Offene Posten

Offene Posten – ein Geben und Nehmen

Du hast deine Aufträge erledigt und stellst Rechnungen aus. Der ideale Kunde zahlt sofort. Um dies zu fördern, bietest du vielleicht Skonto an. Damit ist dieser offene Posten nur kurzfristig entstanden. Außerdem bekommst du selbst Rechnungen für Dienstleistungen, Waren und Rohstoffe, die du bezahlen musst. Hier kann es sinnvoll sein, wenn du selbst angebotene Vorteile wie Skonto nutzt.

Wenn du aber mit dem Geld noch arbeiten musst, kann es sich auch auszahlen, sich an das gewährte Zahlungsziel zu halten. Wichtig ist, dass du Termine und Fristen im Blick behältst und deine Vorteile genau analysierst.

Egal in welche Richtung Gelder fließen müssen – ob von dir weg oder in deine eigene Kasse, offene Posten wirken sich direkt auf die Liquidität deines Unternehmens aus.

Offene Posten bei den Verbindlichkeiten

Der Umgang mit Geld ist nicht immer einfach. Auch wenn es logisch erscheint, dass man nur so viel ausgeben kann, wie man hat, stellt sich das in der Realität doch anders da. Kauf auf Rechnung, Zahlpausen und Ratenzahlungen – oder auch Abschlagszahlungen im Businessbereich, lassen einen schnell mal übers Ziel hinausschießen und die Übersicht verlieren. Wenn deine unbezahlten Verbindlichkeiten sich kumulieren, wirst du früher oder später in echte Schwierigkeiten kommen und am Ende droht dir vielleicht sogar die Insolvenz.

Unbezahlte Rechnungen verursachen enorme Mehrkosten. Die Mahngebühren wirken anfangs klein, doch sie summieren sich.

Offene Posten bei den Forderungen

Klingt eigentlich vorteilhaft, wenn du noch viel Geld zu kriegen hast. Ist es aber nicht. Denn du kannst nur bedingt mit dem Geld kalkulieren, das du noch gar nicht hast. Du musst dafür sorgen, dass deine Kunden pünktlich zahlen. Denn viele offene Posten bringen dich selbst in Bedrängnis. Spätestens wenn deine Bank dir sagt, dass nichts mehr geht, hast du ein richtiges Problem.

Daher ist es gut, sich den offenen Posten von Anfang an besonders zu widmen und termingerecht anzumahnen. Auch wenn du selbst dann Mahngebühren erhebst, wirst du davon auch nicht wirklich profitieren, denn du hast ja auch einen Mehraufwand.

Erkenntnis: Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den offenen Posten in beiden Bereichen ist wichtig. Du brauchst ein Managementtool, um deine offenen Posten im Blick zu haben und unkompliziert zu verwalten.

Zahlungskontrolle – oberste Pflicht in deinem Unternehmen

Bevor wir auf die Organisation eingehen, kurz noch mal die eindringliche Darstellung, warum Zahlungskontrolle so wichtig für dein Unternehmen ist.

Deine Liquidität wird unmittelbar von deinem Zahlungsverhalten und deinem Forderungsmanagement beeinflusst. Schiebst du das Schreiben von Rechnungen auf, kommt kein Geld rein – es ist ja auch noch gar nicht fällig geworden. Hast du Rechnungen versendet und kontrollierst deine Zahlungseingänge nicht, stellst du vielleicht nach Wochen fest, dass Kunden nicht gezahlt haben. Vielleicht geht dir ein offener Posten auch komplett unter und irgendwann ist eine Verjährungsfrist abgelaufen und du hast gar keine Chance mehr an dein Geld zu kommen.

Zahlst du selbst nicht rechtzeitig, kommen Mehrkosten auf dich zu. Von Problemen mit Lieferanten und Subunternehmern ganz zu schweigen. Denn keiner beliefert dich mehr, wenn du nicht zahlst. Und in der Wirtschaft gilt leider nicht der Spruch: Ist der Ruf erst ruiniert, lebt es sich ganz ungeniert.

Deine Buchführung vermittelt dir mit zu hohen Verbindlichkeiten zwar, dass du liquide bist, aber dem ist nicht so, weil die Geldmittel dir nur zur Verfügung stehen, weil eine Eingangsrechnung nicht beglichen wurde.

