Quittung

Was ist eine Quittung?

Bei einer Quittung handelt es sich um eine Empfangsbestätigung für eine erbrachte Dienstleistung oder gelieferte Ware. In der Regel wird dabei der Empfang einer Geldsumme bestätigt, die für die entsprechende Dienstleistung oder Ware vereinbart war. Wer etwas liefert, egal worum es sich dabei handelt, hat als Lieferant nach § 368 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ein Anrecht auf den Erhalt einer Quittung.

Welche Sonderformen der Quittung gibt es?

Es existiert nicht nur eine Variante der Quittung. Neben den in der Praxis gebräuchlichen Empfangsbestätigungen gibt es einige Sonderformen der Quittung, die nicht so häufig auftauchen, aber dennoch Verwendung finden:

• Bankquittung: Sie kann von einem Lieferanten verwendet werden, um einem Kunden den Erhalt einer bestimmten Geldsumme zu bestätigen. Eine solche Quittierung wird, wie es der Name vermuten lässt, von Banken vorgenommen und kann bei gerichtlich durchgeführten Mahnverfahren als Beweismittel genutzt werden. Grund hierfür sind die angenommene Zuverlässigkeit und Neutralität der quittierenden Bank.
• Ausgleichsquittung: Mit ihr wird im Personalwesen ein aus deinem Unternehmen ausscheidender Mitarbeiter quittiert mitdieser Quittung den Erhalt sämtlicher Unterlagen und bestätigt, dass er keinerlei weitere Ansprüche an dein Unternehmen hat. Den Empfang der Arbeitspapiere muss der Mitarbeiter quittieren, eine Unterschrift bezüglich möglicher Ansprüche hat freiwillig zu erfolgen, darf also vom Arbeitgeber nicht erzwungen werden.
• Löschungsbewilligung: Eine sogenannte „löschungsfähige Quittung“ wird vor allem im Rahmen einer Hypothek ausgestellt. Sie bescheinigt, dass eine Schuld in Form von Raten abbezahlt wird.

Welche Funktion bietet dir eine Quittung?

Im alltäglichen Leben kommen Quittungen vor allem zum Einsatz, wenn eine Barzahlung erfolgt. Bei einer Zahlung mittels Überweisung lässt sich die Zahlung im Nachhinein durch den entsprechenden Kontoauszug nachweisen. Dies funktioniert bei einer Barzahlung nicht. Deshalb ist es immer sinnvoll, wenn du dir ein von dir getätigte Barzahlung durch eine Quittung bestätigen lässt. So hast du gegenüber der Finanzbehörde und auch einem Gläubiger einen Nachweis über die Zahlung. Wie bereits erwähnt, muss ein Gläubiger auf Nachfrage eine Quittung erstellen.

Wie stellst du eine Quittung aus?

Bei handschriftlich ausgefüllten Quittungen nutzt du meistens einen selbstdurchschreibenden Quittungsblock. Dadurch, dass sich das Geschriebene auf die darunterliegende Seite durchdruckt, hast du als Aussteller der Quittung immer eine Durchschrift für deine Unterlagen. Allerdings gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, in welcher Form eine Quittung erstellt werden muss, du kannst die notwendigen Angaben auch auf ein einfaches Blatt Papier schreiben. Dann musst du allerdings zwei Ausfertigungen erstellen, denn du benötigst ja auch einen Nachweis.

Welche Angaben muss eine Quittung enthalten?

Damit eine Quittung korrekt ausgefüllt ist, müssen bestimmte Pflichtangaben aufgeführt sein. Dazu gehören folgende Angaben:

• Name und Anschrift (Quittungsaussteller)
• Art und Menge des Artikels
• Datum der Ausstellung
• Zahlbetrag (Netto- bzw. Bruttopreis)
• Umsatzsteuersatz (19% bzw. 7% Mehrwertsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung gemäß Kleinunternehmerregelung)
• Unterschrift des Empfängers

Auf einer Rechnung müssen dagegen sehr viel umfangreichere Angaben gemacht werden, als auf einer Quittung.

Welchen Unterschied musst du zwischen Quittung und Rechnung beachten?

Vor allem bei den Pflichtangaben musst du auf die Unterschiede gegenüber einer Rechnung achten, weil du bei einer Rechnung umfangreichere Angaben machen musst, etwa die Steuernummer, die Kundendaten, eine Rechnungsnummer sowie das Datum der Lieferung- bzw. Leistung. Außerdem handelt es sich bei der Rechnung um eine finanzielle Abrechnung eines Vorgangs, die Quittung bestätigt lediglich den Empfang einer Dienstleistung oder Ware. Machst du auf einer Rechnung einen Vermerk wie „Betrag erhalten“, kann sie auch als Quittung dienen.

