Rechnungsadresse

Was ist eine Rechnungsadresse?

Die Rechnungsadresse ist einer der Pflichtbestandteile einer Rechnung nach § 14 (4) UStG. Sie enthält die personenbezogenen Daten des Bestellers, der die Ware oder die Dienstleistung bezahlen muss. Die Rechnung geht an den, der die Zahlung leisten soll.

Es ist möglich, dass es eine davon abweichende Lieferadresse gibt. Denn die Ware muss nicht zwingend an dieselbe Adresse gehen wie die Lieferung. Dazu mehr im Abschnitt „Rechnungsadresse vs. Lieferadresse“.

Rechnungsadresse Beispiel – Diese Informationen beinhaltet sie

Wichtig ist, dass die Adresse richtig und vollständig angegeben wird. Also beispielsweise sind Verwechslungen der Rechtsform (GmbH statt GmbH & Co. KG) oder Ähnliches zu vermeiden. Manchmal schleichen sich Fehler ein, weil Vordrucke oder Muster überschrieben werden und eine falsche Postleitzahl oder Hausnummer versehentlich stehenbleibt.

Folgende Informationen müssen angegeben werden:

• Vorname und Nachname
• Straße und Hausnummer
• PLZ und Ort
• Land (optional)

Rechnungen ins Ausland

Abgesehen von den rechtlichen Aspekten der Auslandsrechnungen (Reverse-Charge-Verfahren oder ähnliche Pflichtangaben), muss auf die korrekte Angabe der Adresse nach Landesvorschriften geachtet werden. Denn im Ausland sind die Anschriften völlig anders unterteilt als bei uns, in Amerika steht die Postleitzahl beispielsweise hinter dem Ort. Oder es sind Angaben über Distrikte oder Ortsteile aufzuführen.

Auslandsregeln sind in der DIN 5008 aufgeführt. Dabei musst du vor allem beachten:

• Der Ort wird in der Landessprache geschrieben
• Der Ort ist außerdem in Großbuchstaben
• In der Anschrift darfst du keine Leerzeilen verwenden.
• Insbesondere steht das Bestimmungsland NICHT durch eine Leerzeile abgetrennt unter dem Ort.
• Der Postleitzahl wird kein Länderkennzeichen vorangestellt.

Beispielsweise in den USA muss die Adresse wie folgt aufgebaut sein:

• Vor- und Nachname
• (Position)
• Unternehmen
• Postfach (P.O. Box)
• Oder
• Hausnummer, Straße, Zusatz (Appartement oder Ähnliches)
• Stadt, Bundesstaat (Kürzel), Zip Code

Weitere Infos für den Briefversand gibt es übrigens auch auf der Seite der Deutschen Post.

Bedeutung der Rechnungsadresse – Dafür ist sie gut

Die Rechnungsanschrift zeigt Name und Adresse des Schuldners, der dir die Ware oder Dienstleistung bezahlen muss. An ihn wird die Rechnung versandt. Im Normalfall hast du für jeden Kunden die aktuell gültigen Adressen in deiner Kundenverwaltung oder Adressverwaltung hinterlegt.

Die korrekte Rechnung ist wichtig, falls du ein Mahnverfahren einleiten musst. Sie darf keinen Fehler beinhalten, denn wenn Sie dem Schuldner nicht eindeutig zugeordnet werden kann, kann es zu Problemen bei der Zahlung und später auch bei der Steuer kommen.

Falls ein Fehler passiert ist, musst du die Rechnungsadresse ändern. Alles Wichtige darüber erfährst du im letzten Abschnitt dieses Beitrags.

Rechnungsadresse vs. Lieferadresse: Das ist der Unterschied

Manchmal benötigst du eine abweichende Lieferadresse auf der Rechnung. Der Unterschied ist ganz einfach: Die Rechnungsadresse ist die Adresse der Person oder des Unternehmens, welches die Rechnung (Ware/Dienstleistung) bezahlt. Die Lieferadresse ist allerdings die Adresse, an die die bestellte Ware geliefert wird.

Überwiegend ist, zumindest bei Privatkunden, die Rechnungsadresse auch die Lieferadresse. Viele Unternehmen haben aber ihre Buchhaltung zentral in einer bestimmten Zweigstelle oder im Hauptunternehmen sitzen. Dadurch musst du beispielsweise alle Rechnungen an die Buchhaltung in Hamburg richten, obwohl du ein Unternehmen in Bremen beliefert hast.

Bei Privatpersonen kommt dies manchmal beim Onlinekauf vor, wenn Geschenke direkt an den Beschenkten geliefert werden, die Rechnung aber vom Schenker übernommen wird. Oder wenn Ware aufgrund eines Urlaubs an die Urlaubsadresse geliefert wird, die Rechnung aber an die übliche Wohnanschrift gehen soll.

Wichtig ist, dass du auf der Rechnung in einem solchen Fall die Lieferadresse mit angibst. Besonders in großen Unternehmen mit separater Buchhaltung kann sonst die Lieferung nicht nachvollzogen werden.

Rechnungsadresse nachträglich ändern/umschreiben

Wann musst du eine Rechnungsadresse nachträglich ändern?

Eine nachträgliche Änderung kann tatsächlich manchmal notwendig werden.

Beispielsweise

• wenn du dich verschrieben hast.
• Oder wenn der Empfänger umgezogen ist und vergessen hat, dir rechtzeitig die neue Adresse mitzuteilen.
• Oder wenn nichts vereinbart war, du die Rechnung an die Lieferadresse gesendet hast, der Kunde sie aber an die zentrale Buchhaltung im Hauptstandort benötigt. Mit der Anschrift des Mutterhauses.

Der Wunsch ist also verständlich und in der Praxis kannst du oft eine ausgedruckte Rechnung vor dem Versand nochmal korrigieren (Tippfehler). Das ist aber nur dann möglich, wenn du ohne Buchhaltungssoftware arbeitest und Papierrechnungen ausdruckst und per Post versendest.

So hast du die Chance, die Rechnung nach dem Drucken nochmals zu prüfen und notfalls zu korrigieren. Wenn du allerdings mit einer Buchhaltungssoftware arbeitest, die die fertige Rechnung gleich elektronisch versendet und archiviert, entfällt diese Möglichkeit.

Ist eine Änderung zulässig?

Grundsätzlich nein, denn laut Gesetz sind die versandten und archivierten Rechnungen nicht mehr veränderbar. Auch deine Buchhaltungssoftware wird dir auf den gebuchten Datensatz keinen Zugriff mehr gewähren, um verbotene Änderungen zu verhindern.

Wie korrigierst du die Adresse nachträglich?

Eine Korrektur kannst du dennoch nachträglich vornehmen, indem du die die falsche Rechnung gutschreibst – unter dem Hinweis auf den Grund. Und dann eine neue Rechnung (in dem Fall mit einer neuen Rechnungsnummer) ausstellst. Ebenfalls mit einem Hinweis auf den Grund für dieses Vorgehen.

Damit kannst du – aber auch der Kunde – die Buchhaltung korrekt ausgleichen und die falsch ausgestellte Rechnung ist zwar in den Akten erhalten, aber nachvollziehbar geändert.