Rechnungsvorlage Autohandel

Keine Buchung ohne Beleg! Das ist ein Grundsatz in der Buchführung, den Du vom ersten Tag Deiner Selbstständigkeit an beachten solltest. Zu jedem Zahlungsvorgang auf dem Firmenkonto gehört die entsprechende Eingangs- beziehungsweise Ausgangsrechnung. Da Du für das Gewerbe Autohandel mehrere unterschiedliche Rechnungsvordrucke brauchst, wird Dir für jede infrage kommende Variante ein eigener Rechnungsvordruck als Excel-Datei angeboten.

Die Rechnung selbst ist mit wenigen Eingaben ausgefüllt; das Rechnen erledigt das Excel-Programm. Wenn Deine Basiseingaben stimmen, dann kann Dir in der Onlinerechnung kein Fehler unterlaufen. Ist die Rechnung fertig, wird sie in eine PDF-Datei umgewandelt und kann jetzt problemlos als Dateianhang zu einer E-Email an den Rechnungsempfänger verschickt werden. Du brauchst jetzt nur noch den Zahlungseingang auf Deinem Firmenkonto zu überwachen und die Rechnungskopie hinter dem betreffenden Kontoauszug abzuheften. Das war’s dann; einfach, zeitsparend und absolut effektiv.

Eine der Grundlagen für die von Form und Inhalt her richtige Rechnung im Autohandel ist die GoBD als Verwaltungsvorschrift der Finanzverwaltung. GoBD steht für die etwas umständliche Formulierung „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Rechnung ist das Originaldokument über die Forderung eines Leistungsentgeltes, in Deinem Fall für den Kauf oder Verkauf eines Kraftfahrzeuges. Rechtsgrundlagen für die Richtigkeit und Vollständigkeit einer Rechnung sind unter anderem die §§ 126 BGB, des Bürgerlichen Gesetzbuches sowie das Umsatzsteuergesetz UStG.

Damit die von Dir ausgestellte Rechnung vom Finanzamt als steuerabzugsfähig anerkannt wird, darf auf bestimmte Pflichtangaben nicht verzichtet werden; und zwar ganz unabhängig von dem Rechnungsversand online oder in ausgedruckter Form per Briefpost. Dieser Pflichtinhalt ist in unseren Excel-Rechnungsvordrucken bereits berücksichtigt; er braucht von Dir nur noch für den individuellen Autoankauf oder Autoverkauf ergänzt zu werden.

Beispiele für solche Pflichtangaben sind

• Kommunikationsdaten des Rechnungsempfängers inklusive dem Namen und der Rechtsform
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Kundennummer (vorzugsweise beim Autohandel mit einem Gewerbe)
• Auflistung der gehandelten Produkte, Dienst- und Serviceleistungen
• Rechnungsbetrag (je nach Rechnung und Empfänger getrennt in Netto, Mehrwertsteuer, Brutto)
• Fälligkeitsdatum und Zahlungsziel
• Zusatzinformation (auf den individuellen Kaufvertrag bezogen)

Sofern Du kein Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist, musst du auf jeden Fall die gesetzliche Mehrwertsteuer in Höhe von 19 Prozent berechnen und in der Rechnung als solche ausweisen. Das ist auch so in dem Excel-Rechnungsvordruck vorgesehen. Für den privaten Autokäufer spielt das keine Rolle. So wie ansonsten auch zahlt er als Endverbraucher die in dem Produkt oder in der Dienstleistung enthaltene Mehrwertsteuer von 7 oder aber von 19 Prozent. Du hingegen musst die erhaltene Mehrwertsteuer bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abführen. Dein Verkaufserlös aus dem Autoverkauf ist somit der vom Privatmann gezahlte Kaufpreis abzüglich 19 Prozent MWST.

Differenzbesteuerung nach § 25a Umsatzsteuergesetz bedeutet, dass sich mithilfe dieser Sonderregelung die Umsatzsteuer nicht nach dem Entgelt des Leistungsempfängers, sondern nach der Differenz zwischen Verkaufspreis und Einkaufspreis die Autos richtet. Der Differenz-Steuersatz beträgt ebenfalls 19 Prozent. Die Anwendung der Differenzbesteuerung setzt voraus, dass Du als Unternehmer ein Wiederverkäufer bist, dass der Autohandel im EG-Gemeinschaftsgebiet stattfindet, und dass für diese Lieferung weder Umsatzsteuer entstanden ist noch eine Differenzbesteuerung bereits vorgenommen wurde. Darüber hinaus darf der Autokäufer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sein. Das trifft auf jeden privaten Fahrzeugkäufer als Endverbraucher zu.

