Rückstellungen

Definition: Was sind Rückstellungen

Bei Rückstellungen handelt es sich um noch nicht eindeutig definierbare, aber grundsätzlich erwartbare, zukünftige Verbindlichkeiten. Der Sinn der Rückstellungen ist, für diese zukünftigen Ereignisse entsprechend vorsichtig zu agieren. Die Ursache der Verbindlichkeit ist bereits in der laufenden Periode, die Verbindlichkeit selbst entsteht jedoch erst. Durch die Bildung der Rückstellung erfasst du den Aufwand somit in der entsprechenden Periode der Aufwandsentstehung und nicht erst dann, wenn beispielsweise eine Zahlung wirklich fällig ist.

Die Rückstellung bildest du gemäß der Verursachungsperiode und sobald das erwartete Ereignis wirklich eintritt, löst sich Rückstellung in der Buchhaltung wieder auf.

Rückstellungen bilden, buchen und auflösen

Bei der Bildung der Rückstellungen musst du die Passivierungspflicht berücksichtigen. Konkret bedeutet das, dass du für bestimmte Ereignisse Rückstellung bilden musst. Dazu zählen im Hinblick auf Verbindlichkeiten etwa latente Steuern, drohende Verluste aus schwebenden Geschäften Pensionsrückstellungen, Rückstellungen für Prozesse und Rückstellungen für Garantieleistungen.

Hinsichtlich Aufwendungen bildest du Rückstellungen für freiwillige Gewährleistungspflichten und für nicht durchgeführte Instandhaltungsmaßnahmen, die binnen drei Monaten nachgeholt werden.

Ein Passivierungsverbot besteht hingegen für andere Rückstellungen. Du kannst also nicht nach Belieben gewinnmindernde Rückstellungen bilden, sondern benötigst konkrete, anlassbezogen Fakten mit denen du die Bildung der Rückstellungen auch argumentieren kannst.

Merke: Die Rückstellungen müssen immer wirtschaftlich oder rechtlich verursacht worden sein – das ist die Grundlage dafür, dass du überhaupt eine Rückstellung zuweisen kannst.

Rückstellung verbuchen

Die Buchung der Rückstellung erfolgt in Form von Aufwandkonto (je nach Art der Rückstellung) an Rückstellungen. Somit ist die Rückstellung zugewiesen, bedenke jedoch immer, dass du sie auch entsprechend wieder auflösen musst.

Rückstellung auflösen

Die Gegenbuchung muss erfolgen, sobald die Grundlage für die Zuweisung der Rückstellung wegfällt. Das kann einerseits bedeuten, dass der erwartete Fall eingetreten ist, beispielsweise wurde ein Prozess verloren und dafür nun die gebildete Rückstellung herangezogen. Es kann jedoch andererseits auch die Situation eintreten, dass der Prozess überraschend gewonnen wird, die Rückstellung deshalb nicht mehr benötigt und daher die entsprechende Auflösung der Rückstellung veranlasst wird.

Arten von Rückstellungen im Überblick

Die besonders häufigen Rückstellungsarten möchten wir dir kurz näher vorstellen:

• Pensionsrückstellungen: Werden vom Unternehmen an Mitarbeiter Pensionszahlungen zugesagt, so bildest du dafür entsprechende Rückstellungen über die Jahre hinweg.
• Steuerrückstellungen: Zukünftige Steuerlasten die im aktuellen Geschäftsjahr entstehen kannst du gut planen. Dementsprechend kannst du meist sehr exakt vorhersehbare Steuerrückstellungen bilden.
• Sonstige Rückstellungen: Achte bei den anderen Arten von Rückstellungen darauf, dass die Bildung dieser Rückstellungen entsprechend durch wirtschaftliche oder rechtliche Ereignisse begründbar sind. Bilde keine Rückstellungen, die das Finanzamt später  kritisch betrachtet und halte dich an die Vorgaben!

Rückstellungen für drohende Verluste

Ein etwas umfangreicherer Punkt sind die Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften. Diese komplizierte Formulierung ist einfach zu erklären: Gibt es berechtigte, nachweisbare Gründe zur Annahme, dass zukünftig Zahlungen für derzeit in Abwicklung befindlichen Geschäften geleistet werden müssen, so können dafür Rückstellungen gebildet werden.