Die Offene Posten Liste – OPOS

Liste klingt nach Zettel und Stift oder Excel. Kann auch so funktionieren. Es kommt natürlich darauf an, wie viele offene Posten du hast. Und mit Zettel und Stift ist es äußerst mühsam. Aber auch Excel ist noch nicht das Maß aller Dinge. Unsere Empfehlung geht eindeutig zu einer Wirtschaftssoftware, die eine offene Posten Liste beinhaltet.

Trotzdem ein Gestaltungsvorschlag für eine Exceltabelle oder einen Entwurf auf Papier.

Was muss rein in die Tabelle?

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Kundenname
• Betrag
• Zahlungsziel

Bei einer Exceltabelle empfiehlt es sich weitere Spalten einzurichten, wo Zahlungsbeträge, Rücksendungen, Reklamationen und evt. Restsummen, bei Teilzahlungen oder Zahlendrehern im Betrag, die ja passieren können, ausgerechnet werden. Toll ist, dass Excel mit bedingten Formaten auch farblich die offenen Posten hervorgehoben werden können und du deinen Handlungsbedarf auf den ersten Blick erkennen könntest. Außerdem bietet die Filterfunktion den Vorteil, dass du dir offene Posten zu einem Kunden anzeigen lassen kannst.

Eine ähnliche Liste benötigst du auch für deine Verbindlichkeiten. In diese sollten folgende Daten eingepflegt werden:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Lieferantenname
• Betrag
• Betrag unter Abzug von Skonto
• Zahlungsziel bei Skontonutzung
• Zahlungsziel

Auch hier empfiehlt es sich bei Bedarf weitere Spalten einzufügen, die Berechnungen ausführen, Filter zu installieren und bedingte Formatierungen vorzunehmen.

Musterdateien in Officedateiformaten für OPOS sind auch im Netz verfügbar. Viele auch gratis.

Da eine Software doch vieles automatisiert und vereinfacht, geht unsere Empfehlung hier dazu, in ein gutes Programm zu investieren. Welche Vorteile Softwareeinsatz bietet und welche Programme da zu empfehlen sind, beschreiben wir später noch.

OPOS managen – Praxistipps

Startschuss für das OPOS-Management ist die Verbuchung von Rechnungen. Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden in die Liste eingebucht. Je eher du dir eine feste Routine dazu aneignest, desto besser. Die Schuhkartonbelegsammlung ist für viele Unternehmer leider immer noch Alltag. Und je mehr der überquillt, desto weniger Lust hast du, dich dem Papierkram zu widmen. Mach es dir am besten zur Pflicht, Eingangsrechnungen sofort bei Eingang einzupflegen und Ausgangsrechnungen direkt, wenn du sie schreibst. Nur so ist deine Offene Posten Liste auch aktuell und du versäumst keine Zahlungsfristen. Im Schuhkarton liegen die alten Rechnungen immer unten und werden in der Regel zuletzt bearbeitet – sie können dein Image somit nachhaltig ruinieren.

Eine feste Zeit am Arbeitstag kann dir helfen, diese Routine zu verinnerlichen und diese wichtige Aufgabe nicht zu vergessen.

Offene Postenkreuzfahrten

Möglicherweise kommt es zu Buchungen, Stornierungen, Rückbuchungen und Reklamationen. Falsche Artikel bestellt oder versandt, defekte Geräte oder schadhafte Ware … Gründe für diverse Buchungsvorgänge gibt es viele. Du solltest in der Offenen Posten Liste unbedingt eine einheitliche Vorgehensweise verwenden, wie du mit solchen Rückläufern und eventuellen nachträglichen Preisnachlässen umgehen willst. Als Möglichkeiten bieten sich dir da die Verrechnung oder die Gutschrift an. Wichtig ist, dass du den Überblick behältst und am Ende nicht an deiner eigenen Liste verzweifelst.

Verwaltung oder Buchhaltung – das ist hier die Frage

Beim Umgang mit den offenen Posten kannst du dich zwischen der Offenen Posten Verwaltung und der offenen Posten Buchhaltung entscheiden. Verwaltung klingt schon mühsam – oder? Hier wird manuell täglich geprüft, ob Rechnungen beglichen wurden. Sowohl deine Ausgangs- wie auch Eingangsrechnungen stehen hier auf dem Prüfstand. Die Verwaltung empfehlen wir ausdrücklich nur für kleine Unternehmen oder gar Einzelkämpfer. Sobald es einen regen Austausch von Rechnungen gibt, wirst du mit der manuellen Bearbeitung nicht mehr froh.

