Als Kontierung (auch Vorkontierung) bezeichnet man das standardisierte Notieren von Buchungsinformationen auf dem Buchungsbeleg.

Definition des Begriffes Kontierung

Das Word Kontierung (Verb: kontieren) bedeutet, dass auf einem Buchungsbeleg händisch (also manuell) buchungsrelevante Informationen eingetragen werden. Basis dieser Buchungsinformationen sind die zu bebuchenden Kontonummern. Im System der in Deutschland üblichen doppelten Buchführung werden dabei mindestens zwei Buchungskonten angesprochen. Je nachdem, welcher Vorgang dem Buchungsbeleg zugrunde liegt, müssen auch mehr als zwei Konten angesprochen werden. Soll neben der Buchführung nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften auch eine Kostenrechnung erfolgen, so sind Eintragungen zu Kostenstellen oder Kostenträgern ebenfalls Bestandteil der Kontierung. Die Eintragung der Kontonummern erfolgt dabei nach einem festen Schema, dem sogenannten Buchungssatz. Diese Standardisierung ermöglicht es fachkundigen Personen, sich anhand der Kontierung schnell einen Überblick über die Zuordnung des Belegs in der Buchhaltung zu verschaffen.

Interne und externe Belege

In der Buchhaltung wird nach internen und externen Belegen unterschieden. Interne Belege sind solche, welche das buchende Unternehmen selbst ausstellt. Typische Beispiele für interne Belege sind daher Ausgangsrechnungen an Kunden, das Kassenbuch sowie Buchungslisten aus der Lohn- und Anlagenbuchhaltung. Ebenso zählen Eigenbelege, die zum Beispiel wegen des Verlustes einer Quittung ausgestellt werden, zu den internen Belegen.

Externe Belege sind dagegen nicht selbst erstellte Belege. Eingangsrechnungen, Kontoauszüge und Bescheide, welche das Unternehmen von anderen Firmen oder Behörden erhält, zählen dazu. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) müssen alle diese Belege prinzipiell kontiert werden. Ausnahmen bestehen, wenn aus den Belegen eine eindeutige chronologische Sortierung hervorgeht. Dies ist beispielsweise bei den oben angesprochenen Lohn- und Anlagenbuchungslisten der Fall. Bei externen Belegen ist dagegen eine solche eindeutige Sortierung in aller Regel nicht gegeben.

Kontierung als Vorbereitung der Buchung in der Praxis

Praktisch erfolgt die manuelle Kontierung von Buchungsbelegen in der Regel anhand eines Buchungsstempels. Dieser enthält zumeist folgende Eintragungsmöglichkeiten:

  • Buchungsdatum
  • Beleg-Nummer
  • Bezahldatum
  • Kontonummern
  • Kostenstellen
  • Umsatz- oder Vorsteuerschlüssel
  • Betrag

Die Eintragung des Datums der Buchung kann hilfreich sein, wenn der Beleg sich auf einen Zeitraum bezieht. Gibt der Mitarbeiter zum Beispiel eine Reisekostenabrechnung für einen kompletten Monat ab, so wird der Buchungsbeleg in der Praxis häufig auf den Monatsletzten kontiert, um die Kosten dem Monat zuzuordnen, in dem sie angefallen sind.

Eine Belegnummer geht nicht immer eindeutig aus einem Buchungsbeleg hervor. Kassenbelege werden zum Beispiel händisch nach der Reihenfolge ihres Eingangs durchnummeriert. Werden Auslagen erstattet, dann erfolgt dies in der Regel mindestens einen Tag nach dem auf dem Beleg aufgedruckten Datum. Im Sinne der ordnungsgemäßen Buchführung muss jedoch der tatsächliche Kassenbestand zu jedem beliebigen Buchungsdatum ermittelbar sein. Daher erfolgen Kassenbuchungen zu dem Datum, an welchem tatsächlich Geld aus oder in die Kasse geflossen ist. Das Datum der Buchung gibt an, zu welcher Periode die mit dem Beleg in Zusammenhang stehenden Kosten zuzurechnen sind. Das Bezahldatum kann von diesem Datum deutlich abweichen, zum Beispiel wenn ein Lieferant eine Zahlungsfrist von 14 Tagen einräumt.

