Rechnung ohne Gewerbe?

Grundsätzlich ist es möglich, dass du eine Rechnung ohne Gewerbe schreibst. Dabei muss man allerdings zwischen zwei Fällen unterscheiden. Die diesbezügliche Regelung hängt davon ab, ob du als Freiberufler selbstständig oder eine Privatperson bist.

Als Freiberufler eine Rechnung schreiben

Als Freiberufler musst du kein Gewerbe anmelden, bist allerdings dazu verpflichtet – wie jeder andere Selbstständige auch – Rechnungen zu schreiben. Im Unterschied zu anderen Gewerbetreibenden musst du keine Gewerbesteuer abführen, jedoch gelten auch für dich die gleichen Anforderungen bei der Rechnungsstellung. Im §18 EStG ist geregelt, welche Berufe zu den freiberuflichen Tätigkeiten zählen.

Da die freien Berufe in dieser Liste aufgelistet sind, werden sie unter anderem auch als Katalogberufe bezeichnet. Bist du dir unsicher, ob dein Beruf zu den freiberuflichen Tätigkeiten zählt, kannst du dies beim zuständigen Finanzamt in Erfahrung bringen.

Beispiele für freiberufliche Tätigkeiten sind folgende:

  • Ärzte (auch Tierärzte und Zahnärzte)
  • Architekten
  • Bildberichterstatter (Pressefotografen)
  • DJ‘s
  • Dolmetscher
  • Heilpraktiker
  • Ingenieure
  • Journalisten
  • Notare
  • Rechtsanwälte
  • Steuerberater
  • Übersetzer
Freiberufliche Tätigkeiten

Pflichtangaben für die Rechnung ohne Gewerbe

Wenn du als Freiberufler eine Rechnung ohne Gewerbe schreiben willst, gelten die gleichen Voraussetzungen bezüglich der Form und des Inhalts wie für andere Gewerbetreibende. Folgende Pflichtangaben sollten daher nicht auf der Ausgangsrechnung fehlen:

  • Vollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens
  • Vollständiger Name und Anschrift deines Kunden
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum, das einmalig und fortlaufend vergeben wird
  • Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum
  • Art und Menge bzw. Umfang der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
  • Brutto und Nettobeträge einzeln und gesamt sowie Steuerbetrag
  • Angewendeter Steuersatz

Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

Als Privatperson eine Rechnung schreiben

Wenn du beispielsweise gebrauchte Artikel per Kleinanzeige, online oder an einen Freund verkaufen möchtest, kannst du auch als Privatperson eine Rechnung ohne Gewerbe schreiben. Das Entscheidende dabei ist, dass du mit deiner Tätigkeit keinen gewerblichen Charakter ausübst und kein unternehmerisches Interesse erkennbar ist.

Zudem darf es sich bei deinem Verkauf lediglich um eine einmalige, nicht regelmäßige Tätigkeit handeln. Als Privatperson darfst du auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen.

Geltender Freibetrag

Falls dein Kunde darauf bestehen würde, müsstest du diese ans Finanzamt abführen. In diesem Fall greift die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG, nach welcher deine jährlichen Bruttoeinnahmen den Betrag von 17.500 Euro nicht übersteigen dürfen. Daher fallen bei der einmalig ausgestellten Rechnung ohne Gewerbe keine Steuern an. Wenn du als Kleinunternehmer eine Rechnung schreibst, gelten bestimmte Rechte. Als Privatperson gelten die üblichen Pflichtangaben für eine Rechnung bis auf einzelne Angaben, die du weglassen kannst. Andererseits sollte bestimmte Zusatzangaben vorhanden sein.

Folgende Angaben kannst du bei einer Rechnung als Privatperson weglassen:

  • Rechnungsnummer, da es sich um eine einmalige Rechnung handelt
  • Steuernummer, da diese als Privatperson nicht vorhanden ist

Folgende Angaben solltest du zusätzlich auf der Rechnung anführen:

  • Hinweis auf eine Privatrechnung, also dass eine private Dienstleistung erbracht oder ein Privatverkauf durchgeführt wurde
  • Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach §19 UStG

Rechnung ohne Gewerbeschein schreiben als Student

Wenn du dir als Student nebenher etwas dazuverdienen möchtest, kannst du auf Rechnung arbeiten. Dazu musst du allerdings nicht unbedingt ein Gewerbe anmelden. Sind bestimmte Bedingungen erfüllt, kannst du das Rechnung schreiben als Student ohne Probleme durchführen. Dazu solltest du:

  • die Tätigkeit nicht regelmäßig ausüben
  • keine Absicht haben, einen Gewinn zu erzielen
  • eine freiberufliche Tätigkeit ausüben.

