Der Kleinunternehmerstatus ist ideal für alle selbstständigen Geschäftsleute und Freiberufler mit einem geringen Jahresumsatz. Denn sie sind von der Umsatzsteuer befreit und haben dadurch eine weniger aufwendige Buchhaltung zu machen.
Hintergrund des Kleinunternehmerstatus
Wenn du als Kleinunternehmer eingestuft wirst (das musst du beim Finanzamt beantragen), dann bringt dir das einige steuerliche Vorteile. Du hast aber auch mit einigen Nachteilen zu rechnen, auf die wir weiter unten eingehen. Wichtig sind aber die Erleichterungen, die du bei der Steuer (besonders bei der Umsatzsteuer) sowie der Buchführungspflicht dadurch gewinnst.
Darüber hinaus musst du allerdings ein paar Rechnungsvorschriften beachten, die wir dir im betreffenden Absatz genauer erläutern. Wichtig ist, dass du dich von deinem Steuerberater aufklären lässt, ob du in deinem individuellen Fall den Kleinunternehmerstatus beantragen solltest oder nicht.
Wie kannst du den Kleinunternehmerstatus erlangen?
Falls du ein Gewerbe anmeldest, bekommst du automatisch vom Finanzamt den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ zugesendet. In diesem musst du deine künftigen Umsätze angeben, denn der Kleinunternehmerstatus hängt von deinem Jahresumsatz ab. Dieser darf gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz nicht höher sein als 22.000 Euro.
Wenn das Finanzamt deine Angaben absegnet, wird dir der Kleinunternehmerstatus zugesprochen. Eventuelle Änderungen musst du dem Finanzamt gegebenenfalls mitteilen. Denn im Idealfall möchtest du vielleicht irgendwann mehr verdienen als ein Kleinunternehmer.
Als Freiberufler musst du keinen Gewerbeschein beantragen, daher meldet das Gewerbeamt auch nichts an das Finanzamt. In diesem Fall musst du selbst aktiv werden und den Fragebogen anfordern. Falls du mit dem Steuerprogramm ELSTER arbeitest, kannst du das Formular auch dort finden.
Achtung: Die Kleinunternehmerregelung zu beantragen, ist keine Pflicht. Es handelt sich dabei vielmehr um ein Wahlrecht. Du musst also vorab überlegen, ob diese Regelung für dich Sinn macht, denn du bist anschließend 5 Jahre lang an deine Wahl gebunden.
Erleichterungen für Kleinunternehmer
Die größte Erleichterung für dich als Kleinunternehmer besteht darin, dass du der Vereinfachungsregel des Umsatzsteuerrechts unterliegst. Anders als „normale“ Unternehmer, musst du nämlich als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und diese auch nicht ans Finanzamt abführen. Mit einem entsprechenden Rechnung ohne Umsatzsteuer Muster kannst du dir deine Arbeit erleichtern.
Dadurch entfallen auch deine regelmäßigen monatlichen oder quartalsmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen. Außerdem musst du keine Berechnungen des Vorsteueranteils deiner Eingangsrechnungen vornehmen, um dessen Erstattung beim Finanzamt anzufordern. Somit ersparst du dir einen ziemlichen Verwaltungsaufwand.
Achtung: eine Umsatzsteuerjahreserklärung ans Finanzamt ist aber auch bei Kleinunternehmern notwendig. Sie dient zur Überprüfung, ob die Voraussetzungen für den Kleinunternehmerstatus noch erfüllt sind. Ab Steuerjahr 2024 (also für Steuererklärung für 2024 mit Abgabe in 2025) müssen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuerjahreserklärung mehr machen. Bisher mussten Kleinunternehmer trotzdem immer eine Nullmeldung abgeben.
Was ist die Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung sieht vor, dass Gewerbetreibende und Freiberufler mit einem Jahresumsatz von weniger als 22.000 Euro von der Umsatzsteuer befreit sind (§ 19 UStG).
Du bist daher von der Berechnung der Umsatzsteuer gegenüber Kunden und der Abführung der eingenommenen Steuer ans Finanzamt befreit. Dazu gehört auch, dass die Umsatzsteuervoranmeldungen sowie die Abrechnung der Vorsteuer entfallen.
Diese Steuerbefreiung musst du allerdings auf deiner Rechnung auch erwähnen, damit dein Geschäftspartner und Rechnungsempfänger sieht, dass deine Rechnung korrekt ausgestellt ist.
