Buchführungspflicht

Was ist die Buchführungspflicht?

Gemäß § 238 Abs.1 Handelsgesetzbuch (HGB) ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen, die seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens ersichtlich machen. Dabei hat er die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu beachten.

Die Buchführung muss so ausgestaltet sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Die Bücher stellen also eine systematische Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle im Unternehmen dar und müssen, zumindest gemäß HGB, ausschließlich von Kaufleuten im Rechtsinne geführt werden.

Sie bilden die Grundlage für die externe und interne Rechnungslegung. Zur ersteren zählen die Pflicht zur Aufstellung eines Jahresabschlusses, seiner Prüfung und Offenlegung. Diese Instrumente dienen also der Information der Öffentlichkeit, was insbesondere bei sogenannten Publikumsgesellschaften (börsennotierten Unternehmen) von zentraler Bedeutung ist.

Ein Jahresabschluss besteht stets mindesten aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (§ 242 Abs. 3 HGB). Kapitalgesellschaften müssen, sofern sie keine Kleinstgesellschaften sind, zusätzlich einen Anhang erstellen (§ 264 Abs. 1 HGB). Für große oder kapitalmarktorientierte Unternehmen sind zudem weitere Elemente, z.B. ein Lagebericht, vorgesehen. Unternehmensgruppen sind ab einer bestimmten Größe zur Erstellung eines Konzernabschlusses verpflichtet.

Das interne Rechnungswesen, das als Kosten- und Leistungsrechnung Bestandteil des betriebswirtschaftlichen Controllings ist, dient dagegen der Steuerung des Unternehmens. Diese Daten werden nur ausnahmsweise und punktuell offengelegt und gelten gemeinhin als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse.

Das wichtigste zur Buchführungspflicht nach HGB

Die Grundlage der handelsrechtlichen Buchführungspflicht bilden die sogenannten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Dabei handelt es sich um Prinzipien, die sich historisch herausgebildet haben und größtenteils nicht Kodifiziert sind. Ein wichtiger Grundsatz, der sich auch auf die Gewinnermittlung auswirkt, ist das sogenannte Realisationsprinzip. Das bedeutet, dass Umsatzerlöse immer dann gebucht werden, wenn die geschuldete Leistung erbracht ist, unabhängig davon, ob und wann der Vertragspartner die Rechnung begleicht.

Zudem ist die doppische Methode (Doppik), die auch als kaufmännische Buchführung bezeichnet wird, obligatorisch.

Das HGB enthält in seinem dritten Buch dezidierte Vorschriften, die den Ansatz (Bewertung bei Zugang), die Bewertung (Folgebewertung) und den Ausweis (Darstellung im Jahresabschluss) von Vermögensgegenständen betreffen. Diese Regeln müssen bei der Verbuchung der Geschäftsvorfälle und bei der Aufstellung des Abschlusses beachtet werden.

Der Aufbau des Hauptbuchs orientiert sich dabei an der Bilanz (Bestandskonten) und der Gewinn- und Verlustrechnung (Erfolgskonten). Die Gliederungsvorschriften für die Bilanz finden sich in § 247 I HGB und § 266 HGB (für Kapitalgesellschaften). Die Gliederungsvorschriften für die Gewinn- und Verlustrechnung sind in § 272 HGB verankert. Die Bücher sind aber meist deutlich detaillierter, als der Jahresabschluss. Die weitere Untergliederung der Konten orientiert sich dabei an einem sogenannten Kontenrahmen. Am gebräuchlichsten sind der Industriekontenrahmen (IKR) und der Gesamtkontenrahmen (GKR). Ein Unternehmer muss dabei nicht alle in diesen Regelwerken vorgesehenen Positionen einrichten, sondern nur die Konten, die er auch tatsächlich nutzt. Bei kleinen Unternehmen sind das oft nur zwanzig oder dreißig Positionen, große Unternehmen bespielen oft eine dreistellige Kontenzahl.

Neben dem zwingend vorgeschriebenem Hauptbuch werden meist auch noch sogenannte Nebenbücher gebraucht. Dazu zählen beispielsweise die Anlage-, die Debitoren- und Kreditoren- sowie die Personalbuchhaltung.

