Rechnungsnummer

Was ist eine Rechnungsnummer?

Gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) gehört die Rechnungsnummer zu den Pflichtangaben auf Rechnungen. Wenn ein Unternehmer umsatzsteuerpflichtig ist, benötigen seine Ausgangsrechnungen zwingend eine unverwechselbare Rechnungsnummer als Identifikationsmerkmal.

Das Gesetz ist eindeutig und verlangt, dass Dokumente, mit denen über Lieferungen und Leistungen abgerechnet werden, Rechnungsnummern aufweisen müssen.

Im eigenen Interesse solltest du dich an die gesetzlichen Vorgaben halten, denn das Finanzamt akzeptiert, was den Vorsteuerabzug angeht, nur Rechnungen mit einer ordnungsgemäßen Rechnungsnummer.

Rechnungsnummern sind jedoch nicht nur eine rechtliche Vorgabe, sondern haben zum Beispiel auch einen ganz praktischen Nutzen für den Unternehmer: Sie ermöglichen erst eine ordentliche, übersichtliche und effiziente Buchführung im Unternehmen. Grundsätzlich helfen Rechnungsnummern dabei, in der Buchführung den Überblick zu behalten.

Wie muss eine Rechnungsnummer aussehen?

Im Umsatzsteuergesetz §14 (4) Abs. 4 Nr. 4 wird die Rechnungsnummer als fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen beschrieben. Sie wird vom Rechnungsaussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben.

Nach einem Urteil des Finanzgerichts Köln (Az.: 15 K 1122/16) ist es jedoch nicht erforderlich, dass die Rechnungsnummern lückenlos fortlaufend sind.

Zudem ist keine rein zahlenmäßige Abfolge im Unternehmen zwingend vorgeschrieben, auch Kombinationen mit Buchstaben sind möglich. Hier kannst du frei wählen, solange du oder das Finanzamt die Rechnungsnummern eindeutig zuordnen kannst. Es empfiehlt sich jedoch im eigenen Interesse- gerade bei der Vergabe von Rechnungsnummern- logisch vorzugehen, Ordnung einzuhalten und Chaos zu vermeiden.

Fortlaufende Rechnungsnummern sind sehr sinnvoll und hilfreich. Durch sie wird verhindert, dass du Rechnungsnummern versehentlich doppelt vergibst. Aus Gründen der Übersichtlichkeit solltest du sie so einfach wie möglich halten. Zu viel Kreativität ist hier eher unangebracht. Je einfacher das Vergabesystem für die Rechnungsnummern ist, umso besser.

Lücken und Sprünge bei der Vergabe vermeiden

Auch wenn es nicht erforderlich ist, dass Rechnungsnummern lückenlos fortlaufend sind, solltest du allzu große Sprünge und Lücken bei der Vergabe vermeiden. Es hat sich in der Praxis gezeigt, dass das Finanzamt unnötige Fragen stellt, ob denn die Lücken durch Löschvorgänge entstanden sein könnten.

Unnötige Dispute mit dem Finanzamt kannst du am besten durch Ordnung in der Buchführung vermeiden, wozu ganz sicher eine einfache und fortlaufende Rechnungsnummer gehört.

Muss die Rechnungsnummer fortlaufend im neuen Jahr sein?

Als Unternehmer bist du nur zur Nummerierung von Rechnungen verpflichtet, um eine einwandfreie Zuordnung zu ermöglichen. Nachvollziehbarkeit ist hier die Richtschnur.

Rechnungsnummern können über die Jahre hinweg fortlaufend sein. In der Praxis hat es sich jedoch gezeigt, dass eine Einteilung nach Jahren vorteilhaft sein kann. Es spricht nichts dagegen, dass Rechnungsnummern jedes Jahr neu mit 1 beginnen und du sie nach Jahren sowie Monaten durchnummerierst. So kannst du eine Rechnung „RE-2018-01-001“ leicht von einer Rechnung „RE-2019-01-001“ unterscheiden. Je umfangreicher ein Geschäftsbetrieb ist, umso sinnvoller ist eine leicht nachvollziehbare Ordnung.

Verwendungszweck der Rechnungsnummer

Das Finanzamt fordert, dass bei der Vergabe von Rechnungsnummern die Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes eingehalten werden. Dem Finanzamt ist die Nachvollziehbarkeit bei der Rechnungserstellung wichtig, denn hier geht es z.B. um den Abzug der Vorsteuer. In der Regel dient daher das Datum als Grundlage fortlaufender Rechnungsnummern.

