen unternehmerischen Tätigkeiten im Rahmen ihres Heilberufes hingegen sind auch sie ggf. verpflichtet, Umsatzsteuer auszuweisen.

Für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung sind gewisse Voraussetzungen erforderlich

Im vorangegangenen Kalenderjahr darf der Umsatz 17.500 € nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 € nicht übersteigen. Beginnst du dein Unternehmertum im laufenden Jahr, werden für die Ermittlung der Kleinunternehmer-Einkommensgrenze folglich die nicht unternehmerischen Monate abgezogen. Pro nicht unternehmerischem Monat wird daher 1/12 von 17.500 € abgezogen.

Wenn du seit Beginn deiner Selbständigkeit auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hast, obwohl sie anwendbar gewesen wäre, bist du fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden, unabhängig vom Umsatz. Wenn du  Kleinunternehmer gewesen bist, aber aufgrund deines Umsatzes zum Regelunternehmer wirst, kannst du hingegen die Kleinunternehmerregelung beantragen. Allerdings nur, wenn du im abgeschlossenen Steuerjahr die 17.500 € (inklusive Umsatzsteuerbetrag) unterschritten hast und im kommenden Steuerjahr mit deinem Umsatz voraussichtlich unter 50.000 € liegen wirst. Der Wechsel ist jedoch nur zum Jahresende möglich.

Häufige Fehler beim Erstellen von Rechnungen

Beim Erstellen einer Rechnung solltes du stets auf die Genauigkeit achten. Oftmals wird eine Rechnung schlicht durch Tippfehler mangelhaft. Nachfolgendes zählt zu den häufigsten Fehlern bei einer Rechnungserstellung, allerdings solltest du diese Fehler vermeiden:

  • Tippfehler bei Adresse oder Namen des Empfängers
  • Das Datum ist falsch
  • Falsche Berechnung der erbrachten Leistungen
  • Das angegebene Zahlungsziel ist falsch
  • Doppelt vergebene Rechnungsnummer

Ist eine Rechnungsvorlage für Freiberufler sinnvoll?

Eine Rechnungsvorlage als Word oder Excel kann für dich folgende Vorteile haben:

  • Sie ist kostenlos
  • Du kannst sie einfach personalisieren
  • Sie ist einfach auszufüllen
  • Alle vom Gesetzgeber geforderten Pflichtangaben sind enthalten
  • Sie sparen Zeit, da du lediglich bestimmte Angaben wie Datum oder Preise anpassen musst

Allerdings ist beim Kopieren einer Rechnungsvorlage Vorsicht geboten, denn so können sich auch leicht Fehler einschleichen. Du solltest daher stets überprüfen, ob du alle Angaben aktualisiert hast.

GoBD-Konformität

Außerdem sind Rechnungsvorlagen mit Word und Excel nicht GoBD-konform. Wenn du die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form nicht einhältst, musst du mit Strafen durch das Finanzamt rechnen. Du musst deine Rechnungen daher unveränderbar abspeichern und archivieren, damit sie jederzeit nachprüfbar, nachvollziehbar und vollständig sind. Wenn du ein Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware verwendest, erfüllst du automatisch die GoBD-Richtlinien.

Eine zeitsparende Vorlage für deine Rechnung in Word oder Excel findest du hier zum kostenlosen Download

Tipp: Nutze ein professionelles Rechnungsprogramm

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