Die einzelnen Konten werden zum Jahresende abgeschlossen und die Schlussbilanz erstellt. Diese bildet die Grundlage für den Jahresabschluss.

Vorstehende Regeln gelten auch, wenn lediglich nach steuerlichen Vorschriften Bücher zu führen sind.

Buchführungspflicht nach Steuerrecht und Aufzeichnungspflicht – was ist der Unterschied?

In Deutschland wird zwischen der oben definierten Buchführungspflicht nach HGB und den steuerrechtlichen Buchführungsvorschriften unterschieden.

Erstere baut auf der sogenannten kaufmännischen Buchführung auf, die auch als Doppik bekannt ist. Die doppelte Buchführung wird so bezeichnet, weil die zugrunde liegende Systematik verlangt, dass bei der Verbuchung eines Geschäftsvorfalls stets ein Konto und ein Gegenkonto, also immer wenigstens zwei Einzelkonten, tangiert werden.

Das Steuerrecht nimmt auf diese handelsrechtlichen Vorschriften Bezug. Gemäß § 140 Abgabenordnung (AO) müssen Steuerpflichtige, die nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen führen, diese auch für steuerliche Zwecke vorhalten. Diese Regelung wird auch als derivative (abgeleitete) Buchführungspflicht bezeichnet.

Daneben existieren aber auch originäre steuerliche Rechnungslegungsvorschriften (originäre Buchführungspflicht) nach § 141 AO. Diese zwingen Unternehmer zur Führung (kaufmännischer) Bücher, die gar nicht in den Anwendungsbereich des Handelsgesetzbuches fallen. Ein Beispiel hierfür sind Landwirte und Gewerbetreibende, die bestimmte Größenkriterien erfüllen.

Bei der Buchführungspflicht für Freiberufler und kleine Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaften handelt es sich dagegen nur um eine steuerliche Aufzeichnungspflicht. Da die Unternehmen keine Bücher vorhalten, sondern nur Einnahmen und Ausgaben systematisch dokumentieren sowie einige ergänzende Aufzeichnungen erstellen, ist der Begriff „Buchführung“ eigentlich nicht korrekt, er hat sich im allgemeinen Sprachgebrauch aber eingebürgert. Die Rechtsgrundlage bilden die Paragrafen 22 Umsatzsteuergesetz (UStG) i.V.m. 63 bis 68 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), die auch auf die Einkommenssteuer durchschlagen und deshalb auch Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG treffen können.

Wer ist zur Buchführung verpflichtet?

Ob ein Unternehmer Bücher führen muss, hängt von zwei Faktoren ab:

• der Rechtsform und der
• Größe des Geschäftsbetriebs

Kaufleute im Rechtssinne, also Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, unterliegen stets den handelsrechtlichen Buchführungsvorschriften, unabhängig von ihrem Geschäftsaufkommen. In Folge greift auch die derivative steuerliche Buchführungspflicht. Für Einzelkaufleute gibt es allerdings seit Inkrafttreten des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) Erleichterungsvorschriften für kleine Betriebe (§ 241a HGB).

Gewerbetreibende, die keine Kaufleute sind, unterliegen dagegen nur den steuerlichen Bestimmungen. Sie sind zur Buchführung verpflichtet, sofern sie die in § 141 AO genannten Schwellenwerte überschreiten. Eine Buchführungspflicht in der Landwirtschaft ergibt sich nach den gleichen Regeln.

Freiberufler müssen dagegen nie Bücher führen, sie dürfen das aber freiwillig, was sinnvoll sein kann, da dies auch Auswirkung auf die Art der steuerlichen Gewinnermittlung hat.

Kaufleute kraft Rechtsform

Bestimmte Unternehmen gelten alleine aufgrund ihrer Rechtsform als Kaufleute im Sinne des HGB, völlig unabhängig davon, welcher Art Geschäften sie nachgehen und wie groß das Geschäftsaufkommen ist.

Hierzu zählen gemäß § 6 HGB alle Handelsgesellschaften, z. B:

• AG
• GmbH und UG (haftungsbeschränkt)
• OHG
• KG und GmbH & Co. KG
• eingetragene Genossenschaft (e.G.)