Du darfst auch weitere Informationen in die Rechnungsnummer integrieren, wenn du dabei die zwingenden Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes beachtest. Es können z.B. Kundennummern und Projektnummern in die Rechnungsnummern eingebunden werden, so dass z.B. schon anhand der Rechnungsnummer der Kunde ersichtlich ist.

Bei Rechnungsnummern gilt das Einmaligkeitsprinzip

Grundsätzlich gilt bei der Vergabe von Rechnungsnummern das sogenannte Einmaligkeitsprinzip. Dementsprechend darfst du eine Rechnungsnummer  nur einmal vergeben. Grund hierfür ist, dass nach dem Umsatzsteuergesetz auch jede Rechnung nur einmal ausgestellt werden darf.

Ausnahmeregelung für Kleinbetragsrechnungen

Nach den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes bist du grundsätzlich zur Vergabe von Rechnungsnummern verpflichtet. Doch es gibt auch Ausnahmen. So müssen z.B. Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV keine fortlaufenden Rechnungsnummern enthalten.

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen unter 250 Euro und fallen somit unter die Vereinfachungsvorschrift. Diese Rechnungen sind ausnahmsweise auch ohne Rechnungsnummer gültig.

Rechnungsnummern sollen einfach und einmalig sein

Rechnungsnummern können ganz verschieden aussehen. Prinzipiell ist alles möglich, wenn du nach dem Grundsatz handelst, jede Nummer nur einmal zu vergeben. Die Vergabe der Rechnungsnummern sollte aber logisch nachvollziehbar sein, um es dir nicht selbst unnötig schwer zu machen und dadurch den Überblick zu verlieren.

Gerade wenn du viele Rechnungen schreiben musst, kannst du in einem allzu komplizierten System schnell durcheinander kommen.

Daher gilt: Was einfach ist, ist auch gut und bleibt übersichtlich. Deswegen solltest du ein System mit fortlaufenden Nummern bevorzugen. So kannst du Sprünge und Lücken ausschließen, die beim Finanzamt keinen guten Eindruck hinterlassen.

Beispiele: Eine sehr einfache Rechnungsnummer wäre z.B. „RE-0001“, die dann fortlaufend weitergeführt wird mit „RE-0002“, „RE-0003“ usf.

Wer als Jungunternehmer nicht möchte, dass Außenstehende einen zu großen Einblick in die Geschäftsentwicklung erhalten und erraten können, wie viele Rechnungen geschrieben wurden, startet bei diesem System dann einfach z.B. mit „RE-0567“. Eine ähnliche Verfahrensweise ist natürlich auch mit anderen Systemen möglich.

Ein weiteres gutes System ist die Vergabe und Ordnung der Rechnungsnummern nach Jahren wie z.B. „RE-2018-0001“, „RE-2018-0002“, „RE-2018-0003“.

Und schließlich kann es aus Gründen der besseren Übersicht und Nachvollziehbarkeit von Vorteil sein, neben dem Jahr auch den jeweiligen Monat bei der Rechnungsnummernvergabe einzubeziehen.
Die Rechnungsnummern könnten dann so aussehen: „RE-27-01-2018-0001“, „RE-01-02-2018-0002“, „RE-03-02-2018-0003“ usw.

Die Beispiele kurz zusammengefasst:

• „RE-0001“, „RE-0002“, „RE-0003“ …
• „RE-2018-0001“, „RE-2018-0002“, „RE-2018-0003“ …
• „RE-27-01-2018-0001“, „RE-01-02-2018-0002“, „RE-03-02-2018-0003“ …

Fortlaufende Rechnungsnummern erstellen

Die Erstellung fortlaufender Rechnungsnummern kann auf verschiedene Art und Weise erfolgen. Am einfachsten geschieht dies immer noch mit einem Rechnungsblock, der in jedem Schreibwarengeschäft erhältlich ist. Wenn du am Anfang der Selbständigkeit stehst, ist dies eine vorübergehende Notlösung.

Etwas professioneller ist da schon die Möglichkeit, fortlaufende Rechnungsnummern mit Excel, Access oder Word zu vergeben. Es ist ohne viel Aufwand möglich, mit diesen Programmen fortlaufende Nummern zu erstellen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung eines Rechnungsgenerators. Dieser empfiehlt sich, wenn nicht allzu viele Rechnungen geschrieben werden.

