Gutschrift

Eine Begriffsklärung zum Start

Wie ist das nun mit den Begriffen Rechnung, Gutschrift oder Abrechnungsgutschrift und Faktura? Sie alle drei haben etwas mit dem Zahlungsverkehr zu tun, soweit dürfte Einigkeit bestehen. Doch besonders die beliebte Gleichsetzung von Rechnung und Faktura ist so nicht richtig.

Faktura ist ein Sammelbegriff für alle geschäftsbezogenen Zahlungsabwicklungen. Darin sind also sowohl die Rechnung als auch die Gutschrift enthalten, aber auch Proformarechnungen und Storno-Belege – also alles, was Zahlungsvorgänge belegt. Kurz gesagt: Eine Rechnung ist ebenso eine Faktura wie es eine Gutschrift ist. Jede Faktura beschreibt eine Abrechnung, also den Abschluss eines Geschäftsvorgangs, bei dem die Leistung gegen ihre Bezahlung abgeglichen und damit abgeschlossen wird.

Rechnung und Gutschrift – Gegenteil oder ein und dasselbe?

Diese Frage ist auf den ersten Blick gar nicht so einfach zu beantworten. Genau genommen ist beides richtig. Aus der Sicht des Zahlenden sind Rechnung und Gutschrift gegenläufige Dokumente: das eine belegt Zahlungen die man leistet, das andere Zahlungen, die man erhält. Doch aus buchhalterischer Sicht ist das der falsche Ansatz.

Im Sinne des Rechnungswesens sind Rechnung und Gutschrift dasselbe. Beide Belegarten beschreiben den Zahlungsfluss vom Kunden zum Lieferanten. Es kommt lediglich darauf an, wer den Belegt erstellt:

• Stellt der Lieferant einen Beleg über die Forderung zu seiner Leistung aus, handelt es sich um eine Rechnung
• Stellt der Kunde einen Beleg über die Forderung des Lieferanten zu dessen Leistung aus, handelt es sich um eine Gutschrift

Ein typisches Beispiel für eine Rechnung ist ein Beleg, den du beim Kauf in einem Onlineshop oder durch einen Handwerker erhältst. Gutschriften sind besonders im B2B-Bereich üblich, wenn beispielsweise ein Unternehmen für seinen Subunternehmer eine Aufstellung der erbrachten Leistungen erstellt und sie als Grundlage für die Zahlungen verwendet.

Wenn du Probleme mit dem Verständnis der unterschiedlichen Geschäftsvorgänge hast, helfen dir möglicherweise die nonverbalen Botschaften der beiden Belegarten weiter:

• Rechnung: “Ich habe geleistet – jetzt zahle!”
• Gutschrift: “Du hast geleistet – ich erkenne deine Forderung an und werde zahlen.”

Oder einfach ausgedrückt: Eine Gutschrift ist eine Rechnung in umgekehrter Richtung.

Die Gutschrift aus der Sicht des Gesetzgebers

Die Definition der Abrechnungsgutschrift nach umsatzsteuerrechtlichen Kriterien findet sich in § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG. Der Passus besagt, dass Rechnungen für Lieferungen oder sonstige Leistungen auch vom Leistungsempfänger ausgestellt werden dürfen, wenn darüber eine Vereinbarung besteht. Das Gesetz betrachtet Gutschriften also als Ausnahme, setzt sie aber gleichzeitig juristisch mit der Rechnung gleich.

Das Wesentliche bei dieser Verordnung ist die vorgeschriebene Übereinkunft. Du darfst weder ohne Einverständnis Gutschriften ausstellen, noch bist du ohne Einverständnis verpflichtet, solche anzunehmen.

Sonderformen der Gutschrift

Besonders durch der Umstand, dass eine Reihe weiterer Gutschriftsformen im Geschäftsleben gebräuchlich sind, können Missverständnisse entstehen. Sie können zu einigen Problemen bei der Buchhaltung und der Steuererklärung führen. Die Gutschriften, um die es in diesem Ratgeber geht und die als Ersatz von Rechnungen zum Einsatz kommen können, werden umsatzsteuerrechtliche Gutschriften genannt. Sie dienen als alternatives Verfahren zur Faktura von erbrachten Leistungen oder Lieferungen per Rechnung. Daneben gibt es diese Abarten:

Die kaufmännische Gutschrift fungiert in der Regel als Rechnungskorrektur durch den Lieferanten. Wurde beispielsweise ein falscher Preis angesetzt oder haben sich Lieferant und Kunde nachträglich auf eine Preisermäßigung geeinigt – zum Beispiel aufgrund einer Reklamation – stellt der Lieferant dem Kunden eine Gutschrift über den korrigierten oder nachgelassenen Betrag aus. Auch allgemeine Preisnachlässe oder Stornos können Anlass für eine kaufmännische Gutschrift darstellen.