Diese Unternehmen werden auch als Formkaufleute bezeichnet, da alleine die Rechtsform für ihren Status maßgeblich ist.

Ist-Kaufleute und Kann-Kaufleute

Auch Einzelunternehmerinnen und Unternehmer können sich als Kaufleute qualifizieren. Dafür ist es gemäß § 1 Abs. 2 HGB notwendig, dass sie ein Handelsgewerbe ausüben, dass nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.

Bei eher simplen Geschäftsprozessen ist diese Voraussetzung nie erfüllt. Reine Handwerksbetriebe und ähnliche Unternehmen, z. B. Großbäckereien, gelten deshalb nie als Ist-Kaufleute, auch wenn sie Umsätze in Millionenhöhe erwirtschaften. Gewerbetreibende können sich aber stets freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen (Kann-Kaufleute).

Einzelunternehmer firmieren dann als eingetragene Kauffrau oder eingetragener Kaufmann und müssen die Vorschriften des HGB beachten.

Freiwillig streben Unternehmer heute nur mehr sehr selten den Kaufmannsstatus an, da er viele Pflichten und wenige Vorteile mit sich bringt. Das HGB stammt aber aus dem Jahr 1897 und bis nach dem zweiten Weltkrieg besaß der Kaufmannsstand ein hohes Ansehen, so dass von dieser Möglichkeit früher öfters Gebrach gemach wurde.

Eine Sonderregelung gilt außerdem für Gesellschaften des Bürgerlichen Rechts (BGB-Gesellschaft, GbR). Diese wandeln sich mit der Eintragung in Handelsregister in eine OHG.

Freiberufler

Die Abgrenzung zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden ist nicht immer ganz einfach, sofern erstere nicht zu den sogenannten Katalogberufen nach § 18 EStG gehören. Die Norm zählt einige Berufe explizit auf, dazu gehören beispielsweise selbständig tätige

• Human- und Tiermediziner sowie Apotheker und Hebammen
• Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer und Steuerberater
• Rechtsanwälte und Patentanwälte
• beratende Volks- und Betriebswirte
• Wissenschaftler, Künstler, Autoren und Übersetzer

Die Angehörigen der Freien Berufe gelten nie als Kaufleute und können sich auch nicht freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Das gilt auch für Partnergesellschaften, also die Rechtsform, die bei Freiberuflern die OHG ersetzt.

Freiberufler sind deshalb auch nie verpflichtet, Bücher zu führen, sie dürfen dies aber stets freiwillig.

Anders sieht dies allerdings aus, wenn Freelancer ihren Beruf in einer Rechtsform ausüben, die eintragungspflichtig ist. Eine Steuerberaterin, die ihren Beruf nicht als Einzelunternehmerin ausübt, sondern eine GmbH gründet, verliert in Hinblick auf die Rechnungslegung alle mit ihrem Status als Freiberuflerin verbundenen Privilegien und muss die handelsrechtlichen Buchführungsvorschriften sowie die übrigen Bestimmungen des HGB beachten.

Das gleiche gilt auch für Landwirte, sofern diese ihren Betrieb als Kapital- oder Handelsgesellschaft führen. Eine Buchführungspflicht für die GmbH, die beliebteste deutsche Rechtsform, lässt sich also nie vermeiden.

Buchführungspflicht: Grenzen und Schwellenwerte

Für Einzelkaufleute gibt es seit einigen Jahren Erleichterungsvorschriften, die diese von den handelsrechtlichen Buchführungspflichten befreien. Sofern die Schwellenwerte aus der Tabelle nicht überschritten werden, dürfen diese Unternehmen ihren zu versteuernden Gewinn gemäß der Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln. Sie müssen dann nur Aufzeichnungen, aber keine Bücher im engeren Sinn führen. Zu beachten ist dabei, dass die handelsrechtliche Buchführungspflicht erst greift, wenn beide Schwellenwerte überschritten werden. Im Steuerrecht reicht es dagegen, wenn eines der beiden Merkmale überschritten wird. Allerdings müssen die Betroffenen erst mit der Führung von Büchern beginnen, nachdem das Finanzamt sie dazu aufgefordert hat (§ 141 Abs. 2 AO). Anders als die Einhaltung der handelsrechtlichen Schwellenwerte, müssen die steuerrechtlichen Grenzen vom Unternehmer also nicht selbständig geprüft werden.