Die beste Lösung allerdings ist eine spezielle Rechnungssoftware. Sie stellt in der Regel mehrere mögliche Nummerierungssysteme zur Verfügung. Über den Rechnungsnummernkreis lassen sich die gewünschten Merkmale bei einer Rechnungsnummer darstellen. Die Nutzung eines Rechnungsprogramms ist sicher eine professionelle Herangehensweise und macht die Erstellung fortlaufender Rechnungsnummern besonders komfortabel.

Benötigen Stornorechnungen eigene Rechnungsnummern?

Auch bei der Rechnungserstellung kommen Fehler vor. Sei es, dass der Rechnungsbetrag falsch berechnet wurde, dass der Steuersatz falsch angegeben wurde oder, dass Pflichtangaben einer Rechnung fehlen. Der Kunde kann dann die fehlerhafte Rechnung reklamieren, zu deren Korrektur der Rechnungsaussteller verpflichtet ist. Sofern du die fehlerhafte Rechnung noch nicht verbucht hast, kannst für die korrigierte Rechnung die gleiche Rechnungsnummer verwenden.

Wurde der Rechnungsbetrag jedoch schon verbucht, ist eine einfache Änderung unter der gleichen Rechnungsnummer nicht mehr möglich. Generell müssen fehlerhafte und bereits verbuchte Rechnungen storniert werden. Dazu muss eine neue Rechnung geschrieben werden.

Die Stornorechnung wird wie eine neue Rechnung behandelt und erhält dementsprechend eine eigene Rechnungsnummer. Sie muss den Bezug zur ursprünglichen Rechnung herstellen, also auf die stornierte Rechnung unter Angabe von Rechnungsnummer und Datum verweisen. Die lückenlose Dokumentation ist hier zwingend vorgegeben.

Müssen Eingangsrechnungen nummeriert werden?

Eingangsrechnungen sind aufbewahrungspflichtige Buchungsbelege; die Aufbewahrungfrist von Rechnungen beträgt zehn Jahre. Nach § 257 HGB, § 147 AO musst du die Belege so aufbewahren, dass eine Nachprüfung jederzeit zügig erfolgen kann.

Es wird vom Gesetz nicht vorgeschrieben, wie du die Nachvollziehbarkeit organisieren. Es gelten jedoch die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung. Alle Geschäftsvorfälle müssen einsehbar und nachvollziehbar sein, d.h. keine Buchung ohne Beleg.

Die Nachvollziehbarkeit ist anhand der Rechnungsnummer möglich. Eine Nummerierung von Eingangsrechnungen ist aber durchaus sinnvoll. Denn durch ihre Archivierung, unabhängig vom Datum und anderen Ordnungskriterien, hast du den Vorteil, dass du die fortlaufend nummerierten Eingangsrechnungen schnell wieder finden kannst.

Belegnummer ist nicht mit Rechnungsnummer identisch

Die Rechnungsnummer ist eine Pflichtangabe bei der Rechnungserstellung und erscheint daher auf der Rechnung. Ohne die Rechnungsnummer kann keine Buchung vorgenommen werden. Demgegenüber bezeichnet die fortlaufende Belegnummer lediglich den Buchungsvorgang und den dazugehörigen Beleg. Durch die lückenlose Vergabe von Belegnummern werden alle Buchungsvorgänge nachvollziehbar. Belegnummern sind nur ein internes Ordnungsmerkmal und dürfen nicht mit Rechnungsnummern verwechselt werden.

Rechnungsnummern doppelt vergeben – was tun?

Falls du eine Rechnungsnummern versehentlich doppelt zu vergibst, kann das bei einer Betriebsprüfung als fatal enden. Denn das erweckt beim Finanzamt automatisch Misstrauen. Hast du Rechnungsnummern irrtümlich doppelt vergeben und den Fehler erkannt, besteht auf jeden Fall sofortiger Handlungsbedarf.

Du musst den Empfänger der Rechnung mit der doppelten Nummer ist informieren, denn du musst diese Rechnung korrigieren. Dies erfolgt wie bei einer Stornorechnung (Korrekturrechnung), so dass du hier einfach eine neue fehlerfreie Rechnungsnummer vergeben kannst. Der Kunde erhält anschließend eine korrekte Rechnung mit einer noch nicht vergebenen Rechnungsnummer.