Abschlagsrechnung

Was genau ist eine Abschlagsrechnung?

Im privaten Bereich sind Abschläge auch bekannt und finden in der Praxis ihre Anwendung. Energieanbieter und Mietnebenkosten sind Beispiele hierfür. Monatlich wird ein Betrag gezahlt und eine Abrechnung erfolgt dann einmal im Jahr, wenn die Zählerstände abgelesen wurden. Dann gibt es eine Schlussrechnung, in der man selbst Geld zurückbekommt, oder etwas nachzahlen muss. Bei Nachzahlsummen, die extrem hoch sind, werden die Abschläge dann angepasst.

Eine Abschlagsrechnung wird gestellt, wenn es bereits zu einer Teilerbringung der vereinbarten Leistung oder einer Teillieferung von Waren gekommen ist und diese Teilleistung oder -lieferung direkt beglichen werden soll. Manchmal orientieren sich Abschlagszahlungen auch an Datumsangaben ab Beginn des Vertrags. Bekannt ist dies bei Bauvorhaben oder wenn bestimmte Ziele in der Abwicklung eines Projektes erreicht sind.

Bei der Abschlagsrechnung einigen sich die Vertragspartner darauf, dass ein bestimmter Anteil an der Gesamtsumme oder ein vorher bestimmter Pauschalbetrag bezahlt wird. Im Grunde kann man eine Abschlagsrechnung als ungenauere Teilrechnung bezeichnen. Muss in der Teilrechnung alles genau aufgelistet sein, so wird die Abschlagsrechnung weniger exakt aufgebaut. Was natürlich nicht bedeutet, dass es keine Kostentransparenz gibt. Sie muss nur in der Abschlagsrechnung nicht so detailliert dargestellt werden.

Im Bürgerlichen Gesetzbuch heißt es, dass Abschlagszahlungen die Ausnahme sein sollen. Es gibt aber hier keine konkreten Beschränkungen. Wichtig ist, dass sich die Vertragspartner einigen und es empfiehlt sich natürlich, diese Einigung schriftlich festzuhalten. Abschlagszahlungen sollte man vor dem Vertragsabschluss regeln, damit diese im Vertrag verankert werden können.

Im Fachjargon kann dir statt des Begriffes Abschlagszahlung übrigens auch das Wort Akonto begegnen.

Vorteile der Abschlagsrechnung

Bei länger andauernden Vertragslaufzeiten, sind Abschlagszahlungen gang und gäbe. Als privater Häuslebauer kennt man dies ebenso, wie als Tiefbauunternehmer im Straßenbau oder Projektbetreuer im Hochbau. Es gibt aber auch Branchen, wo Abschlagsrechnungen nicht gern gesehen sind, eben weil die Nachvollziehbarkeit über tatsächlich entstandene Kosten nicht so einfach ist.

Für ein Unternehmen ist es unter anderem buchhalterisch sinnvoll, große Rechnungssummen aufzusplitten und Abschlagszahlungen zu vereinbaren. Die Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse weisen dadurch weniger gravierende Ungleichheiten auf. Auch steuerlich kann es vorteilhaft sein, so große Umsätze in Etappen zu machen.

Der Zahlungseingang der Abschläge gibt dem Auftragnehmer eine gewisse Sicherheit, am Ende nicht auf hohen Kosten sitzen zu bleiben und stärkt dessen Liquidität. Bei Zahlungsunfähigkeit des Auftraggebers, wird dies in einem früheren Stadium deutlich und ermöglicht, hier frühzeitig nachzuhaken.

Mit dem Geld aus Abschlagszahlungen kann der Auftragnehmer bereits an diesem oder anderen Projekten weiter arbeiten. Und für den Auftraggeber hat es den Vorteil, dass enorme finanzielle Belastungen etwas abgemildert werden, in dem sie auf mehrere Zahlungen verteilt werden. Auch hier gibt es steuerliche Aspekte, die dem Auftraggeber positive Auswirkungen auf Steuerzahlungen und Buchhaltung bescheren.

Was muss ausgehandelt werden?

Wer Abschlagsrechnungen schreiben möchte, muss im Vorfeld klären, welche Eckpunkte hierfür hinzugezogen werden. Also: Zu welchem Datum oder Fertigungszeitpunkt, wird eine Abschlagsrechnung geschrieben, in wie viele Abschläge wird die Gesamtsumme aufgeteilt, wie lange das Zahlungsziel eingeräumt wird (die Regel beträgt hier 30 Tage – kann aber individuell angepasst werden) etc. Es ist nicht unüblich, die erste Abschlagszahlung direkt bei Auftragsvergabe in Rechnung zu stellen.