Die Offene Posten Buchhaltung ist eine Art Nebenbuchhaltung. Hier richtest du Personenkonten für Kunden oder Lieferanten ein – die Debitoren- und Kreditorenkonten und buchst offene Posten direkt auf diese Konten. Bei Ausgleich der Rechnungen werden diese dann auf die Erfolgskonten gebucht und in den Personenkonten ausgeglichen.

Geld und Zeit und Ablage

Zeit ist Geld – wie wahr der Spruch ist, dürfte dir die Sache mit den offenen Posten deutlich machen. Wichtig ist, beides im Blick zu haben. Das Geld und die Termine für Zahlungsfristen und auch fürs Mahnwesen, wenn nötig. Outlook kann dich an Termine erinnern, oder auch deine Erinnerungsfunktion im Handy kann für derartige Merkhilfen genutzt werden. Eine Software wacht automatisch über die Fristen und gibt Meldungen aus, wenn Handlungsbedarf besteht.

Belege sind für 10 Jahre aufzubewahren und zwar chronologisch geordnet. Steuerrechtlich muss das so gehandhabt werden (§147 AO). Papierlos geht dies inzwischen auch schon, wenn du die Belege bei einer Steuerprüfung schnell „sichtbar“ machen kannst. Aber mit Papier kann die Ablage auch ein ganz schöner Stressfaktor sein. Denk an den Schuhkarton. Auch aus dem Grund sind wir für eine Software. Ist der Beleg erfasst, brauchst du ihn nicht mehr in Papierform. Du kannst ihn abheften und hast so Ordnung in deinem System und auf dem Schreibtisch.

Tipps, wie du deine Offenen Posten gut handhaben kannst

• regelmäßig pflegen
• genau kontrollieren
• Rechnungen einzeln erfassen
• Mahnverfahren vermeiden – bei Verbindlichkeiten
• Maßnahmen für Mahnverfahren installieren und nutzen
• Bonitätsprüfungen vornehmen auch bei Stammkunden
• Rechnungen werden mit konkreten Zahlungszielen ausgestellt und diese überwacht
• Formfehler in Rechnungen vermeiden
• Stammdaten aktuell halten, sowohl von Kunden wie auch von Lieferanten
• Buchungsfehler vermeiden

Tipp: Wartest du bei einem langjährigen Kunden immer öfter auf deine Zahlung, vereinbare andere Modalitäten. Vorkasse, Anzahlung oder andere Möglichkeiten, reduzieren deine offenen Posten bei den Forderungen. Es nutzt dir nichts, wenn du Mahnverfahren führen musst. Die sind oft langwierig und kosten Geld, bringen im schlimmsten Fall aber keine oder nur eine geringe Teilzahlung.

Software für die Verwaltung der offenen Posten

Eine Buchhaltungssoftware ist eine Investition die sich lohnt. Vor allem wenn sie sich bereits lange etabliert und bewährt hat. Wir empfehlen diese Programme.

• sevDesk
• Lexware Buchhaltung
• WISO EÜR & Kasse
• lexoffice
• Sage 50c Buchhaltung
• DATEV Mittelstand

Alle eignen sich für kleine und mittlere Unternehmen. Die Unterschiede in den einzelnen Anwendungen sind gering. Sie decken alle genau das ab, was ein Unternehmer sich für eine korrekte und sichere Buchhaltung wünscht.

Alle Pakete enthalten die Tools fürs Management der offenen Posten und bieten dir viele Vorteile hierbei. Am wichtigsten ist die Automatisierung. Weil du die Rechnung in dem Programm erstellst, werden die Posten direkt auf die entsprechenden OPOS gebucht. Das Rechnungsdatum ist dem Programm bekannt und wenn du eine Timeline für dein Mahnwesen eingerichtet hast, erinnert dich das Programm rechtzeitig daran, deine Rechnungen zu bezahlen oder auch die Forderungen mit Nachdruck einzutreiben. Alle sind an das Onlinebanking adaptiert, so dass die Prüfung von Zahlungseingängen und das Auslösen von Zahlungen ganz easy umzusetzen sind. Belege können bei 4 von den 6 Anbietern digital verwaltet werden, bei einem ist es ein optionales Angebot und nur einer bietet dies nicht an.

Tipp: Softwareanbieter bieten meistens eine kostenfreie Testphase an. Schau dich um und teste dich durch bevor du dich entscheidest.