Vor- und Nachteile des Kleinunternehmerstatus
| Vorteile | Nachteile |
| keine Berechnung der Umsatzsteuer auf Rechnungen, die Rechnung kann schnell und einfach erstellt werden |
bezahlte Vorsteuer kann nicht vom Finanzamt zurückgefordert werden. Diese fehlende Rückerstattung ist besonders nachteilig bei teuren Investitionsposten (Maschinen oder Ähnliches) |
| keine Gegenprüfung des korrekten Umsatzsteuersatzes (7% oder 19%) |
potenzielle Kunden könnten einen Kleinunternehmer für weniger leistungsfähig halten als große Firmen |
| keine Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt | |
| keine automatische Abführung von Beträgen ans Finanzamt | |
| Wettbewerbsvorteile bei Privatkunden, da die Preise ohne Umsatzsteuer günstiger sein könnten als die der Konkurrenz |
|
| keine Berechnung des Vorsteuerabzugs | |
| durch den geringeren Aufwand für die Verwaltung ergibt sich für dich eine Zeitersparnis, die du anderweitig sinnvoll nutzen kannst |
So schreibst du eine Kleinunternehmer-Rechnung
Grundsätzlich sieht die Rechnung eines Kleinunternehmers genauso aus, wie die eines großen Unternehmens, denn jede Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben einer Kleinunternehmerrechnung enthalten. Diese sind abschließend in § 14 (4) UStG geregelt.
Dazu gehören beispielsweise die kompletten und korrekten Namen des Rechnungsausstellers und Empfängers, sowie die genaue Bezeichnung der Leistung (Menge, Art, Umfang), der Lieferzeitpunkt, Rechnungsdatum und die fortlaufende Rechnungsnummer.
Darüber hinaus gehört aber auch der Hinweis dazu, dass der Rechnungsaussteller von der Umsatzsteuer befreit ist. Daran sieht der Empfänger, dass es mit dem nicht aufgeführten Umsatzsteuerbetrag seine Richtigkeit hat.
Rechnungsvorlage Kleinunternehmer
Rechnungen kannst du ganz einfach selbst auf deinem üblichen Briefbogen erstellen. Wenn du dir unsicher bist, ob du alle Angaben berücksichtigt hast, kannst du stattdessen auch eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer aus dem Internet suchen. Du kannst sie als Inspiration nutzen, um sie entsprechend deinen Gestaltungswünschen anzupassen.
§19 UStG
Die wichtigsten Grundlagen für die Besteuerung der Kleinunternehmer findest du in § 19 UStG. In diesem Paragraphen sind die wichtigsten Voraussetzungen geregelt, die du als Kleinunternehmer erfüllen musst. Besonders wichtig ist die bereits erwähnte Umsatzgrenze von 22.000 Euro.
Denn die Umsatzsteuer „wird nicht erhoben … wenn der in Satz 2 bezeichnete Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 22 000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50 000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.“
Hier findest du auch den Hinweis darauf, dass du mindestens 5 Jahre lang an deine Entscheidung gebunden sein wirst.
Wann muss auf den Kleinunternehmerstatus hingewiesen werden?
Wenn du den Kleinunternehmerstatus besitzt, darfst du keine Mehrwertsteuer berechnen, musst aber deinen Kunden aber auf deiner Rechnung darauf hinweisen. Eine genaue Vorschrift dafür, an welcher Stelle auf der Rechnung du das tun musst, gibt es nicht.
Du kannst an einer geeigneten Stelle eine beliebige Formulierung wählen wie „Umsatzsteuerbefreit nach § 19 (1) UStG“ oder Ähnliches. Der Hinweis ist wichtig für dich als Begründung und auch für den Kunden. Denn er kann aus deiner Rechnung keine Vorsteuer abziehen.
Unser Tipp:
Für Kleinunternehmer bietet sich die Nutzung einer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer an. Du kannst in den Einstellungen hinterlegen, dass du Kleinunternehmer bist und hast somit automatisch den Hinweis auf den Rechnungen.
Abgrenzung zwischen Kleinunternehmerstatus und Kleingewerbe
Ganz oft werden die beiden Begriffe „Kleingewerbe“ und „Kleinunternehmen“ (oder Kleingewerbetreibende und Kleinunternehmer) gleichgesetzt. Sie werden jedoch völlig anders definiert.
- Kleinunternehmer kann jeder sein (Gewerbetreibender, Selbstständiger, Freiberufler, Landwirte, Forstwirte), der nach § 19 UStG die vorgeschriebenen Umsatzgrenzen erfüllt.
- Kleingewerbetreibende sind unabhängig vom Umsatz. Sie besitzen Gewerbebetriebe, die gemäß § 1 (2) HGB keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern.
Fazit zum Kleinunternehmerstatus
Ob du also bei deiner Existenzgründung den Kleinunternehmerstatus in Anspruch nehmen sollst oder nicht, musst du anhand der Vor- und Nachteile individuell abwägen. Am besten nach Rücksprache mit deinem Steuerberater.
Damit dir die Buchhaltung trotz vereinfachter Buchführung leichter von der Hand geht, ist es dennoch eine Überlegung wert, ob du nicht ein professionelles Buchhaltungsprogramm dazu benutzt. Denn damit bist du immer auf der sicheren Seite und sparst noch mehr Zeit bei der Abwicklung.
Außerdem ist es hilfreich, sobald du über die Umsatzgrenzen kommst und aus dem Kleinunternehmerstatus herausfällst. Du hast dann zur Not auch rückwirkend noch alle Belege und wichtigen Informationen bereits in deinem Programm hinterlegt.