Kannst du die Quittung als Rechnungsersatz verwenden?

Eine Quittung kann fast nie die Funktion einer Rechnung übernehmen, außer als Kleinbetragsrechnung, hier kann sie als Ersatz dienen.

Welche Fehler kannst du beim Quittung ausstellen machen?

Der Hauptfehler, den viele bei der Erstellung begehen, ist das Weglassen von Pflichtangaben. Damit du beim Quittung schreiben nichts vergisst, hast du die Möglichkeit, dir eine online eine Vorlage zu besorgen. Beim Download einer Quittungsvorlage für Excel, Word oder im PDF Format kannst du diese ausfüllen und anschließend ausdrucken. Du musst sie nur abspeichern und kannst sie anschließend immer wieder verwenden. Ein solcher Quittungsvordruck hat den Vorteil, dass du die notwendigen Angaben nur eintragen musst und sofort siehst, wenn du etwas vergessen hast.

Was tust du bei einer verlorenen Quittung?

Ist dir eine Quittung abhandengekommen, hast du verschiedene Möglichkeiten, sie zu ersetzen. Du kannst beispielsweise eine Kopie oder Zweitschrift erstellen, diese muss aber als solche gekennzeichnet sein. Eine sogenannte Ausgabenquittung ersetzt du, indem du deinen Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner um die Ausstellung einer Zweitschrift oder Kopie bittest. Fehlen dir einzelne Quittungen über relativ geringe Beträge, kannst du für sie Eigenbelege erstellen, welche die Zahlung nachvollziehbar und eindeutig belegen.

Was ist eine Kleinunternehmer-Quittung?

Ein Kleinunternehmer kann sich gemäß § 19 EStG (Einkommenssteuergesetz) von der Umsatzsteuer befreien lassen, wenn er einen bestimmten Umsatz im Jahr nicht überschreitet. Deshalb versteht man unter einer Kleinunternehmerquittung einen Beleg, der zwar den Empfang einer Dienstleistung oder Ware bestätigt, allerdings keine Umsatzsteuer ausweist.

Wie wird die Quittung in deiner Buchhaltung behandelt?

Laut deutschem Steuerrecht sind sämtliche Geldflüsse durch Belege nachzuweisen. Aus diesem Grund spielen Quittungen und Rechnungen in deiner Unternehmensbuchhaltung eine wesentliche Rolle. Mit ihnen kannst du jeden Geldfluss mit verschiedenen Sachverhalten in Zusammenhang bringen und buchhalterisch belegen. Eine Quittung dient zudem bei Mahnverfahren oder ähnlichen gerichtlichen Vorgängen als wichtiges Beweisstück, z. B. als Nachweis über die Erbringung bestimmter Leistungen. Ihr kommt daher in deinem Unternehmen eine wichtige Rolle zu, weshalb du jeden dieser Belege aufbewahren solltest. Dazu bist du laut Gesetzgeber ohnehin verpflichtet.

FAQ – Häufige Fragen

Du musst als Unternehmer sehr häufig eine Quittung schreiben und vermutlich treten immer wieder Kunden und Geschäftspartner an dich heran und haben Fragen zur Quittung. Nicht jeder kennt den Unterschied zwischen einem Kassenbon, einer Quittung und einer Rechnung, deshalb stellen sie die folgenden Fragen sehr häufig:

• Warum ist eine Quittung wichtig?
  Weil sie als Nachweis dient, dass du eine Dienstleistung oder Ware empfangen hast. Außerdem ist sie in steuerrechtlicher Hinsicht von Bedeutung und kann unter Umständen auch vor Gericht als Beweismittel dienen.
• Wer muss auf der Quittung unterschreiben?
  Da es sich um eine Empfangsbestätigung handelt musst du als Empfänger unterschreiben.
• Welche Belege gelten als Quittung?
  Belege, die die formellen Anforderungen einer solchen erfüllen, also alle Pflichtangaben enthalten. Kassenbons an der Supermarktkasse gelten beispielsweise nicht als Quittung, eine Rechnung mit dem Vermerk „Betrag erhalten“ dagegen schon.
• Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Quittung?
  Auf einer Quittung müssen nicht so umfangreiche Angaben gemacht werden. Im Gegensatz enthält eine Rechnung neben den dort notwendigen Angaben noch eine Rechnungsnummer, deine Steuernummer sowie das Datum der Leistungserbringung bzw. der Lieferung.