Eine Stornorechnung wird notwendig, wenn eine Rechnung an den Kunden fehlerhaft ist. Was zum Beispiel durch eine unvollständige Lieferung der Fall sein kann. In diesem Artikel erfährst du alles über die Stornorechnung und deren Pflichtangaben. Zudem erhältst du Antworten auf die meistgestellten Fragen und Tipps zum Schreiben einer Stornorechnung.
Diese Inhalte findest du hier
- Was ist eine Stornorechnung?
- Gründe für die Erstellung einer Stornorechnung
- Wie schreibst du eine Stornorechnung?
► Pflichtangaben auf der Stornorechnung - Beschluss des EUGH zur Rechnungskorrektur
- Unterschied zwischen Gutschrift und Stornorechnung
- Vorteile durch die Verwendung einer Mustervorlage
- Fazit
- FAQ – Häufige Fragen zu diesem Thema
Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung stellt eine Rechnung dar, mit der du eine bereits versandte Ausgangsrechnung korrigieren kannst. Die Stornorechnung wird auch als Korrekturrechnung oder Rechnungskorrektur bezeichnet. Dies kann etwa dann auftreten, wenn du bestellte Waren nicht liefern konntest oder die Ausgangsrechnung falsch gestellt wurde. Der Begriff Storno kommt aus dem Italienischen, wie viele andere Begriffe aus dem Rechnungswesen. Übersetzt wird dieser Begriff mit löschen, aufheben, rückgängig machen. Genau dies ist auch die Funktion, welche eine Stornorechnung zu erfüllen hat. Eine vorhergegangene Rechnung wird mit ihr aufgehoben.
Gründe für die Erstellung einer Stornorechnung
Es gibt einige Gründe, warum du eine Stornorechnung schreiben musst. Die wichtigsten Anlässe sind:
- falsch oder unvollständig ausgestellte Rechnung
- nicht erbrachte oder nicht zufriedenstellende Leistungen oder Lieferungen
- Kulanz- oder Garantiefälle
- für beim Versand verloren gegangene Waren oder Waren die nicht funktionsfähig sind
- nachträglich gewährte Rabatte oder andere Preisnachlässe
Wie schreibst du eine Stornorechnung?
Eine fehlerhafte Rechnung musst du auf jeden Fall nachträglich korrigieren. Nicht nur dein Kunde hat den Anspruch auf eine Rechnung, welche ordnungsgemäß und korrekt ist. Auch das Finanzamt verlangt vor allem aufgrund der Gewährleistung vom Vorsteuerabzug eine fehlerfreie Rechnung. Beim Erstellen einer Stornorechnung muss aus rechtlicher Sicht einiges beachtet werden. Eine Stornorechnung darf nur von der als Leistungserbringer oder von dir als leistendem Unternehmen ausgestellt werden. Alles andere, beispielsweise eine Korrektur durch den Kunden selbst, würde vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, wie schnell und zu welchem Zeitpunkt eine fehlerhafte Rechnung korrigiert werden muss. Du solltest aber nicht zu lange mit dem Stornorechnung erstellen warten. Da es für dich Wichtig ist, dass bei einer Betriebsprüfung möglichst keine fehlerhaften Rechnungen bei dir gefunden werden.
Pflichtangaben auf der Stornorechnung
Die nachfolgenden Punkte zeigen dir, auf was du beim Schreiben einer Stornorechnung achten musst und welche Pflichtangaben erforderlich sind. Grundsätzliche müssen alle Pflichtangaben enthaltenen sein, die auch auf einer ordnungsgemäßen Rechnung verlangt werden. Welche Angaben dies sind, regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes.
- Die Stornorechnung muss die Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung enthalten. Sie besitzt eine eigene Rechnungsnummer und ein Rechnungsdatum. Der Rechnungsbetrag der Stornorechnung ist der Rechnungsbetrag der Originalrechnung aber mit einem Minuszeichen versehen.
- Ebenfalls musst du, wie bei der Ursprungsrechnung auch, deinen Namen und die Anschrift deines Unternehmens als Leistungserbringer auf die Stornorechnungen schreiben. Weitere notwendige Angaben sind deine Steuernummer oder die UstID-Nr, sowie Name und Adresse des Empfängers.
- Wichtig ist, dass du einen Bezug zur Originalrechnung herstellst. Du kannst beispielsweise auf der Stornorechnung vermerken, Stornorechnung Nr. 0001 zur Rechnung Nr. 0041.
- Selbstverständlich ist es erforderlich, dass du die betreffenden Beträge auflistest, welche auch auf der Ursprungsrechnung stehen. Ferner ist es erforderlich, die genaue Bezeichnung der Leistung oder der Lieferung zu vermerken, Datum der Leistung oder Lieferung, sowie Nettobetrag und Umsatzsteuersatz und Betrag der Umsatzsteuer.
- Beim Stornorechnung schreiben musst du beachten, dass diese ein Datum und eine gültige Unterschrift enthält.
Unser Tipp: Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, für deine Rechnungserstellung eine Rechnungssoftware zu verwenden. Solch ein Rechnungsprogramm erstellt in weiten Teile deine Rechnung automatisch. Felder wie korrekte Rechnungsanschrift, Kundennummer, Rechnungsnummer sowie Datum, Preise und Steuersätze werden automatisch übernommen und mit dem Gesamtbetrag versehen. Auf diese Weise kannst du schon mal Tippfehler, Übertragungsfehler und Rechenfehler ausschließen. Die Software prüft für dich, ob auch alle Pflichtangaben ordnungsgemäß ausgefüllt wurden. Auf diese Weise lassen sich ein Großteil der Gründe für eine Rechnungskorrektur von Anfang ausschließen.