Manchmal fällt es schwer, die kaufmännische von der umsatzsteuerrechtlichen Gutschrift zu unterscheiden. Doch im Grunde ist das ganz einfach. Es gilt der bereits erwähnte Grundsatz: Wird die Gutschrift vom Leistungsempfänger ausgestellt, ist sie eine umsatzsteuerrechtliche Gutschrift und damit der Rechnung gleichgestellt. Im anderen Fall handelt es sich um eine kaufmännische Gutschrift zur Rechnungskorrektur.

Wie es immer wieder einmal vorkommen kann, hat der Gesetzgeber auch hier durch seinen Regelungsdrang mehr Verwirrung als Klärung hervorgerufen. Im Amtshilfe-Richtlinien-Gesetz, das 2013 verabschiedet wurde, steht die Empfehlung, kaufmännische Gutschriften nicht mehr als Gutschriften zu bezeichnen. Das hat vor allem bei den Unternehmern für Verunsicherung geführt, da vielfach befürchtet wurde, dass kaufmännische Gutschriften nicht mehr für den Vorsteuerabzug verwendet werden könnten. Das ist allerdings nicht der Fall. Es kommt nur darauf an, dass die Funktion als Rechnungskorrektur klar aus dem Beleg hervorgeht.

Eine völlig andere Aufgabe haben Gutschriften im Zusammenhang mit der Bilanzierung, wie es bei Bankgutschriften oder in der Buchführung der Fall ist. Die Bankgutschrift beschreibt einen Zahlungseingang, der dem Bankkonto gutgeschrieben wird. In der Buchführung bedeutet eine Gutschrift einen Eintrag auf der Habenseite eines Kontos.

Vorteile der Faktura per Gutschrift

Das Hauptargument für den Einsatz von Gutschriften ist der Zeitgewinn und die dadurch gewonnene Effektivität. Das kommt vor allem dann zum Tragen, wenn einer der beiden Geschäftspartner über ein fortgeschrittenes, rechnergestütztes Rechnungswesen verfügt, der andere seine Buchhaltung hauptsächlich mit herkömmlichen Mitteln an seinem Computer abwickelt. Gerade bei Kleinunternehmern oder Freiberuflern ist das oft der Fall. Hier kann die automatisierte Belegerstellung durch das größere Unternehmen beiden Seiten viel Zeit und Arbeit ersparen.

Besonders bei länger anhaltenden Geschäftsverbindungen ist die Abrechnung per Gutschrift oft der praktikablere Weg. Ein freiberuflicher Journalist beispielsweise, der jeden Monat bei seinem Verlag eine große Zahl von Artikeln einreicht, müsste relativ großen Aufwand betreiben, sie alle einzeln zu fakturieren. Da derartige Abrechnungsprozesse in den meisten Verlagssystemen bereits enthalten sind, ist es für beide Seiten der vorteilhaftere Weg, wenn der Verlag eine monatliche Gutschriftenaufstellung über die gelieferten Artikel erstellt.

Wie bereits erwähnt, müsste diese Form der Abrechnung zuvor zwischen beiden Partnern explizit vereinbart worden sein. Dann allerdings geht es recht zügig voran: Nach dem Eintreffen der Gutschrift wird diese gültig, wenn vom Leistungserbringer kein Widerspruch gemäß § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG erfolgt. Die Gutschrift tritt dann an die Stelle der Rechnung des Journalisten und stellt so einen gültigen Beleg für das Finanzamt dar.

Pflichtangaben einer Gutschrift

Im Grunde gelten für Gutschriften dieselben formalen und inhaltlichen Bedingungen wie für Rechnungen. Diese Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG dürfen auf einer Gutschrift nicht fehlen:

• ”Gutschrift” als Belegtitel
• Name und Adresse des Leistungsempfängers
• Name und Adresse des Leistungserbringers
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Gutschriftsnummer
• Steuernummer oder USt-ID des Leistungserbringers
• Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung
• Bezeichnung der Leistung oder Lieferung
• Beträge gegliedert nach Steuersätzen
• Steuersatz und Steuerbetrag
• Ggf. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei steuerpflichtigen Werkleistungen

An die Pflichtangaben solltest du dich unbedingt halten – im eigenen Interesse. Erfüllt der Beleg nicht alle formalen Voraussetzungen, kannst du ihn nicht für den Vorsteuerabzug verwenden.