Welche Bestimmungen gelten für eine Freiberufler Rechnung im Ausland?

Im Gegensatz zur Freiberufler Rechnung im Inland gibt es bei Rechnungen ins EU-Ausland teils unterschiedliche Regelungen. Während in Deutschland bis auf die Ausnahme der Kleinunternehmer in der Regel immer die Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss, ist dies im Ausland nicht der Fall. Erbringst du Leistungen oder lieferst du Waren an Privatkunden, musst du den gültigen deutschen Umsatzsteuersatz ausweisen.

Ist dein Kunde ein Unternehmer, darfst du hingegen keine Umsatzsteuer ausweisen. Der Grund dafür ist, dass die erbrachten Leistungen in dem Land versteuert werden müssen, in dem der Empfänger der Leistung bzw. der Auftraggeber seinen Sitz hat. Dein Kunde muss die Umsatzsteuer gemäß der im entsprechenden Land geltenden Steuersätze abführen. Aus diesem Grund sollten folgende Angaben auf der Rechnung vorhanden sein:

Was tun, wenn deine Freiberufler Rechnung nicht bezahlt wird?

Es kann immer vorkommen, dass dein Kunde eine von dir als Freiberufler gestellte Rechnung nicht bezahlt. Dies kann allerdings häufig auch unbewusst, also versehentlich passieren. Bevor du direkt eine Mahnung schickst, solltest du abwägen, ob es nicht sinnvoller wäre, zunächst einmal anzurufen und sich zu erkundigen, warum die Rechnung bisher nicht bezahlt wurde. Oftmals ist es nämlich wirklich nur ein Versehen und auf diese Weise wird die gute Geschäftsbeziehung zu deinem Kunden nicht unnötig belastet.

Wenn du ihn allerdings nicht erreichst oder der Kunde selbst nach dem Telefonat längere Zeit nicht bezahlt, kannst du eine Zahlungserinnerung schicken. Diese weist den Kunden in freundlicher Wortwahl auf die ausstehende Zahlung und die entsprechende Rechnungsstellung hin. In den meisten Fällen zeigt eine schriftliche Erinnerung meist mehr Wirkung als eine mündliche und die Zahlung wird zeitnah veranlasst.

Bleibt die Zahlung immer noch aus, kannst du letztlich zur Mahnung greifen. Diese erfolgt in der Regel in einem Verfahren mit drei Schritten. Letzten Endes bleibt es jedoch dir überlassen, wie oft du mahnst, da du bereits nach Ausbleiben der Zahlung nach der ersten Mahnung rechtliche Schritte in Form eines gerichtlichen Mahnbescheides einleiten kannst.

Mit einer Mahnung setzt du deinen Kunden generell immer rechtlich in Verzug. Du solltest in deiner Formulierung zwar immer neutral und sachlich bleiben, jedoch kannst du deine Forderung durchaus durch eine erhöhte Dringlichkeit in der Wortwahl zum Ausdruck bringen.

Rechnungsvorlagen für Freiberufler

Wir bieten dir nützliche, kostenlose Rechnungsvorlagen für verschiedene freiberufliche Tätigkeiten. Damit ersparst du dir viel Arbeit, da die Vorlagen standardisiert sind. Das heißt, dass die Form und das Layout bereits stehen und du nur noch die Zahlen anpassen musst.

Bist du beispielsweise DJ, Fotograf oder Musiker, kannst du dich über die folgenden Links über alles Wichtige informieren, was die Rechnungsstellung als Freiberufler angeht und findest direkt die passende Rechnungsvorlage für deinen Beruf zum Download.

Ist die passende Vorlage doch nicht dabei? Dann kannst du mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator eine Rechnung erstellen.