Beschluss des EUGH zur Rechnungskorrektur
Zum Thema Rechnungskorrektur hat der EUGH, der Europäische Gerichtshof entschieden, dass eine Stornorechnung mit Blick auf die Umsatzsteuer, auch rückwirkend noch gültig ist. Dies gilt für das Jahr der Ausstellung der Originalrechnung. In der Vergangenheit ist es oft vorgekommen, dass eine fehlerhafte Rechnung erst bei einer Betriebsprüfung aufgefallen ist. Die Folge war, dass vom Finanzamt der Vorsteuerabzug gestrichen wurde und du als Unternehmer musstest eine Steuernachzahlung leisten. Diese wurde zu allem Überfluss auch noch mit happigen 6 Prozent verzinst. Dem hat nun zunächst der Bundesfinanzhof (BFH) und nachfolgend der EUGH Einhalt geboten.
Unterschied zwischen Gutschrift und Stornorechnung
Bis vor wenigen Jahren war es dir noch erlaubt, bei einer stornierten Rechnung einfach eine Gutschrift auszustellen. Das Wort Gutschrift sorgt oft für einige Verwirrung. Es gilt nämlich, zwischen zwei Arten der Gutschrift zu unterscheiden. Es gibt die kaufmännische Gutschrift und die umsatzsteuerliche Gutschrift.
- Umsatzsteuerrechtliche Gutschrift: Diese Art der Gutschrift ist mehr als Rechnung zu verstehen. Ein Empfänger dieser Leistung stellt allgemein beschrieben diese eigentliche Umkehr von einer Rechnung aus. Sehr häufig kommt dies beispielsweise bei der Zahlung von Provisionen vor. Der Betrag bei einer umsatzsteuerlichen Gutschrift muss immer positiv sein. Der Empfänger einer solchen Gutschrift bekommt vom Aussteller einen entsprechenden Geldbetrag.
- Kaufmännische Gutschrift: Mit einer kaufmännischen Gutschrift hingegen verfolgst du einen anderen Zweck. Hier geht es definitiv um die Korrektur und Stornierung von einer fehlerhaften Rechnung. Dafür können beispielsweise eine Warenrückgabe, ein Teil einer Warenrückgabe oder fehlerhafte Rechnungen der Grund sein. Der Geldbetrag bei der kaufmännischen Gutschrift muss immer negativ sein.
Seit ein paar Jahren darfst du den Begriff Gutschrift nur noch in Verbindung mit einer Rechnung mit vertauschten Rollen verwenden. Dies schreibt § 14 Abs. 2 UStG so vor.
Vorteile durch die Verwendung einer Mustervorlage
Nicht jeder Unternehmen hat ein Buchhaltungsprogramm und kann seine Stornorechnung automatisch erstellen. Um dennoch eine Stornorechnung mit allen vorgeschriebenen Pflichtangaben zu versehen und weitere Fehler zu vermeiden, eignet sich dafür eine Stornorechnung Vorlage. Auf dieser Vorlage sind alle Angaben enthalten, die ausgefüllt werden müssen. Willst du mit einer Vorlage arbeiten, dann brauchst du nur wenige Klicks durchführen.
- Stornorechnungsvorlage herunterladen
- Eingabe deiner Firmendaten und Eingabe der Adressdaten des Empfängers
- Du kannst in die Vorlage dein Firmenlogo einfügen und dann nur die dort aufgeführten Felder, beispielsweise Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Datum, Rechnungsnummer, ausfüllen.
- Nach Erstellung der Stornorechnung speicherst du diese oder druckst sie aus. Du kannst diese auch per E-Mail versenden, wie du die Vorlage als PDF speicherst.
- Für jede weitere Storno- oder Korrekturrechnung kannst du die Vorlage wieder nutzen. Du musst die Vorlage nur auf deinem PC abspeichern.
Fazit
Bei der Stornorechnung handelt es sich um eine Korrekturrechnung, wenn eine Rechnung falsch oder fehlerhaft erstellt wurde. Wichtig ist darauf zu achten, dass eine Korrekturrechnung die gleichen Pflichtangaben enthält, wie dies auch für die Originalrechnung vorgeschrieben ist. Eine Stornorechnung lässt sich auch unter Verwendung einer entsprechenden Vorlage sehr gut, sehr schnell und ordnungsgemäß erstellen.
FAQ – Häufige Fragen zu diesem Thema
Wie schreibe ich eine Stornorechnung?
Die Stornorechnung muss die selben Bestandteile haben, wie sie auch auf der Originalrechnung stehen. Die Stornorechnung muss als diese kenntlich gemacht werden. Alternativ kann sie auch als Rechnungskorrektur oder Korrekturrechnung bezeichnet werden.
Was heißt Stornorechnung?
Als Stornorechnung wird eine Rechnung bezeichnet, die zur Korrektur oder Rücknahme der vorangegangenen Ausgangsrechnung dient. Die Stornorechnung wird auch Korrekturrechnung oder mit kaufmännischer Gutschrift bezeichnet. Der Begriff Gutschrift allein darf allerdings nicht mehr für die Stornorechnung verwendet werden.
Was ist eine Rechnungskorrektur?
Eine Rechnungskorrektur ist ein Vorgang zum Bereinigen, löschen oder verwerfen einer im Vorfeld falsch erstellten und versendeten Rechnung.
Wie kannst du eine Rechnungskorrektur vermeiden?
Eine Rechnungskorrektur komplett zu vermeiden, ist fast nicht möglich. Ein kleiner Tippfehler hier, ein Zahlendreher dort. Vor allem dann, wenn du viele Rechnungen schreiben musst, kommen Fehler einfach vor und lassen sich nicht zu 100 Prozent vermeiden.