Konkrete Beispiele für Abschlagsrechnungen in der Praxis

Neben der Baubranche sind vor allem auch im Maschinenbau Abschlagsrechnungen gängige Geschäftsmethoden.

Große Maschinen, Sonderanfertigungen, Spezielle Präzisionsarbeiten und ganze Industrieanlagen sind oft sehr teure Angelegenheiten. Daher werden hier Abschlagszahlungen genutzt, um das finanzielle Risiko auf beiden Seiten zu senken.

Straßenbau, der Bau ganzer Wohnkomplexe, die Erschließung von Bauland und der Bau von Brücken, Schienennetzen oder auch Energieparks mit Windrädern sind ebenfalls Bereiche, wo Abschlagsrechnungen zur Anwendung kommen.

Pflichtangaben

Im Grunde wird die Abschlagsrechnung mit den gleichen Pflichtangaben aufgebaut wie eine herkömmliche Rechnung. Diese wären:

• Name und Anschrift beider Vertragspartner
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Bezeichnung der Leistung und deren Umfang
• Steuernummer des Auftragnehmers
• Bankverbindung des Auftragnehmers

Als Zusatzelemente kommen hinzu:

• Wert der Leistung
• Steuerbetrag
• Bruttobetrag
• Zahlungsziel

Außerdem ist es zwingend, eine Abschlagsrechnung als solche zu kennzeichnen und anzugeben, um welche der vereinbarten Abschlagsrechnungen es sich genau handelt. Wurden Leistungen noch gar nicht erbracht (also bei der Abschlagszahlung bei Vertragsabschluss zum Beispiel), muss ein Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt angegeben werden.

Bei Folgeabschlagsrechnungen sollte angegeben werden, welche Abschläge bereits berechnet und ob sie auch bezahlt wurden. In der Schlussrechnung werden die bereits geleisteten Abschlagszahlungen dann abgezogen.

Mögliche Fehlerquellen

Bei der Erstellung von Rechnungen ist immer eine besondere Sorgfalt nötig. Bei der Ausstellung von Abschlagsrechnungen zeigt die Erfahrung, dass Nachlässigkeiten sich vor allem darin zeigen, dass die oben genannten Pflichtangaben nicht ordnungsgemäß aufgeführt sind, die Abschlagsrechnung fälschlicherweise als Teilrechnung bezeichnet wird oder vergessen wird, geleistete Zahlungen zu berücksichtigen.

Besonders kritisch ist es, wenn ein Unternehmer seine Abschlagsrechnungen nicht mit einem Programm erstellen lässt. Da kann es schnell passieren, dass eine vorangegangene Abschlagsrechnung als Vorlage verwendet und dann zum Beispiel vergessen wird, das Datum zu ändern oder auch Rechnungsnummern mehrfach vergeben werden. Davon, dass es das Risiko gibt, dass Abschlagsrechnungen übergespeichert werden und evtl. verloren gehen, ganz zu schweigen. Wichtig ist es, dass eine Abschlagsrechnung in der Endfassung immer als Dokument gespeichert werden muss, das nicht mehr nachbearbeitet werden kann.

Abrechnungsprogramme

Eigentlich ist es kaum zu glauben, dass es Unternehmen gibt, die noch ohne Datenverarbeitungsprogramm am Start sind. Dies erleichtert die Verwaltung, Buchhaltung und auch das buchen einer Abschlagsrechnung enorm. Vorlagen von Bestellschein bis Mahnung sind dort ebenso abrufbar wie Lieferscheine oder eben Abschlagsrechnungen. Die automatische Vergabe von Rechnungsnummern und bereits installierte Kontenrahmen, die beliebig anpassbar sind, machen ein ordnungsgemäßes Buchen der Rechnung in der Buchhaltung um ein vielfaches leichter.

Wer ein wenig computeraffin ist, arbeitet sich in diese Programme sehr schnell ein. Alternativ bieten sich immer häufiger auch ortsunabhängige Digitalarbeiter als virtuelle Assistenten an, die dafür sorgen, dass deine Buchhaltung immer auf dem aktuellen Stand ist und dank denen deine Abschlagsrechnungen pünktlich und korrekt beim Kunden sind.