Dieses Prinzip gilt auch für kleine Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaft und für Freiberufler. Beide Gruppen dürfen freiwillig Bücher führen und den handelsrechtlichen Jahresabschluss zu ihrer steuerlichen Bemessungsgrundlage machen. In diesem Fall steigt der bürokratische Aufwand, gleichzeitig nehmen aber die steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten zu.

Für Landwirte gilt das Gleiche, als Größenkriterium wird hier aber statt dem Umsatz der Wirtschaftswert der selbstbewirtschafteten land- und forstwirtschaftlichen Flächen nach § 46 des Bewertungsgesetzes herangezogen.

Personenhandels- und Kapitalgesellschaften sind stets zur Beachtung der Buchführungsvorschriften nach HGB verpflichtet, auch wenn sie gleichzeitig Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind. Größenabhängige Erleichterungsvorschriften gibt es aber für andere Elemente der externen Rechnungslegung, insbesondere den Jahresabschluss, seine Prüfung und anschließende Offenlegung im elektronischen Bundesanzeiger. Maßgeblich sind die in § 267 HGB definierten Größenkriterien.

Eingetragene Vereine sind nur steuerpflichtig, wenn sie einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhalten. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn ein Fußballclub ein Vereinslokal bewirtschaftet oder mit Souvenirs handelt. Mit der Steuerpflicht greift auch die originäre steuerliche Buchführungspflicht, sofern die Schwellenwerte nach § 141 AO überschritten werden. Ist dies nicht der Fall, müssen Vereine, genau wie Freiberufler und kleine Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaften, nur Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben vorhalten.

Der Kleinunternehmerbegriff stammt aus dem Umsatzsteuerrecht und ist ohne handels- oder einkommensteuerrechtlichen Belang. Für Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG gelten die Buchführungsvorschriften entsprechend der Gruppe, der sie aufgrund ihrer Rechtsform und/oder ihrer Größe zuzuordnen sind.

Das wichtigste zu den steuerlichen Aufzeichnungspflichten

Unternehmen, die keine kaufmännischen Bücher führen, ermitteln ihren Gewinn in aller Regel nach der sogenannten Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Hier ist der Name Programm. Der zu versteuernde Gewinn (oder der vorzutragende Verlust) wird als Differenz zwischen den Einnahmen und den Ausgaben ermittelt. Hier gilt nicht das Realisations-, sondern das Zuflussprinzip. Einnahmen und Ausgaben werden nur berücksichtigt, wenn sie tatsächlich zu- oder abließen und das in der Periode, in der dies geschieht.

Verkauft und liefert ein Unternehmen im November einen Kühlschrank und erhält den Kaufpreis vom Kunden erst im Februar des Folgejahres, muss auch der Gewinn erst im Folgejahr versteuert werden. Nach HGB würde die Umsatzrealisierung dagegen bereits im November erfolgen und eine Steuerpflicht im laufenden Jahr auslösen.

Zu den wichtigsten Aufzeichnungspflichten, die Unternehmen zu beachten haben, die die EÜR anwenden, gehört deshalb eine systematische Aufzeichnung der Einnahmen und der Ausgaben, die durch Belege substantiiert sein muss.

Darüber hinaus gelten ergänzende steuerliche Aufzeichnungspflichten. Zu den wichtigsten zählen:

• gesonderte Aufzeichnung der Einlagen und Entnahmen nach § 4 Abs. 4a Satz 6 EStG
• Verzeichnis der Anschaffungs- und Herstellungskosten nicht abnutzbarer Wirtschaftsgüter (§ 4 Abs. 3 S. 4 EStG)
• gesonderte Aufzeichnung der nicht abziehbaren Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG
• Verzeichnis der geringwertigen Wirtschaftsgüter (§ 6 Abs. 2 S. 1 EStG)
• Aufzeichnung des Wareneingangs bei Gewerbetreibenden (§ 143 AO)
• umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG i.V.m. §§ 63 bis 68 UStDV

Ein Kassenbuch muss nicht geführt werden.