Zu dieser Art der Rückstellungen gehören insbesondere folgende Fälle:

• Rückstellungen für Instandhaltung: Werden Instandhaltungsmaßnahmen nicht getroffen und diese binnen drei Monaten nachgeholt, kannst du Rückstellungen bilden.
• Prozesskostenrückstellungen: Wenn du dich derzeit in einem Rechtsstreit befindest oder dieser durch Ereignisse im laufenden Geschäftsjahr verursacht wurde und unmittelbar bevorsteht, so kannst du Rückstellungen bilden. Hier werden beispielsweise die Prozesskosten selbst und die Kosten für Rechtsberatung berücksichtigt.
• Rückstellung für Gewährleistungen: In eine ähnliche Richtung wie die Rückstellungen für die Prozesskosten gehen auch die Kosten für Gewährleistung. Hier halten wir jedoch fest, dass es sich dabei um Rückstellung für freiwillig gegebene Gewährleistung handelt. Beispiel: Du versprichst deinem Kunden besonders gute Qualität, kannst diese diese dann aber doch nicht immer halten. Dadurch ahnst du schon, dass durch Gewährleistungsansprüche entsprechende Kosten auf dich zukommen können. So kannst du mit Rückstellungen für diesen Zweck vorsorgen.
• Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten: Kommt durch ein wirtschaftliches Ereignis eine Verbindlichkeit auf dich zu, deren Höhe du noch nicht abschätzen kannst, so kannst auch dafür eine Rückstellung bilden. Die Höhe solltest du jedoch nicht beliebig auswählen, denn sie muss begründbar sein. Handle also nach bestem Wissen und Gewissen.

Rückstellungen – Auswirkungen

Die Bildung von Rückstellungen ist eine Maßnahme in deiner Buchhaltung. Du bildest damit das Ergebnis deiner Geschäftstätigkeit möglichst real und zeitlich passend ab. Gleichzeitig bedeutet das im Umkehrschluss, dass sich weder die Zuweisung, noch die Auflösung von Rückstellungen, auf deine Liquidität auswirkt.

Bei beiden Vorgängen fließen keine Zahlungen in dein Unternehmen oder aus deinem Unternehmen, du teilst vielmehr nur mit, dass du für ein zukünftiges Ereignis voraussichtlich einen bestimmten Betrag benötigst. Tritt das Ereignis ein, leistest du diese erwartete Zahlung – Auslöser für eine Veränderung der Liquidität ist also immer das jeweilige Ereignis, aber nicht die Rückstellung an sich.

In deiner Erfolgsrechnung wirken sich Rückstellungen negativ aus. Dein Gewinn verringert sich durch die Zuweisung der Rückstellungen. Dementsprechend solltest du Rückstellungen auch wirklich bilden. Nicht nur, weil es vorgeschrieben ist, sondern auch, weil du durch die Zuweisung der Rückstellungen die Steuerbemessungsgrundlage verringerst.

Bei der Auflösung der Rückstellung kommt es darauf an, wie du die Rückstellung angesetzt hast. War die Rückstellung zu hoch, benötigst du also einen geringeren Betrag für das auslösende Ereignis, so erhöht die Differenz deinen Gewinn. Tritt der umgekehrte Fall ein und ist der Aufwand höher als die gebildete Rückstellung. Es kommt zu einem zusätzlichen Aufwand entsprechend der Differenz der Beträge.

Auch in der Bilanz sind die Rückstellungen selbstverständlich ersichtlich. Sie sind Teil des Fremdkapitals. Somit wirken sie sich auf Kennzahlen aus und verringern beispielsweise deine Eigenkapitalquote, was wiederum Auswirkungen auf deine Bonität bei Kreditinstituten haben kann. Die Rückstelllungen sind im Fremdkapital von anderen Verbindlichkeiten klar abgegrenzt, da sie ausdrücklich als unsichere Verbindlichkeiten eingestuft sind. In der Bilanz wird zudem auch ersichtlich, um welche Arten von Rückstellungen es sich genau handelt. Diese Information kann besonders für Investorinnen und Investoren relevant sein.

Dementsprechend wichtig ist es, dass du deine Rückstellungen ehrlich und korrekt in deiner gesamten Buchhaltung abbildest!