Kumulierte Abschlagsrechnung

Gefordert werden kumulierte Abschlagsrechnungen in der Praxis vor allem von Auftraggebern, die mit öffentlichen Mitteln arbeiten. Doch auch in der Industrie steigt die Nachfrage nach dieser besonderen Form der Abschlagsrechnungen.

Dem Wort nach bedeutet kumuliert oder kumulativ – anhäufend, steigernd. Was kompliziert klingt, ist eigentlich ganz einfach. Die Rechnung wird wie eine normale Abschlagsrechnung geschrieben, alle bereits gestellten Abschlagsrechnungsbeträge werden hinzugefügt. Am Ende werden bereits geleistete Zahlungen wieder abgezogen und es verbleibt der ursprüngliche Betrag der Abschlagsrechnung.

Ein wesentlicher Vorteil dieser Art der Rechnungen ist der, dass man jedes Mal sofort den Überblick über bereits geleistete Zahlungen und noch ausstehende Beträge hat.

Die formalen und finanztechnischen Anforderungen sind hier streng einzuhalten. Fallen einem Steuerprüfer des Finanzamtes bei Abschlagsrechnungen oder auch der Schlussrechnung formale Fehler auf, kann dies kostspielige Auswirkungen auf die Umsatzsteuervoranmeldungen haben. Auf fehlerhafte Rechnungen bezahlte Vorsteuer wird dann nicht erstattet.

Fallbeispiel für den Umgang mit Abschlagszahlungen

Eine junge Friseurmeisterin möchte ihren eigenen Salon eröffnen. Sie hat ein Ladengeschäft gefunden und bespricht mit einer Innenarchitektin was alles gemacht werden soll und wie sie sich ihren Salon vorstellt.

Folgende Aufgaben stehen an:

• Renovierung
• Planung der Einrichtung
• Fertigung der Frisierplätze
• Installation der Waschplätze
• Fertigung des Empfangstresens
• Installation eines Barbereichs mit Kühlschrank
• Beschaffung von Handtüchern, Handwerkszeug, Kleiderschutz und Verbrauchsmaterial

Die Friseurin übernimmt einige Aufgaben selbst. Die Innenarchitektin wird mit der Umbauleitung betraut und soll für Fachkräfte und Materialbeschaffung sorgen, damit der Salon am Ende wunschgemäß hergerichtet ist. Die Neueröffnung soll in 4 Wochen stattfinden.

Konkrete kostenintensive Arbeitsschritte der Innenarchitektin sind:

• Einkauf von Baumaterial, Holz, Farben, Bodenbelägen usw.
• Beauftragung von Handwerkern (Elektriker, Schreiner, Wasserinstallateur)
• Bestückung des Barbereichs mit Geschirr/ Gläsern

Es wird sich über Abschlagszahlungen geeinigt. Die erste wird direkt fällig und beträgt 50 % der veranschlagten Gesamtkosten. Nach 2 Wochen sollen laut Zeitplan Elektriker und Wasserinstallateur bereits fertig sein, die Möbel vormontiert zum Einbau bereit stehen. Es wird eine zweite Abschlagszahlung fällig in Höhe von 25 % von der Gesamtsumme. Mit der Übergabe des Salons nach 3,5 Wochen gibt es die Schlussabrechnung.

Kleinunternehmen, Handwerksbetriebe und Abschlagsrechnungen

Bisher scheint es in unserem Beitrag so, als wenn Abschlagszahlungen nur über sehr große Summen vereinbart werden, die weit über die Umsatzgrenze eines Kleinunternehmers hinausgehen. Das ist jedoch nicht der Fall. Auch mit Kleinunternehmern können Verträge geschlossen werden, die Abschlagszahlungen berücksichtigen. Und gerade für Kleinunternehmer, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen, können diese Zahlungen überlebenswichtig sein. Denn bei größeren Projekten, die eine längere Zeit beanspruchen und hohe Materialkosten verursachen, muss ohne zwischenzeitliche Abschlagszahlungen eine ziemliche Durststrecke überwunden werden. Die Rücklagen, so eine Zeit zu meistern, muss man sich erst mal erarbeitet haben.

Besonders kleineren Handwerksbetrieben helfen die Vereinbarungen zu Abschlagszahlungen, ihren Betrieb am Laufen zu halten. Das Recht auf Abschläge wurde für Handwerker in den letzten 20 Jahren immer weiter verbessert. Neben dem BGB (§ 632a) gibt es auch Regelungen hierzu in der VOB/B und im Forderungssicherungsgesetz. Damit wäre es eigentlich nicht explizit nötig, dass Handwerker Abschlagsvereinbarungen treffen müssen, es wird jedoch empfohlen, da nicht drauf zu verzichten. Klare Absprachen und Verträge sichern den reibungsloseren und zeitplanmäßigen Ablauf bei Abschlagsrechnungen.