Gutschrift erstellen

Wenn du eine Gutschrift erstellst, müssen die oben genannten Pflichtangaben immer enthalten sein. Damit du diese nicht vergisst und nicht jedes Mal neu einfügen musst, bietet sich eine kostenlose Vorlage an. Du kannst die Angaben leicht austauschen, dein eigenes Design verwenden und einiges an Zeit sparen. Allerdings sind Word oder Excel Vorlagen nicht GoBD-konform.

Daher bietet sich ein Rechnungsprogramm an, das dir die Routine eine Gutschrift zu erstellen erleichtert. Außerdem sind alle Pflichtangaben automatisch enthalten.

Gutschrift und Vorsteuerabzug

Da eine Gutschrift einer Rechnung gleichgestellt ist, erlaubt sie auch den Abzug geleisteter Vorsteuerbeträge. Allerdings musst du einige Kriterien beachten, die dabei erfüllt sein müssen. § 14 Abs. 2 UStG legt fest, unter welchen Voraussetzungen du als Aussteller oder Empfänger einer Gutschrift Vorsteuer geltend machen kannst:

Grundlage für den Vorsteuerabzug muss natürlich sein, dass der Empfänger der Gutschrift überhaupt berechtigt ist, Umsatzsteuer getrennt auszuweisen. Eine weitere Voraussetzung ist die Einigung zwischen Leistungserbringer und Leistungsempfänger auf die Zahlungsabwicklung per Gutschriftsverfahren. Und schließlich muss die entsprechende Gutschrift dem Empfänger bereits zugestellt worden sein.

Sind alle diese Voraussetzungen erfüllt, kannst du die Gutschrift ebenso zum Vorsteuerabzug heranziehen wie das mit einer Rechnung möglich wäre.

Gutschriften bergen Risiken für Kleinunternehmer

Wer als Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG berechtigt ist, Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu erstellen, kann als Empfänger von Gutschriften in die Umsatzsteuerfalle geraten. Das ist dann der Fall, wenn der Leistungsempfänger Gutschriften mit ausgewiesener Mehrwertsteuer erstellt und dir zukommen lässt. Dadurch würdest du Verluste erleiden, weil du nicht berechtigt bist, die Umsatzsteuer vom Leistungsempfänger zurückzuholen.

In diesem Fall bleibt dir nur der Weg, der Gutschrift zu widersprechen und auf deinen Status der Umsatzsteuerbefreiung hinzuweisen. Der Aussteller ist in diesem Fall verpflichtet, dir Gutschriften ohne Umsatzsteuer auszustellen.

Diesen Schritt solltest du unbedingt tun, denn die Gesetzeslage ist in solchen Fällen umstritten. Wer bei falsch ausgewiesener Umsatzsteuer haftbar ist und zahlen muss, ist nicht endgültig geklärt. Zwar legt der Gesetzgeber in § 14c Abs. 2 Satz 1, § 13a Abs. 1 Nr. 4 UStG fest, dass dafür der Aussteller der Gutschrift zuständig ist. Allerdings bist du als Empfänger der Gutschrift gegenüber dem Finanzamt zahlungspflichtig, wenn die Gutschrift bei dir Gültigkeit erlangt. Das kann auf einem von drei Wegen geschehen: durch Unterschreiben der Gutschrift, durch ausdrückliche Annahme oder durch deine Erklärung gegenüber dem Aussteller der Gutschrift, dass du vorsteuerabzugsberechtigt bist.

Fazit

Die umsatzsteuerrechtliche Gutschrift ist ein vollwertiger Ersatz für die Rechnung. Sie kann zu erheblichen Zeiteinsparungen und zur Ressourcenschonung beitragen, wenn sie richtig eingesetzt wird, da sie dazu beiträgt, Geschäftsvorgänge zu vereinfachen und zu beschleunigen. Besonders bei langfristigen Geschäftsverbindungen ist die Gutschriftenerstellung durch den Leistungsempfänger oft die richtige Wahl, beispielsweise bei der Abrechnung mit Subunternehmern, Freiberuflern oder bei Provisionsabrechnungen. Für dich als Leistungserbringer stellt das Gutschriftsverfahren in vielen Fällen eine effektive und risikolose Alternative dar. Einerseits sparst du Zeit und Aufwand, andererseits erhält jede Gutschrift erst Gültigkeit, wenn du ihr zustimmst.