Der Buchungssatz – Kern der Kontierung

Im Rahmen der Kontierung wird darüber entschieden, welche Bestands- und Erfolgskonten bebucht werden. Fachkundige Personen können aus dem Buchungssatz zumeist auch Informationen über den verwendeten Umsatzsteuersatz bzw. den abziehbaren Vorsteuersatz ersehen und ggf. auch, in welcher Höhe Skontoabzüge erhalten oder gewährt wurden.

Der Buchungssatz gibt diese Informationen durch eine sortierte Angabe von Kontonummern, Beträgen, Steuerschlüsseln und ggf. Kostenstellen wieder. Die Sortierung erfolgt in der Reihenfolge „Soll an Haben“. Die Sollkonten werden also zuerst aufnotiert, dahinter, nach dem Wort „an“ (vereinfachend wird in der Praxis häufig ein Schrägstrich verwendet) die zu verwendenden Habenkonten. Umsatz- bzw. Vorsteuer werden in der Praxis nur in Ausnahmefällen direkt auf Konten zugeordnet. Vielmehr erfolgen die Umsatzsteuerbuchungen in Buchhaltungsprogrammen normalerweise anhand von sogenannten Steuerschlüsseln. Diese ein- bis zweistelligen Schlüssel werden den betreffenden Kontonummern vorangestellt und vereinfachen so die korrekte Zuordnung.

Kontenplan als Basis der Kontierung

Welche Kontonummern anzusprechen sind, ist durch den sogenannten Kontenplan vorgegeben. Ein Kontenplan ist eine, nach bestimmten Gesichtspunkten gegliederte Auflistung aller verwendbaren Konten. Man unterscheidet dabei sogenannte Standardkontenrahmen von individuellen Kontenrahmen. Standardkontenrahmen können unabhängig von Branche, Rechtsform und Unternehmensgröße verwendet werden. Am bekanntesten sind hier die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04. Sie enthalten nahezu identische Konten, unterscheiden sich jedoch durch die Gliederung. Der SKR 03 ist nach dem Prozessprinzip, der SKR 04 nach dem Abschlussprinzip gegliedert. In Industrieunternehmen findet häufig der Industriekontenrahmen Anwendung. Dieser zeichnet sich dadurch aus, dass die Geschäftsbuchhaltung (Rechnungskreis I) von der Kosten- und Leistungsrechnung (Rechnungskreis II) konsequent getrennt ist. Die Gliederung im Rechnungskreis I erfolgt dabei nach dem Abschlussprinzip, die des Rechnungskreises II nach dem Prozessprinzip. Neben diesen drei Standardkontenrahmen existieren noch verschiedene branchenspezifische Kontenrahmen.

Unternehmensindividuelle Kontenrahmen leiten sich aus den beschriebenen Kontenrahmen ab. Die meisten Unternehmen benötigen in ihrem Geschäftsalltag wesentlich weniger Buchungskonten, als in einem Standardkontenrahmen vorbelegt sind. Existiert im Unternehmen eine Kosten- und Leistungsrechnung, so werden die nutzbaren Konten häufig ebenfalls beschränkt, um eine sinnvolle Auswertung zu ermöglichen. Dabei ist die korrekte Konten- und Kostenstellenzuordnung im Rahmen der Kontierung von wesentlicher Bedeutung für die Richtigkeit der kostenrechnerischen Auswertung.

Zusammenfassung Kontierung

Die Kontierung ist eine Kernaufgabe der Buchhaltung und der erste Schritt nach der vorbereitenden Buchhaltung. Hierbei werden die Buchungsinformationen anhand des jeweiligen Kontenplans festgelegt. Außerdem sind Informationen zu Vor- bzw. Umsatzsteuer, Kostenstellen und ggf. Skontoabzügen abzulesen.