Wer fordert, der muss auch liefern

Ein wichtiger Punkt ist die Qualitätsprüfung und entsprechend die Abnahme der Dienstleistungen oder Produkte in einem optimalen Zustand. Mängelrügen oder enormer Verzug bei der Auftragsausführung, können dazu führen, dass Abschläge einbehalten werden. Komplette Bezahlung ist ja ohnehin erst nach Abschluss des Vertrags möglich. Hier ist es gut zu wissen, dass unwesentliche Mängel nicht dazu ermächtigen, Abschlagszahlungen zu verweigern. Dass erkannte und angemahnte Mängel behoben werden müssen, ist selbstverständlich.

Teilleistungen müssen übrigens auch keiner „Abnahme“ durch den Auftraggeber standhalten. Hierfür müsste das Werk, an dem gearbeitet wird, schon weit fortgeschritten und abnahmereif sein. Es bietet sich allerdings an, immer im Dialog zu bleiben und über etwaige Verzögerungen und Schwierigkeiten zu sprechen.

Was tun bei Zahlungsausfall einer Abschlagsrechnung?

Bleiben die Abschlagszahlungen oder auch die Schlussrechnung aus, ist Wachsamkeit gefragt. Natürlich können die Gründe vielseitig sein und nicht immer muss eine drohende Insolvenz dahinter stecken. Es ist enorm wichtig, sein Forderungsmanagement hier konsequent laufen zu lassen und immer dran zu bleiben. Das betriebliche und gesetzliche Mahnverfahren kommt zum Tragen und wenn dies alles nichts nutzt und Zahlungen weiterhin ausbleiben, sollte rechtliche Beratung in Anspruch genommen werden. Zum einen hinsichtlich der Fertigstellung des Vertragsgegenstandes und zum anderen zum Mahnverfahren und im schlimmsten Fall in Bezug auf die Vertragskündigung.

Es ist ein Dilemma. Besonders kurz vor der Fertigstellung und der Schlussrechnung eines Projektes. Mit dem fertigen Projekt würde der Auftraggeber ggf. seine Liquidität deutlich verbessern und bezahlen können. Kann das eigene Unternehmen dies aber heil überstehen oder drohen einem selbst dann auch Zahlungsschwierigkeiten? Und vor allem: Wieviel Geld muss noch vorgestreckt werden für Materialien, Subunternehmer und Personal?

Die Kündigung des Vertrages ist das letzte Mittel, das zum Einsatz kommen sollte. Und bevor diese wirklich vollzogen wird, sollte gut durchgerechnet werden, ob die erbrachten Leistungen nicht noch unter den bereits gezahlten Abschlagswerten liegt. Dann muss der Auftragnehmer selbst noch Geld erstatten.

Kommt es zur Fertigstellung des Projektes und wird eine Schlussrechnung gestellt, dann kann auch nur diese Forderung noch durchgesetzt werden. Es ist daher unbedingt drauf zu achten, dass die Schlussrechnung die ausgebliebenen Zahlungen berücksichtigt und den korrekten Endbetrag ausweist.

Fazit zur Abschlagsrechnung

Die Abschlagsrechnung kann ein gutes Mittel sein, große Aufträge abwickeln zu können, ohne sich selbst finanziell zu arg belasten zu müssen. Mit etwas Sorgfalt ist es nicht schwer, Abschlagsrechnungen zu erstellen. Hilfreich sind Rechnungsprogramme, mit derer sich solche Rechnungen einfach erstellen lassen. Bestimmte Unternehmen müssen keine extra Vereinbarungen treffen, sollten dies aber trotzdem tun.

Es ist unbedingt darauf zu achten, dass es eine Gratwanderung zwischen Teilrechnung, Vorauszahlung und Akonto ist. Ist wirklich immer das drin, was drauf steht? Bei Unsicherheiten lohnt es sich, einen Steuerberater zu befragen. Denn das Finanzamt arbeitet nach dem Motto: Dummheit schützt vor Strafe nicht. Wenn die gesetzlichen Vorgaben nicht umgesetzt sind, können Steuerprüfungen durchs Finanzamt bitter enden.

Auch Kleinunternehmer können Abschlagszahlungsvereinbarungen treffen, um sich abzusichern oder ein Projekt finanzieren zu können.