Soll und Istbesteuerung bei der Umsatzsteuer

Im Bereich der Umsatzsteuer gilt für alle Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, die sogenannte Soll-Besteuerung als Norm (§ 16 Abs. 1 UStG). Darunter wird die Besteuerung nach vereinbarten Entgelten verstanden. Kunden zahlen ihre Rechnungen aber oft nicht oder nur verspätet. Das hat zur Folge, dass der Unternehmer die Umsatzsteuer vorfinanzieren muss. Kleine Unternehmen kann das stark belasten.

Für sie gibt es deshalb eine Ausnahmevorschrift nach § 20 UStG. Unternehmen, deren Umsätze im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen haben, sowie Freiberufler unabhängig von der Höhe des Umsatzes, können die Istbesteuerung beim Finanzamt beantragen. In diesem Fall wird die Umsatzsteuer nicht nach den vereinbarten, sondern nach den vereinnahmten Entgelten berechnet. Der Unternehmer muss also die Umsatzsteuer nicht vorfinanzieren und verbessert so seine Liquidität.

Sanktionen bei Verstößen gegen die Buchführungspflicht

Die Buchführungspflichten solltest du nicht auf die leichte Schulter nehmen. Das gilt insbesondere dann, wenn du dein Unternehmen als Kapitalgesellschaft führst und entweder der Geschäftsführung bzw. dem Vorstand oder dem Aufsichtsrat angehörst. Organmitglieder, die eine vorsätzliche Bilanzfälschung, also eine Falschdarstellung des Abschlusses, zu vertreten haben, können nach § 331 HGB mit bis zu drei Jahren Gefängnis oder Geldstrafe bestraft werden.

Wenn du gegen die Offenlegungsvorschriften nach § 325 HGB verstößt, begehst du zwar keine Straftat, musst aber gemäß § 335 HGB mit einem Ordnungsgeld von bis zu 25.000 Euro rechnen.

Bei Unternehmen, die nicht prüfungspflichtig sind, fallen Fehler im Jahresabschluss allerdings nur selten auf. Viel riskanter ist hier die nächste steuerliche Außenprüfung, die früher oder später fast jeden Unternehmer trifft.

Werden hier Unregelmäßigkeiten entdeckt, die die Steuerschuld verkürzen, drohen zum Teil drastische Sanktionen. Eine Steuerhinterziehung, also eine vorsätzliche Steuerverkürzung, kann gemäß § 370 AO mit bis zu 5 Jahren Gefängnis bestraft werden. In schweren Fällen sind sogar 10 Jahre Gefängnis möglich.

Wenn du nur einen Fehler gemacht und keinen Vorsatz hattest, was angesichts der Komplexität der Materie schnell einmal passieren kann, droht dir trotzdem ein Bußgeld. Für eine leichtfertige Steuerverkürzung können nach § 378 AO bis zu 50.000 Euro fällig werden.

Wenn du mit dem Thema nicht wirklich vertraut bist, dann solltest du zumindest die Steuererklärung den Profis überlassen.

Fazit zur Buchführungspflicht

Die Buchführung betrachten viele Selbständige als ein lästiges Übel, das ihnen Zeit und Nerven raubt. Es sollte deshalb jeder Unternehmer prüfen, ob es sich nicht lohnt, diese ressourcenzehrende Aufgabe zu delegieren oder zumindest eine professionelle Buchführungssoftware einzusetzen. Zumal Fehler hier sehr schnell teuer werden können.

Allerdings geht die lästige Pflicht auch mit Vorteilen einher. Zumindest ab einer gewissen Komplexität der Geschäftsprozesse steigert die Buchhaltung die Effizienz im Unternehmen, da sie die Grundlage für das betriebswirtschaftliche Controlling bildet. Gut geführte Bücher kosten also nicht nur Geld, sondern können auch dabei helfen, die Gewinne zu steigern.