Bei diesem Autohandel musst Du immer die gesetzliche Mehrwertsteuer separat ausweisen. Die Rechnungsstellung lautet somit

• Nettobetrag für das Fahrzeug
• zuzüglich 19 Prozent Mehrwertsteuer
• Bruttobetrag für das Fahrzeug

Der Fahrzeugkäufer bezahlt die Mehrwertsteuer und bekommt sie vom seinem Finanzamt erstattet. Du erhältst die Mehrwertsteuer und führst sie bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung an Dein Finanzamt ab. Sowohl bei Dir als auch bei Deinem Geschäftspartner ist die Umsatz-/Mehrwertsteuer ein durchlaufender Posten. Für Euch beide ist der Nettobetrag für das gehandelte Fahrzeug ausschlaggebend.

Bei der Differenzbesteuerung wird lediglich derjenige Betrag zur Umsatzsteuer berechnet und erhoben, um den der Verkaufspreis den Einkaufspreis übersteigt. Beim Autohandel zwischen Dir und einem Gewerbetreibenden ist es im gegenseitigen Interesse geradezu eine Selbstverständlichkeit, die Umsatzsteuer im Rahmen der Differenzbesteuerung auf der Rechnung auszuweisen. Das ist die Voraussetzung dafür, dass der Autokäufer die gezahlte Umsatzsteuerdifferenz vom Finanzamt erstattet bekommt und Du nicht mehr als diese Umsatzsteuerdifferenz an Dein Finanzamt abzuführen brauchst. Das wird in der Excel-Rechnung automatisch ausgerechnet, nachdem Du die dafür notwendigen Angaben eingetragen hast.

Zu den Vorteilen einer jeden Schematisierung gehören einheitliches Aussehen sowie der identische Inhalt. Das Excel-Programm übernimmt mit absoluter Richtigkeit alle Rechenvorgänge für die jeweils ausgewählte Rechnungsform. Durch die automatisierte Nutzung mehrerer Programme wie Word, Excel oder PDF sind Fehlerquellen ausgeschlossen. Die Rechnung kann, wie man sagt, in einem Rutsch bearbeitet, abschließend erstellt und dann versendet werden. Du brauchst Dich lediglich beziehungsweise ausschließlich auf die im Rechnungsvordruck angelegten Pflichtfelder zu konzentrieren; alles andere erledigt das Programm für Dich. Das ermöglicht ein ebenso effizientes wie zeitsparendes Arbeiten. Schließlich ist der Autohandel Deine Kernkompetenz und nicht die Bürokratie.

Echte Nachteile gibt es nicht, einmal abgesehen davon, dass Dir bei der Eingabe in die Pflichtfelder der eine oder andere Fehler unterlaufen kann. Zu den häufigen Fehlerquellen gehören das doppelte Vergeben der Rechnungsnummer, die nicht richtige Eingabe der erbrachten Leistung sprich des Kaufpreises oder anderweitige Eingabefehler bei Rechnungsdatum, Zahlungsziel oder Empfängeradresse. Der fehlerhaft eingegebene Kaufpreis setzt sich innerhalb des Excel-Rechenvorganges fort; das führt zu einem unrichtigen Ergebnis und somit zu einer im Ergebnis falschen Rechnung.

Wenn Du die Pflichtfelder der jeweils infrage kommenden Rechnung Step by Step ausfüllst, dann ist eine korrekte Rechnungsstellung geradezu garantiert. Jeder Schritt, jede Eingabe wird erläutert oder abgefragt. Auch wenn Du weniger Übung am PC hast; Fehler können Dir nicht unterlaufen, wenn Du den jeweils richtigen Vordruck auswählst und Dich bei der Eingabe nicht vertippst. Alles andere erledigt das Excel-Programm; darauf kannst Du Dich fest verlassen.